你的文件属于你：如何取回你的档案

如果专业关系破裂，首先遇到的实际问题往往是文件。护照、无犯罪记录证明、翻译件、截图、表格和往来通信都可能很难补办，延误还可能影响签证截止日期。

对于注册移民代理，Migration Agents Code of Conduct 2021 对客户文件设有明确规则。Section 54 处理在提出请求后返还文件，section 56 处理记录必须保存多久。

第54条关于取回文件是怎么说的#

《2021年移民代理行为准则》第54条规定，注册移民代理必须在客户提出要求后的14天内归还客户的文件。

当代理不再继续代理、客户想更换代表，或者客户只是想要案件完整副本时，这条规则就很重要。14 天从提出请求时开始计算，不是从代理有时间整理案件时开始。

该规则针对属于客户的文件。实际中，这通常包括原始身份证明文件、民事文件、学历材料、客户提供的翻译文件，以及代表客户准备并递交的申请材料副本。

Section 54 是注册移民代理专业规则的一部分。它不取决于费用是否仍有争议，也不取决于事情是否结束得很糟。费用争议和返还文件请求是两个独立问题。

代理必须退还什么#

起点很简单：客户自己的文件属于客户本人。如果客户为了移民事务把原件或复印件交给代理，根据第54条，这些文件在提出要求后的14天内必须归还。

常被退回的项目包括：

• 为身份识别而提供的护照和旅行证件
• 出生、结婚和离婚证明
• 无犯罪证明和体检文件
• 学历记录、工作推荐信和执照
• 为该事项取得的翻译件和认证副本
• 已递交的表格和支持文件
• 代表客户收到的部门来信
• 已提供给客户的陈述、声明和附件副本，或为客户事项准备的这些材料

如果案件是电子档，返还文件可能意味着通过电子邮件、安全传输、USB 或其他约定方式发送电子副本。如果文件是纸质原件，通常更安全的做法是当面领取、快递或挂号邮寄。

如果注册移民代理根据 Form 956 作为授权接收人行事，档案中可能包含重要的部门通知。这些记录属于移民事务的一部分，通常对客户能否与新代理继续办理流程至关重要。

代理可以保留什么#

第54条并不意味着办公室里的每一项物品都必须交给客户。代理人可以保留其依法必须保留的记录，特别是因为第56条规定了保存义务。

一般来说，代理可能保留：

• 他们自己的内部办公室记录
• 利益冲突审查和行政备注
• 会计记录、发票和收据
• 在相关情况下，根据第 49 和 50 条的信托或客户账户记录
• 为遵守法律、保险或职业义务所需的副本
• 根据第42、46和49条，支持已完成哪些工作、何时完成以及收取了哪些费用的记录

一个实际要点是，归还文件和保留副本是两回事。客户可能会拿回原始护照、证明或翻译件，而代理会为了合规目的在档案中保留扫描副本。

工作笔记可能更复杂。最终提交的表格、最终陈述或最终附件通常属于客户档案的一部分。纯粹关于办公室管理、人员分配或计费的内部笔记，则不同于客户的核心文件，通常由该执业机构保留。

第56条中的七年保存规则#

《Migration Agents Code of Conduct 2021》第56条要求注册移民代理保存某些记录七年。

该保存期限对双方都很重要。对客户来说，这意味着代理在事项结束很久后仍可能持有副本。对代理来说，这意味着有明确的合规理由去妥善保存协议、文件、已完成工作、已收款项和通信记录。

七年义务通常涵盖的记录包括：

• 根据第42条的书面服务协议
• 显示第46条下收费结构的记录
• 根据 section 49 提供发票和收据
• 如相关，根据 section 50 保存的客户账户记录
• 移民事务中使用的重要文件副本
• 与已完成工作相关的档案记录和沟通

保存记录七年，并不取消根据 section 54 在客户要求时返还其文件的义务。这两项规则是同时适用的。客户拿回自己的文件，而代理人保留为合规所需的记录。

这也是许多机构会扫描收到的所有材料的原因之一。这样他们可以迅速归还原件，同时仍满足七年保存记录的规定。

如何要求取回你的档案#

清楚的书面请求通常是处理这个问题最快的方法。请求中可以列出所需文件，要求提供原件和完整电子档副本，并说明文件应发送到哪里。

一项实用的请求通常包括：

• 客户的全名和出生日期
• 事项参考编号（如已知）
• 请求日期
• 需退还的原件清单
• 要求提供已递交表格、副本、陈述材料和部门往来信件的请求
• 一种首选的交付方式
• 提到 section 54 及其 14 day 要求的截止日期

保留请求和任何回复的副本是明智的。如果代表正在变更，及时撤销或更换 Form 956 也会有帮助，这样部门今后的通信就会发给正确的人。关于 Form 956 的规则属于《Migration Act 1958》框架下的内容，包括第 312A 条。

如果代理愿意配合，交接通常属于行政事务。原代表会归还文件、提供案件副本，任何新代表都可以审查材料并决定还需要哪些进一步信息。

如果关系已经破裂，书面沟通通常比电话更好。如果邮件中明确要求返还文件并引用第54条，一封简短的电子邮件就足够了。

如果文件未归还该怎么办#

如果注册移民代理在提出请求后 14 天内没有返还文件，第一步通常是书面跟进。附上之前的请求并再次提及 Code of Conduct 的 section 54 会有帮助。

如果对方被描述为注册移民代理，那么值得确认其注册详情和 MARN。VisaBid 的 operator check page 说明如何核查某人是否已注册，以及其材料中应出现哪些详情，包括第 25 条中的 MARN（移民代理注册号）要求。

如果问题仍未解决，下一步可能是通过适当的投诉渠道提出投诉。VisaBid 有一个关于以下内容的通用页面 投诉 说明不同类型的行为问题通常应向哪里反映。

并非每个提供移民帮助的人都被允许这样做。根据《Migration Act 1958》第280条，除非该人是注册移民代理或澳大利亚法律执业者，否则在澳大利亚提供移民协助属于刑事犯罪。对未注册协助收费则由第281条另行规定。

如果客户需要新的代表，文件交接往往是最先讨论的事项之一。在 VisaBid 上，一个人可以 说明事项并获取报价 来自 registered migration agents 和 Australian legal practitioners，然后在委任新人之前比较分项价格和服务范围。

为什么文件所有权在实际案例中很重要#

移民事务通常依赖于数月或数年间收集的记录。缺少护照复印件、雇佣信、关系记录或无犯罪记录证明，都会拖慢新的申请、对该部门的回复，或向新代理的交接。

文件查阅也影响透明度。书面协议、发票和收据显示了约定了哪些工作、收取了哪些费用以及支付了哪些款项。这些记录与《行为准则》第 42、46 和 49 条有关。

对客户来说，持有完整的档案副本可以更容易核对日期、文件和先前陈述。这很重要，因为虚假文件或虚假信息在 Migration Act 1958 下可能带来严重后果，包括 section 234、section 245AR 和 Public Interest Criterion 4020。

对代理来说，良好的档案返还流程可以减少争议并有助于合规。及时归还原件，同时妥善保留副本七年，通常是同时满足 section 54 和 section 56 的最稳妥方式。

常见问题#

移民代理可以在我付清账单前扣留我的护照吗？#

Section 54 规定，客户文件必须在提出要求后 14 days 内归还。费用争议不会改变归还客户文件的义务。账单问题通常通过服务协议、发票和任何投诉程序另行处理。

我能拿到全部移民档案，还是只能拿到原始文件？#

第54条主要涉及归还客户文件，而在实践中，这通常包括原件以及关键档案材料的副本，例如已递交的表格和Department往来信件。代理仍可保留副本和内部合规记录，因为第56条要求记录保存七年。

移民代理必须为我保存记录多久？#

Migration Agents Code of Conduct 2021 第56条要求某些记录保存七年。这通常包括书面协议、收费记录、收据、重要通信，以及案件中使用材料的副本。

如果我的移民代理无视我索取文件的请求怎么办？#

通常的下一步是发出书面跟进并引用第54条。如果该人是注册移民代理，可以核查其注册情况；如果文件仍未归还，也可以通过适当渠道提出投诉。

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关于本指南。 这是关于某个流程在澳大利亚如何运作的一般信息。它不是移民协助，也不是针对你情况的建议。根据 Migration Act 1958 第280条，只有注册移民代理或澳大利亚法律执业者才能向你提供该类服务。政府收费会按指数调整，而且大多数会在 1 July 变动，所以请在 immi.homeaffairs.gov.au核对任何金额，并在 OMARA（澳大利亚移民代理注册管理局）名册.