根据第56条保存记录七年

Migration Agents Code of Conduct 2021 的 Section 56 要求注册移民代理将某些记录保存七年。实际问题在于，客户常会在事项进行中或结束后要求取回护照、银行对账单、证书或申请副本，有些人会以为这意味着代理不再需要保留任何东西。并非如此，因为 s54 下返还客户文件的义务，与 s56 下保留记录的义务，是彼此独立的。

第 56 条要求什么#

《Migration Agents Code of Conduct 2021》第 56 条规定，注册移民代理必须将记录保存七年。这七年从该代理最后一次向客户提供移民协助（immigration assistance）之日起计算。

这是一项记录保存规则，不是允许无限期保留客户原始财产的许可。它的存在是为了在出现投诉、审计、费用争议，或对完成了哪些工作、给出了哪些指示有疑问时，能有可追溯的档案。

保存义务与该行为守则中的其他义务并行存在。例如，s42 要求书面协议，s46 涉及收费结构，s49 要求发票和收据，而 s54 要求如果客户提出要求，文件须在14天内返还。第56条意味着，即使返还了文件，代理仍需要保留该行为守则要求保存的记录。

需要保存哪些记录#

《行为守则》的目标之一是为客户所做工作保留完整档案。实际中，这通常包括服务协议、案卷记录、客户指示、表格副本、往来通信、发票、收据、相关情况下的信托或客户账户记录，以及事项中使用文件的副本。

一份完整档案通常还会包括电子邮件、文字指示、为该事项提供的身份证明文件、随申请提交的支持证据、显示重大修改的草稿，以及作为服务一部分所提供建议或解释的记录。如果是通过 Form 956 指定代表，该表格通常也会成为保留档案的一部分，因为它记录了 Migration Act 1958 s312A 下的授权关系。

财务记录也很重要。如果收过款，档案通常需要显示收取了什么费用、支付了什么、何时支付，以及如何开具收据，这又关联到《行为准则》的 s46、s49、s50 和 s51。

理解这条规则最稳妥的方式是：如果某份文件或沟通显示了做了什么工作、具有什么授权、有哪些款项往来，或依赖了哪些材料，那么它很可能属于应保留的记录。

七年是多久，何时开始计算#

s56 的关键点是，七年期限从该事项中最后一天提供移民协助之日起计算。它不一定从签署协议之日、递交申请之日，或收到签证结果之日起计算。

这很重要，因为有些档案在递交后仍会继续推进。可能会有补件要求、体检或无犯罪证明更新、过桥签证往来信件，或决定后的沟通。如果这些后续步骤属于所提供协助的一部分，记录保存期限通常从这些步骤中的最后一步开始计算。

这也是为什么代理可能会在客户认为事情已经结束后很久仍保留档案的原因之一。该规则是基于最后一次提供协助的时间，而不只是工作的开始时间。如果不确定某个提供移民帮助的人是否真的已注册， 核查该经营者 。

为什么根据s54退回文件不会取消s56#

第54条和第56条作用不同。第54条规定，注册移民代理如果客户提出要求，必须归还客户文件，并且必须在 14 天内归还。第56条规定，代理仍必须将记录保存七年。

这意味着，归还原件，甚至归还客户带来的整套纸质材料，也不会消除保存记录的义务。代理可以通过把文件还给客户，同时保留副本或数字记录存档，来同时遵守这两条规定。

这种区分很重要，因为在实践中，"documents" 和 "records" 并不是同一回事。护照、出生证明、租约、银行对账单或技能证明信可能属于客户，并且根据 s54 在要求时需要返还。但代理保留的记录仍可包括扫描件、档案笔记、表格副本、邮件往来、账单记录，以及已递交或所依赖内容的证据。

这项规则也保护双方。如果之后出现投诉、对费用的误解，或对某项内容是否提供过提出主张，就可以查阅保留的档案。这也是为什么《行为准则》将归还义务和保存义务分开。

这在日常实践中是什么样子#

许多移民业务机构现在都保存电子档案。客户可能提供纸质原件或通过电子邮件发送PDF副本，办公室会在归还原件前先将其扫描、保存并编入系统索引。这样，业务机构既可以遵守第54条的退还规则，也可以保留第56条要求的七年档案。

一份通常保留的档案可能包括：书面协议副本、根据 s38 先提供消费者指南的证明、如有使用则包括 Form 956 副本、已递交表格副本、支持证据、电子邮件往来、发票和收据，以及电话或会议记录。如果资金通过客户账户处理，通常也会保留与 s50 相关的会计记录。

客户有时以为“请把我的档案还给我”意味着必须删除所有副本。对于注册移民代理，Section 56 的方向正相反。Code 要求保存七年，因此仅因客户提出要求而删除，并不等于合规。

在更换新代表时，同样的实际问题也可能重要。离任代理可能会归还原件并提供一份档案副本，同时仍为法定保存期限保留自己的留存记录。如果一个人在更换代表前想先获得第二份报价，他们可以 描述案件并获取报价 来自注册移民代理或澳大利亚法律执业者。

为什么有这项规定#

七年保存期有助于监督、投诉处理和消费者保护。如果 OMARA 调查行为问题，或者就存在何种授权或收取了什么费用发生争议，档案需要存在且可读。

这也保护移民建议体系的完整性。记录保存使得更容易核实代表是否在授权范围内行事、是否作出所需披露、是否使用书面协议，以及是否妥善处理款项。这些是基本的问责步骤，不是可选的办公室偏好。

这项规则也有证据价值。在移民事务中，申请通常涉及身份、关系、就业、学习、健康或品格文件。如果之后虚假或误导性材料成为问题，保留记录有助于证明收到过什么、递交了什么。虚假文件和虚假信息可能根据 Migration Act 1958 产生严重后果，包括 s234 和 s245AR，在某些情境下也可能与 PIC 4020 有关。

消费者可以通过自行保留发送给代表的所有材料的有序副本来减少混乱。VisaBid's 消费者指南 还解释了与注册移民代理打交道时适用的一些基本保障。

良好的记录保存和客户预期管理#

对客户来说，实际教训很简单。根据 s54 要求返还原件，涉及的是文件占有，而不是抹去代理的合规档案。注册移民代理根据 s56 仍有其自身法律义务，需保存相关记录七年。

对代理来说，实际上的经验教训是要把原始文件与留存记录分开，并在服务协议（service agreement）和结案流程中清楚说明这种区别。这可以减少日后关于事务所在归还原件后是否可以保留副本的争议。

如果对文件、费用或档案处理有分歧，第一步通常是索取书面协议、发票和收据，并确认要求了什么以及是在何时提出的。如果需要投诉流程，VisaBid提供关于以下方面的一般信息 投诉 以及中的其他主题 指南库.

常见问题#

移民代理在把我的文件还给我后还能保留副本吗？#

是的，s54和s56处理的是不同事项。注册移民代理可以在收到s54项下请求后的14天内归还客户文件，同时仍保留副本和其他档案记录七年，以满足s56要求。

移民代理记录的七年期限从什么时候开始？#

第56条规定的期间从代理人在该事项中最后一次提供移民协助之日起计算。它并不总是合同签署日期或申请递交日期。

section 54 是否意味着整个档案都必须删除？#

不是。Section 54 说的是应要求返还客户文件，不是删除代理的记录。Section 56 要求注册移民代理保留相关记录七年。

移民代理必须保存哪些记录七年？#

保留的档案通常会包括书面协议、档案记录、往来通信、表格、支持证据、发票、收据，以及与该工作相关的任何客户账户记录。具体内容取决于事项本身，但目的是保留一份对所提供协助的可靠记录。

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关于本指南。 这是关于某个流程在澳大利亚如何运作的一般信息。它不是移民协助，也不是针对你情况的建议。根据 Migration Act 1958 第280条，只有注册移民代理或澳大利亚法律执业者才能向你提供该类服务。政府收费会按指数调整，而且大多数会在 1 July 变动，所以请在 immi.homeaffairs.gov.au核对任何金额，并在 OMARA（澳大利亚移民代理注册管理局）名册.