谁可以看到你的护照扫描件和你的关系证明

当你索取报价或准备签证申请时，你可能会交出一些最私密的记录。这可能包括护照扫描件、银行对账单、健康信息、无犯罪证明，以及用作关系证明的消息或照片。在你上传任何内容之前，了解谁可能看到这些文件、注册移民代理必须如何处理它们，以及应就存储和访问提出哪些问题，会有帮助。

在移民事务中通常会共享哪些信息#

移民事务通常不只是一个表格和一本护照。代理和律师可能会接收身份证明文件、旅行记录、就业记录、税务记录、教育记录、家庭文件，以及关于关系或居住安排的证据。

这些材料中有些天然就很敏感。关系证据可能包括私人消息、照片、共同财务记录、租约文件以及家人或朋友的陈述。健康记录、犯罪历史材料以及与子女有关的文件也可能高度敏感。

实际问题很简单。文件一旦通过电子邮件发送、上传到门户网站或共享到云存储，企业内部就可能不止一个人能够访问它们。在某些情况下，外部服务提供商，如文件管理平台、IT支持或海外行政人员，也可能会处理这些文件。

《Privacy Act》和 APP 11，一般来说#

澳大利亚许多移民业务受 Privacy Act 1988 约束。该法律包括 Australian Privacy Principles，通常称为 APPs。APP 11 涉及个人信息的安全。

一般来说，APP 11 要求持有个人信息的机构采取合理措施，保护该信息免遭滥用、干扰和丢失，以及未经授权的访问、修改或披露。它还规定，当个人信息不再为法律允许的目的所需要时，应采取合理措施销毁该信息或去标识化。

什么算是"合理措施"，取决于具体情况。这可能包括安全的客户门户、访问控制、密码、双重身份验证、员工培训、谨慎使用电子邮件、审计日志、安全备份以及妥善销毁记录。案件量较小的个人执业者和拥有许多员工的大型机构，可能会使用不同系统，但两者仍都需要妥善保护客户信息。

《隐私法》并不意味着永远不会有人看到您的文件。它意味着访问应当有合法理由，而且该机构应当有制度来减少不必要的访问和意外披露。

注册移民代理根据 section 35 必须做什么#

注册移民代理还受 Migration Agents Code of Conduct 2021 约束。第 35 条涉及保密。

一般来说，第35条要求注册移民代理（registered migration agent）对客户的文件和信息保密。除非法律允许或要求，或客户已授权，否则不得不当披露信息，也不得将信息用于与客户事项无关的目的。

这很重要，因为移民案件文件通常包含超出签证流程本身的信息。文件可能显示一个人住在哪里、与谁同住、子女详情、财务安排、医疗治疗或关系历史。第 35 条的设计目的，是让代理人对谨慎处理这些材料承担专业义务。

保密并非绝对。为了完成工作，信息可能需要在机构内部共享；如果事项需要，也可能与 barrister 或专家共享；在准备有效申请时，可能与 Department 共享；或者在法律要求披露时共享。如果委任代理与 Department 打交道，通常根据 Migration Act 1958 的 s312A 使用 Form 956 记录该委任。

Section 35 与 Code 的其他义务共同适用。根据 s42，必须有书面协议，该文件可能会说明个人信息如何处理。记录还需要根据 s56 保存一段时间，这意味着即使工作结束后，也不一定会立即销毁。

实际上哪些人可能会看到你的文件#

第一类是您聘请的专业人士。可能是持有 MARN 的 registered migration agent，或 Australian legal practitioner。

第二类人可能是同一业务内部的支持人员。前台人员、paralegals、行政助理和practice managers通常会协助开档、收集文件、准备发票和上传材料。访问权限应仅限于其角色所需的范围。

第三类可能是承包商或服务提供商。许多机构会使用云存储、业务管理软件、电子签名服务、会计、IT 支持和安全销毁服务。如果机构使用境外行政支持，这可能涉及个人信息在海外处理。

第四类可能是与流程相关的政府机构或第三方。根据事项不同，文件之后可能会提供给Department、警方机构、医疗服务提供者、技能评估机构，或法院或tribunal。共享哪些文件，以及与谁共享，取决于正在进行的工作。

这就是为什么准确询问企业内部到底谁可以访问完整档案，以及是否有任何第三方平台存储副本，会很有用。如果一家企业说 "只有代理能看到"，这可能并不反映大多数业务实际的运作方式。

在你上传护照扫描件或关系证明之前要问什么#

一开始做一个简短的隐私核查，之后可以少很多麻烦。目的不是获得法律建议，而是了解处理流程。

询问文件存储在哪里。实用的细节包括：存储是在澳大利亚还是海外、是否使用客户门户、电子邮件附件是否会复制到文件系统中，以及备份是否加密。

问清楚谁可以访问档案。实用的回答会说明角色，而不只是“我们的团队”。例如，“代理、一名案件经理和负责开票的财务人员”就比笼统地说每个人都遵守政策更清楚。

问清楚是否有任何工作外包。这包括行政支持、文件排版、转录、翻译协调或非工作时间处理。如果涉及海外服务提供方，问清楚围绕访问权限有哪些控制措施。

要问清楚身份文件如何处理。护照扫描件和出生证明是常见的欺诈目标。一个有用的回答可能会提到权限限制、仅供内部使用的水印、在可能情况下进行遮盖，以及在合法保存期限结束后的删除或去标识化做法。

询问关系证据如何被审查和存储。有些事务所在报价范围界定或建档时，会要求提供完整聊天记录或全部照片库，而较短、更有针对性的材料可能已经足够。合理的做法是询问，是否可以在根据 s42 正式建立委托关系后，再通过更安全的渠道提交高度私密的材料。

如果你在比较服务提供者，在发送完整文件前先问这些问题。VisaBid 让你 描述案件并获取报价 先，这可能会减少在报价阶段共享多少私人材料。

在你发送任何材料之前先核查该经营者#

在交出私人文件之前，先确认经营者是谁。在 Australia，移民协助受到限制。根据 Migration Act 1958 的 s280，不是注册移民代理或 Australian legal practitioner 的人，在 Australia 提供移民协助属于刑事犯罪。对未注册协助收费也属于 s281 下的犯罪。

对于注册移民代理，核查 MARN（移民代理注册号）是否真实且当前有效。VisaBid 有一个简单页面可用于 核查从业者。真正正规的经营者还应在开始服务前根据 Code s38 提供 Consumer Guide。

查找根据 s42 制作的正式书面服务协议。协议应列明工作内容、收费结构和其他关键条款。费用应根据 s46 清楚说明；根据 s51，在协议生效前通常不应收款；发票和收据则由 s49 涵盖。

这对隐私很重要，因为真实、可追责的业务通常有更清晰的制度。协议、隐私政策和受理流程往往能显示该业务是把文件安全当作专业实践的一部分，还是事后才想到。

文件保留、返还和投诉#

有些人以为签证事务一结束，所有记录就会立刻消失。实际上，专业档案管理通常并不是这样运作的。

根据《行为准则》s56，注册移民代理必须保留某些记录七年。这意味着在案件结束后，一些客户信息可能仍会继续保存。在此期间，存储仍需要安全处理。

如果你想取回原件或副本，《行为准则》第 s54 条也相关。它要求在该条涵盖的情况下，于 14 天内归还文件。明智的做法是在一开始就询问该机构是通过门户下载、安全电子邮件、邮寄还是当面返还材料。

如果发生隐私问题，回应流程很重要。要问清楚应联系谁、该机构是否有数据泄露程序，以及如何通知受影响的客户。如果问题涉及 registered migration agent（注册移民代理） 的行为， 投诉 该页面可能有助于说明举报路径。若需更多背景阅读，VisaBid guides library 有关于从业者、费用和流程的相关文章。

常见问题#

当我把护照扫描件发给移民代理时，谁可以合法查看它？#

实际中，你聘用的人可能不是唯一能接触资料的人。事务所内部的支持人员，以及帮助存储或处理文件的第三方软件提供商或承包商，也可能查看该案件。根据 APP 11 和 Code s35，访问应受到控制，信息应受到保护，防止未经授权的披露。

移民代理可以把我的关系证明材料存放在海外吗？#

有些机构使用云平台或外包行政服务，这可能涉及在海外存储或处理资料。关键问题是该机构是否清楚说明这一点，并且是否有适当的安全控制。询问服务器位于何处、谁可以访问资料，以及是否有更安全的上传方式，都是合理的。

注册移民代理必须对我的文件保密吗？#

是的，保密是职业规则的一部分。Code s35 要求注册移民代理在合法披露或客户授权的前提下，保护客户信息和文件的保密性。Privacy Act 下的隐私义务也可能适用，包括关于保护个人信息的 APP 11。

移民代理在事项结束后会将我的档案保留多久？#

注册移民代理（registered migration agent）通常根据Code第56条必须保留某些记录七年。这意味着即使工作已经完成，且没有进一步行动，你的档案也可能继续被保存。你可以询问在这段期间档案将如何保存，以及文件将如何根据第54条退还。

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关于本指南。 这是关于某个流程在澳大利亚如何运作的一般信息。它不是移民协助，也不是针对你情况的建议。根据 Migration Act 1958 第280条，只有注册移民代理或澳大利亚法律执业者才能向你提供该类服务。政府收费会按指数调整，而且大多数会在 1 July 变动，所以请在 immi.homeaffairs.gov.au核对任何金额，并在 OMARA（澳大利亚移民代理注册管理局）名册.