Form 956, section 312A, and telling the Department when you stop acting

Form 956 وہ form ہے جسے Department اس بات کا record رکھنے کے لیے استعمال کرتا ہے کہ documents وصول کرنے اور درخواست دہندہ کی طرف سے عمل کرنے کا اختیار کس کے پاس ہے۔ بہت سی practices جب کام شروع کرتی ہیں تو اسے lodge کرنا یاد رکھتی ہیں، لیکن کام کے دوسرے حصے کو بھول جاتی ہیں: Department کو یہ بتانا کہ وہ کب کام کرنا بند کرتی ہیں۔ یہ دوسرا قدم صرف اچھی file management نہیں، بلکہ Migration Act 1958 کی section 312A کے تحت ایک قانونی ذمہ داری ہے۔

What Form 956 does#

Form 956 کو کہا جاتا ہے Advice by a migration agent/exempt person of providing immigration assistance. It is used to tell the Department of Home Affairs that a registered migration agent, or an exempt person such as an Australian legal practitioner in the right circumstances, is giving immigration assistance in relation to a matter.

عملی طور پر، یہ form دو اہم کام کرتا ہے۔ یہ Department کو بتاتا ہے کہ کون نمائندگی کر رہا ہے، اور اگر نمائندہ دستاویزات وصول کرنے کا مجاز ہو تو یہ ریکارڈ کرتا ہے کہ خط و کتابت کہاں بھیجی جائے۔ اسی لیے یہ روزمرہ کیس ہینڈلنگ پر اثر انداز ہوتا ہے، جس میں مزید معلومات کی درخواستیں، دعوت نامے، نوٹیفکیشنز اور فیصلے شامل ہیں۔

This article is about process only. Under section 280 of the Migration Act 1958, giving immigration assistance in Australia is restricted to registered migration agents and Australian legal practitioners. VisaBid is not a migration agent or law practice. This guide explains how the notification system works and why stopping acting must also be notified.

The legal duty under section 312A#

Section 312A of the Migration Act 1958 requires a person who gives immigration assistance in connection with a visa application, sponsorship, nomination, cancellation review matter and certain other migration matters to notify the Department in the approved form. The approved form for that purpose is generally Form 956.

اسی حصے میں اس انتظام کے خاتمے کا بھی احاطہ کیا گیا ہے۔ اگر وہ شخص اس معاملے کے سلسلے میں امیگریشن معاونت دینا بند کر دے، تو Department کو بھی منظور شدہ فارم میں مطلع کرنا ضروری ہے۔ عملی طور پر یہی حصہ اکثر رہ جاتا ہے۔

That means there are two separate events to think about. The first is starting to act. The second is stopping acting, whether because the file finished, the client changed representative, the agreement ended, the representative withdrew, or the practice closed or transferred work.

یہ ذمہ داری پیشہ ورانہ طرزِ عمل کی ذمہ داریوں کے ساتھ ساتھ چلتی ہے۔ registered migration agents کے لیے Migration Agents Code of Conduct 2021 بھی اہم ہے، خاص طور پر تحریری معاہدوں، فیس، ریکارڈ رکھنے اور دستاویزات واپس کرنے کے بارے میں، جن میں s42, s46, s49, s54 اور s56 شامل ہیں۔ Code اور Act کے کام الگ ہیں، لیکن روزمرہ کیس چلانے میں یہ ایک دوسرے سے جڑتے ہیں۔

When a representative usually lodges Form 956#

Lodging Form 956 when starting to act is routine. It usually happens at or around the time a visa application, nomination, sponsorship or other request is lodged, or shortly after a representative is engaged on an existing matter.

یہ فارم عام طور پر اس وقت استعمال ہوتا ہے جب کسی registered migration agent کو درخواست تیار کرنے اور جمع کرانے، Department سے رابطہ کرنے، یا خط و کتابت وصول کرنے کے لیے مقرر کیا جاتا ہے۔ یہ اس صورت میں بھی استعمال ہو سکتا ہے اگر ایک نمائندے سے دوسرے نمائندے میں تبدیلی ہو۔ ایسی صورت میں، Department کو اس بات کا واضح اور موجودہ ریکارڈ چاہیے ہوتا ہے کہ کون کام کر رہا ہے اور کون دستاویزات وصول کرنے کا مجاز ہے۔

صاف ریکارڈ اہم ہے کیونکہ Department عموماً فائل میں موجود معلومات کی بنیاد پر کام کرتا ہے۔ اگر کوئی پرانا representative کام بند کرنے کے بعد بھی ریکارڈ میں موجود رہے، تو خط و کتابت غلط شخص کو جاتی رہ سکتی ہے۔ اس سے آخری تاریخوں، درخواستوں اور notices کے حوالے سے عملی مسائل پیدا ہو سکتے ہیں۔

Before engaging any provider, it is sensible to confirm that they are properly registered or otherwise entitled to act. VisaBid has a simple operator check tool, and OMARA details can also be checked against the public register. A registered migration agent must also give the consumer guide before starting services under Code s38.

کام کرنا بند کرنا اختیاری انتظامی کام نہیں ہے#

کسی representative کے کام بند کرنے کی Department کو اطلاع دینا کبھی کبھی صرف ایک admin اضافی کام سمجھا جاتا ہے۔ ایسا نہیں ہے۔ section 312A کے تحت، immigration assistance کے ختم ہونے کی اطلاع دینا قانونی ڈھانچے کا حصہ ہے۔

یہ فائل کے اختتام پر اہم ہوتا ہے، لیکن جاری معاملے کے دوران بھی۔ کوئی نمائندہ فیس ادا نہ ہونے، مؤکل کے دوسرے مشیر کے پاس جانے، تعلقات خراب ہونے، مفاد کے ٹکراؤ پیدا ہونے، یا نمائندے کے مزید جاری نہ رکھ سکنے کی وجہ سے کام کرنا بند کر سکتا ہے۔ وجہ کچھ بھی ہو، اگر اس معاملے کے سلسلے میں immigration assistance ختم ہو گئی ہے، تو منظور شدہ فارم استعمال کرتے ہوئے Department کو اطلاع دینی چاہیے۔

Practices sometimes assume that closing the file internally is enough. It is not enough for Department records. The Department’s file may still show the representative as the authorised contact until a proper update is lodged.

یہ سنگین ہو سکتا ہے اگر مزید معلومات کی درخواست، notice of intention، یا کوئی فیصلہ کسی سابق نمائندے کو بھیجا جائے جو اب file کی نگرانی نہیں کر رہا۔ پھر مسئلہ صرف انتظامی دقت سے بڑھ جاتا ہے۔ اس سے یہ متاثر ہو سکتا ہے کہ correspondence وقت پر دیکھی اور اس پر عمل کیا جاتا ہے یا نہیں۔

عام صورتیں جن میں cessation notice نظر سے رہ جاتا ہے#

ایک عام مسئلہ “matter completed” فائل ہے۔ کوئی practice درخواست جمع کراتی ہے، فائل خاموش ہو جاتی ہے، اور عملہ آگے بڑھ جاتا ہے۔ مہینوں بعد، کلائنٹ فیصلہ کرتا ہے کہ وہ اس practice کے ساتھ جاری نہیں رکھے گا، یا practice یہ سمجھ لیتی ہے کہ کردار فطری طور پر ختم ہو گیا ہے، لیکن باضابطہ cessation notice نہیں بھیجا جاتا۔

Another common situation is a transfer between advisers. A new representative may send their own Form 956, but the former representative does not separately document that they have stopped acting. In some files the new appointment may solve the practical problem, but relying on that alone is not good process.

Practice کی restructuring بھی خطرہ پیدا کرتی ہے۔ اگر کوئی agent کسی firm کو چھوڑ دے، اگر files فروخت ہو جائیں، یا اگر sole practice بند ہو جائے، تب بھی کسی کو یہ دیکھنا ہوتا ہے کہ ہر active matter کے لیے Department کے record میں کیا درج ہے۔ اندرونی handover spreadsheets، section 312A کے تحت درکار notification کا متبادل نہیں ہیں۔

There is also the difficult file, where services are terminated under the written agreement. Under Code s42, the services and terms should be set out in writing. If the arrangement ends before the matter ends, the Department record still needs attention.

فرمز اور ایجنٹس کے لیے اچھی عملی روش#

The safest approach is to treat Form 956 events as milestones in every file. There should be a recorded step for commencement of acting, and a separate recorded step for cessation of acting. This is as important as billing, file notes and document return.

For registered migration agents, the written agreement under Code s42 should make clear when services begin and when they end. Fee structure information under s46, invoices and receipts under s49, and handling of client money under s50 also help define the life of the retainer. When the retainer ends, the Department notification should be part of the closure checklist.

File closure procedures should also include document return and record retention. Under Code s54, client documents must be returned within 14 days of request, subject to limited exceptions. Under s56, records must generally be retained for seven years. Those duties are different from section 312A, but they usually arise at the same time.

کسی پریکٹس کے لیے ایک عملی چیک لسٹ میں یہ اقدامات شامل ہو سکتے ہیں:

• تصدیق کریں کہ آیا نمائندہ اب بھی Department کی فائل میں درج ہے
• submit the approved form to record that acting has ceased
• ترسیل یا lodgement کا ثبوت فائل میں محفوظ رکھیں
• کلائنٹ فائل نوٹ اور اندرونی matter status کو اپ ڈیٹ کریں
• جہاں لازم ہو وہاں client کے documents واپس کریں
• Code s56 کے مطابق فائل اپنے پاس رکھیں

For applicants comparing providers, it also helps to understand what proper engagement looks like. A registered migration agent should provide the consumer guide first under Code s38, set out a written agreement under s42, and explain fees clearly under s46. VisaBid’s consumer guide page اور quote request page process اور transparency کے لحاظ سے providers کا موازنہ کرنے کے لیے ایک مفید آغاز فراہم کرتے ہیں۔

Why this matters for applicants and for representatives#

درخواست دہندگان کے لیے بنیادی مسئلہ رابطہ ہے۔ Department کو اس بات کا موجودہ اور درست ریکارڈ چاہیے کہ کون کام کر رہا ہے اور نوٹس کہاں بھیجے جانے چاہییں۔ اگر یہ ریکارڈ غلط ہو، تو اہم خط و کتابت صحیح وقت پر صحیح جگہ نہیں پہنچ سکتی۔

نمائندوں کے لیے، مسئلہ compliance اور risk control کا ہے۔ Section 312A صرف کسی معاملے کے آغاز تک محدود نہیں ہے۔ یہ اس وقت کو بھی شامل کرتی ہے جب immigration assistance ختم ہوتی ہے۔ جو پریکٹس commencement form سنبھالتی ہے لیکن cessation form کو نظر انداز کرتی ہے، وہ صرف آدھا کام کر رہی ہے۔

Accurate notification also reduces later disputes about responsibility. If a former representative remains on the Department file, there may be confusion about who was meant to receive a request or monitor a deadline. A prompt cessation notice helps create a clear line between the period of engagement and the period after it ended.

This is one reason careful consumers often compare more than price. Professional fees vary by complexity and by provider, and some firms charge fixed fees while others use stage billing. The useful comparison points are often clarity of scope, communication arrangements, and whether the provider follows the Code and basic process steps. VisaBid’s لاگت کا تخمینہ لگانے والا اور رہنماؤں کی لائبریری can help with that broader comparison.

Common questions#

اگر کوئی ایجنٹ میرے لیے کام کرنا بند کر دے تو کیا مجھے Form 956 بھیجنا ہوگا؟#

Form 956 is generally used to notify the Department both when immigration assistance starts and when it stops. Section 312A of the Migration Act 1958 covers both events, not just the first appointment. The Department file should show the current position so correspondence goes to the right place.

اگر Department کو یہ نہ بتایا جائے کہ کوئی نمائندہ کام کرنا بند کر چکا ہے تو کیا ہوتا ہے؟#

The old representative may remain recorded as the person acting or receiving documents. That can lead to correspondence being sent to someone who is no longer monitoring the matter. In practice, this can create missed messages, confusion about responsibility and disputes about who was meant to respond.

Is Form 956 only for migration agents?#

No. The form can also be relevant for exempt persons who are permitted to give immigration assistance in the circumstances set out by the law, including certain Australian legal practitioners. Section 280 of the Migration Act 1958 restricts who can give immigration assistance in Australia.

کیا نئے ایجنٹ کی نئی Form 956 خود بخود پرانی والی کو درست کر دیتی ہے؟#

A new appointment may update the Department’s current record, but good practice is not to rely on assumptions. Section 312A creates a duty to notify both the start and the end of immigration assistance. Practices usually manage this best by treating commencement and cessation as separate compliance steps.

---

اس رہنما کے بارے میں۔ یہ آسٹریلیا میں کسی عمل کے کام کرنے کے طریقے کے بارے میں عمومی معلومات ہیں۔ یہ immigration assistance نہیں ہے اور یہ آپ کی صورتحال کے بارے میں مشورہ نہیں ہے۔ section 280 کے تحت Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au، اور کسی بھی agent کو یہاں check کریں OMARA register.