Form 956, section 312A และการแจ้ง Department เมื่อคุณหยุดดำเนินการแทน

Form 956 เป็นแบบฟอร์มที่ Department ใช้บันทึกว่าใครได้รับอนุญาตให้รับเอกสารและดำเนินการแทนผู้ยื่นคำขอ หลายสำนักงานจำได้ว่ายื่นเมื่อเริ่มดำเนินการ แต่ลืมอีกครึ่งหนึ่งของงาน: แจ้ง Department เมื่อพวกเขาหยุดดำเนินการ ขั้นตอนที่สองนั้นไม่ใช่แค่การจัดการแฟ้มงานที่ดี แต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมายภายใต้ section 312A ของ Migration Act 1958

Form 956 ใช้ทำอะไร#

Form 956 เรียกว่า คำแนะนำโดย migration agent/บุคคลที่ได้รับยกเว้น ในการให้ immigration assistance. ใช้เพื่อแจ้ง Department of Home Affairs ว่าตัวแทนการย้ายถิ่นที่ขึ้นทะเบียนไว้ หรือบุคคลที่ได้รับการยกเว้น เช่น ผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายของออสเตรเลียในสถานการณ์ที่เหมาะสม กำลังให้ความช่วยเหลือด้านการย้ายถิ่นเกี่ยวกับเรื่องหนึ่งเรื่องใด

ในทางปฏิบัติ แบบฟอร์มนี้ทำสองอย่างที่สำคัญ มันบอก Department ว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ และบันทึกว่าควรส่งหนังสือโต้ตอบไปที่ใดหากตัวแทนได้รับอนุญาตให้รับเอกสาร นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีผลต่อการจัดการคดีในแต่ละวัน รวมถึงคำขอข้อมูลเพิ่มเติม หนังสือเชิญ การแจ้ง และคำตัดสิน

บทความนี้ว่าด้วยกระบวนการเท่านั้น ภายใต้ section 280 ของ Migration Act 1958 การให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมืองใน Australia จำกัดไว้สำหรับตัวแทนการย้ายถิ่นที่ขึ้นทะเบียนและ Australian legal practitioners เท่านั้น VisaBid ไม่ใช่ตัวแทนการย้ายถิ่นหรือสำนักงานกฎหมาย คู่มือนี้อธิบายว่าระบบการแจ้งเตือนทำงานอย่างไร และเหตุใดการหยุดดำเนินการก็ต้องมีการแจ้งด้วย

หน้าที่ตามกฎหมายภายใต้มาตรา 312A#

Section 312A of the Migration Act 1958 กำหนดให้บุคคลที่ให้ immigration assistance ที่เกี่ยวข้องกับคำขอวีซ่า การเป็นผู้สนับสนุน การเสนอชื่อ เรื่องการทบทวนการยกเลิก และเรื่องการย้ายถิ่นอื่นบางประเภท ต้องแจ้งต่อ Department ในแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ โดยทั่วไปแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติสำหรับวัตถุประสงค์นี้คือ Form 956

ส่วนเดียวกันนี้ยังครอบคลุมถึงการสิ้นสุดของข้อตกลงนั้นด้วย หากบุคคลนั้นหยุดให้ความช่วยเหลือด้านการย้ายถิ่นฐานในเรื่องนั้น จะต้องแจ้งให้ Department ทราบด้วยโดยใช้แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ นี่คือส่วนที่มักถูกมองข้ามในการปฏิบัติ

นั่นหมายความว่ามีสองเหตุการณ์แยกกันที่ต้องพิจารณา เหตุการณ์แรกคือการเริ่มดำเนินการแทน เหตุการณ์ที่สองคือการหยุดดำเนินการแทน ไม่ว่าเพราะงานในแฟ้มเสร็จสิ้น ลูกค้าเปลี่ยนผู้แทน ข้อตกลงสิ้นสุดลง ผู้แทนถอนตัว หรือสำนักงานปิดหรือโอนงาน

หน้าที่นี้อยู่ควบคู่กับหน้าที่ด้านความประพฤติวิชาชีพ สำหรับ registered migration agents (ตัวแทนตรวจคนเข้าเมืองที่ขึ้นทะเบียน) Migration Agents Code of Conduct 2021 ก็สำคัญเช่นกัน โดยเฉพาะเรื่องข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ค่าธรรมเนียม การเก็บบันทึก และการคืนเอกสาร รวมถึง s42, s46, s49, s54 และ s56 Code และ Act ทำหน้าที่ต่างกัน แต่เชื่อมกันในการดำเนินงานประจำวันของแต่ละเรื่อง

เมื่อใดที่ผู้แทนมักจะยื่น Form 956#

การยื่น Form 956 เมื่อเริ่มดำเนินการเป็นเรื่องปกติ โดยทั่วไปจะเกิดขึ้นในเวลาหรือใกล้กับเวลาที่ยื่นคำขอวีซ่า การเสนอชื่อ การสปอนเซอร์ หรือคำขออื่น ๆ หรือไม่นานหลังจากมีการว่าจ้างตัวแทนในเรื่องที่มีอยู่แล้ว

แบบฟอร์มนี้มักใช้เมื่อมีการแต่งตั้ง registered migration agent ให้จัดเตรียมและยื่นคำขอ ติดต่อสื่อสารกับ Department หรือรับหนังสือโต้ตอบ นอกจากนี้ยังใช้ได้เมื่อมีการเปลี่ยนจากผู้แทนคนหนึ่งไปเป็นอีกคนหนึ่ง ในกรณีนั้น Department ต้องมีบันทึกปัจจุบันที่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ดำเนินการและใครได้รับอนุญาตให้รับเอกสาร

ประวัติที่สะอาดมีความสำคัญ เพราะโดยทั่วไป Department จะดำเนินการจากข้อมูลที่อยู่ในแฟ้ม หากตัวแทนคนเก่ายังคงถูกบันทึกไว้หลังจากหยุดดำเนินการแล้ว หนังสือติดต่ออาจยังคงถูกส่งไปผิดคนได้ ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาในทางปฏิบัติเกี่ยวกับกำหนดเวลา คำขอ และหนังสือแจ้ง

ก่อนใช้บริการผู้ให้บริการใด ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการนั้นขึ้นทะเบียนอย่างถูกต้องหรือมีสิทธิที่จะดำเนินการได้ VisaBid มี เครื่องมือตรวจสอบผู้ให้บริการและยังสามารถตรวจสอบรายละเอียด OMARA กับทะเบียนสาธารณะได้ด้วย registered migration agent ต้องให้ consumer guide ก่อนเริ่มให้บริการตาม Code s38 ด้วย

การหยุดดำเนินการแทนไม่ใช่งานจัดการหลังบ้านที่เลือกทำได้#

การแจ้ง Department ว่าผู้แทนได้หยุดดำเนินการแล้ว บางครั้งถูกมองว่าเป็นงานธุรการเพิ่มเติม แต่ไม่ใช่ ภายใต้มาตรา 312A การแจ้งว่าความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมืองได้สิ้นสุดลงเป็นส่วนหนึ่งของกรอบกฎหมาย

เรื่องนี้สำคัญเมื่อปิดแฟ้มงาน แต่ก็สำคัญระหว่างที่เรื่องยังดำเนินอยู่ด้วย ผู้แทนอาจหยุดดำเนินการเพราะยังไม่ได้รับชำระค่าธรรมเนียม ลูกค้าย้ายไปหาที่ปรึกษาคนอื่น ความสัมพันธ์มีปัญหา เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ หรือผู้แทนไม่สามารถดำเนินการต่อได้อีก ไม่ว่าเหตุผลจะเป็นอะไร หากความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง (immigration assistance) ได้ยุติลงเกี่ยวกับเรื่องนั้น ควรแจ้ง Department โดยใช้แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ

บางสำนักงานบางครั้งคิดว่าการปิดแฟ้มภายในก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับบันทึกของ Department นั้นยังไม่เพียงพอ แฟ้มของ Department อาจยังแสดงว่าผู้แทนเป็นผู้ติดต่อที่ได้รับอนุญาตอยู่ จนกว่าจะมีการยื่นอัปเดตอย่างถูกต้อง

เรื่องนี้อาจกลายเป็นเรื่องร้ายแรงได้ หากคำขอข้อมูลเพิ่มเติม หนังสือแจ้งเจตนา หรือคำตัดสิน ถูกส่งไปยังตัวแทนเดิมที่ไม่ได้ติดตามแฟ้มเรื่องนั้นแล้ว ปัญหาจึงมากกว่าความไม่สะดวกทางธุรการ เพราะอาจกระทบว่ามีการเห็นและดำเนินการกับหนังสือโต้ตอบทันเวลาหรือไม่

สถานการณ์ทั่วไปที่มักพลาดการแจ้งการสิ้นสุด#

ปัญหาที่พบบ่อยอย่างหนึ่งคือไฟล์ “matter completed” สำนักงานยื่นคำขอแล้ว ไฟล์ก็เงียบไป และเจ้าหน้าที่ก็ย้ายไปทำเรื่องอื่น หลายเดือนต่อมา ลูกค้าตัดสินใจไม่ดำเนินการกับสำนักงานนั้นต่อ หรือสำนักงานเข้าใจว่าบทบาทนั้นสิ้นสุดลงเองตามธรรมชาติ แต่ไม่มีการส่งหนังสือแจ้งยุติอย่างเป็นทางการ

อีกสถานการณ์ที่พบบ่อยคือการโอนระหว่างที่ปรึกษา ผู้แทนคนใหม่อาจส่ง Form 956 ของตนเอง แต่ผู้แทนคนเดิมไม่ได้ทำเอกสารแยกต่างหากว่าได้หยุดดำเนินการแล้ว ในบางแฟ้ม การแต่งตั้งใหม่อาจแก้ปัญหาในทางปฏิบัติได้ แต่การพึ่งเพียงสิ่งนั้นอย่างเดียวไม่ใช่กระบวนการที่ดี

การปรับโครงสร้างการปฏิบัติงานก็สร้างความเสี่ยงเช่นกัน หากตัวแทนออกจากบริษัท หากมีการขายแฟ้มงาน หรือหากกิจการเจ้าของคนเดียวปิดตัวลง ก็ยังต้องมีคนตรวจสอบว่าบันทึกของ Department แสดงอะไรสำหรับแต่ละเรื่องที่ยังดำเนินอยู่ สเปรดชีตส่งมอบงานภายในไม่สามารถใช้แทนการแจ้งที่กำหนดตาม section 312A ได้

ยังมีอีกกรณีคือแฟ้มงานที่ซับซ้อน ซึ่งมีการยุติบริการตามข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ภายใต้ Code s42 ควรกำหนดบริการและเงื่อนไขไว้เป็นลายลักษณ์อักษร หากข้อตกลงสิ้นสุดลงก่อนที่เรื่องจะสิ้นสุด บันทึกของ Department ก็ยังต้องได้รับการดูแล

แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับบริษัทและตัวแทน#

แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือถือว่าเหตุการณ์ของ Form 956 เป็นหมุดหมายในทุกแฟ้มงาน ควรมีขั้นตอนที่บันทึกไว้สำหรับการเริ่มเป็นผู้แทน และมีอีกขั้นตอนที่บันทึกแยกไว้สำหรับการสิ้นสุดการเป็นผู้แทน เรื่องนี้สำคัญพอ ๆ กับการวางบิล บันทึกในแฟ้ม และการคืนเอกสาร

สำหรับตัวแทนการย้ายถิ่นที่ขึ้นทะเบียน ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรตาม Code s42 ควรระบุให้ชัดเจนว่าบริการเริ่มเมื่อใดและสิ้นสุดเมื่อใด ข้อมูลโครงสร้างค่าธรรมเนียมตาม s46 ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จตาม s49 และการจัดการเงินของลูกความตาม s50 ก็ช่วยกำหนดช่วงเวลาของการว่าจ้างได้เช่นกัน เมื่อการว่าจ้างสิ้นสุดลง การแจ้ง Department ควรเป็นส่วนหนึ่งของรายการตรวจสอบการปิดงาน

ขั้นตอนการปิดแฟ้มควรรวมถึงการคืนเอกสารและการเก็บรักษาบันทึกด้วย ภายใต้ Code s54 เอกสารของลูกค้าต้องถูกคืนภายใน 14 วันนับจากการร้องขอ โดยมีข้อยกเว้นจำกัด ภายใต้ s56 โดยทั่วไปต้องเก็บบันทึกไว้เป็นเวลาเจ็ดปี หน้าที่เหล่านั้นแตกต่างจากมาตรา 312A แต่โดยมากมักเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน

รายการตรวจสอบที่ใช้ได้จริงสำหรับสำนักงานอาจรวมขั้นตอนเหล่านี้:

• ยืนยันว่าผู้แทนยังคงถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มของ Department หรือไม่
• ส่งแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติเพื่อบันทึกว่าการดำเนินการแทนได้สิ้นสุดลงแล้ว
• เก็บหลักฐานการส่งหรือการยื่นไว้ในแฟ้ม
• อัปเดตบันทึกไฟล์ลูกความและสถานะเรื่องภายใน
• คืนเอกสารของลูกค้าเมื่อจำเป็น
• เก็บรักษาแฟ้มให้สอดคล้องกับ Code s56

สำหรับผู้สมัครที่กำลังเปรียบเทียบผู้ให้บริการ การเข้าใจด้วยว่าการว่าจ้างที่ถูกต้องควรเป็นอย่างไรก็มีประโยชน์ registered migration agent ควรให้ consumer guide ก่อนตาม Code s38 จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรตาม s42 และอธิบายค่าธรรมเนียมให้ชัดเจนตาม s46 VisaBid’s หน้าคู่มือผู้บริโภค และ หน้าคำขอใบเสนอราคา เป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์สำหรับการเปรียบเทียบผู้ให้บริการในด้านกระบวนการและความโปร่งใส

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผู้ยื่นคำขอและผู้แทน#

สำหรับผู้สมัคร ประเด็นหลักคือการสื่อสาร กรมต้องการบันทึกปัจจุบันและถูกต้องว่าใครเป็นผู้ดำเนินการและควรส่งหนังสือแจ้งไปที่ใด หากบันทึกนั้นผิด หนังสือโต้ตอบสำคัญอาจไปไม่ถึงสถานที่ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

สำหรับผู้แทน ประเด็นคือการปฏิบัติตามกฎและการควบคุมความเสี่ยง Section 312A ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ตอนเริ่มเรื่องเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึงจุดที่ immigration assistance หยุดลงด้วย สถานประกอบการที่จัดการแบบฟอร์มเริ่มต้นแต่เพิกเฉยต่อแบบฟอร์มยุติ กำลังทำเพียงครึ่งเดียวของงาน

การแจ้งอย่างถูกต้องยังช่วยลดข้อพิพาทภายหลังเกี่ยวกับความรับผิดชอบด้วย หากผู้แทนเดิมยังคงอยู่ในข้อมูลของ Department อาจเกิดความสับสนว่าใครเป็นผู้ที่ควรได้รับคำขอหรือติดตามกำหนดเวลา การแจ้งยุติการเป็นตัวแทนโดยเร็วช่วยให้แบ่งช่วงเวลาระหว่างช่วงที่ว่าจ้างกับช่วงหลังจากสิ้นสุดได้อย่างชัดเจน

นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ผู้บริโภคที่รอบคอบมักเปรียบเทียบมากกว่าราคา ค่าบริการวิชาชีพแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนและตามผู้ให้บริการ และบางสำนักงานคิดค่าธรรมเนียมแบบคงที่ ขณะที่บางแห่งใช้การเรียกเก็บเป็นขั้นตอน จุดที่ใช้เปรียบเทียบได้จริงมักเป็นความชัดเจนของขอบเขตงาน การจัดการการสื่อสาร และผู้ให้บริการปฏิบัติตาม Code และขั้นตอนพื้นฐานหรือไม่ VisaBid’s เครื่องประเมินค่าใช้จ่าย และ คลังคู่มือ สามารถช่วยในการเปรียบเทียบในภาพรวมที่กว้างขึ้นนั้นได้

คำถามที่พบบ่อย#

หากเอเจนต์หยุดดำเนินการแทนฉัน ฉันต้องส่ง Form 956 หรือไม่?#

โดยทั่วไปใช้ Form 956 เพื่อแจ้ง Department ทั้งเมื่อเริ่มให้ความช่วยเหลือด้านการย้ายถิ่นฐานและเมื่อหยุดให้ความช่วยเหลือ มาตรา 312A ของ Migration Act 1958 ครอบคลุมทั้งสองเหตุการณ์ ไม่ใช่แค่การแต่งตั้งครั้งแรกเท่านั้น ในแฟ้มของ Department ควรแสดงสถานะปัจจุบันเพื่อให้การติดต่อส่งไปยังที่ที่ถูกต้อง

จะเกิดอะไรขึ้นหาก Department ไม่ได้รับแจ้งว่าผู้แทนหยุดดำเนินการแล้ว?#

ตัวแทนคนเดิมอาจยังคงถูกบันทึกไว้ว่าเป็นผู้ดำเนินการหรือผู้รับเอกสาร ซึ่งอาจทำให้หนังสือโต้ตอบถูกส่งไปยังคนที่ไม่ได้ติดตามเรื่องนี้แล้ว ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้อาจทำให้พลาดข้อความ เกิดความสับสนเรื่องความรับผิดชอบ และเกิดข้อพิพาทว่าใครเป็นผู้ที่ควรตอบกลับ

Form 956 ใช้เฉพาะสำหรับตัวแทนตรวจคนเข้าเมืองหรือไม่?#

ไม่ใช่ แบบฟอร์มนี้อาจเกี่ยวข้องกับบุคคลที่ได้รับการยกเว้นซึ่งกฎหมายอนุญาตให้ให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมืองได้ในสถานการณ์ที่กำหนด รวมถึง Australian legal practitioner บางราย section 280 ของ Migration Act 1958 จำกัดว่าใครสามารถให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมืองใน Australia ได้

Form 956 ฉบับใหม่จากตัวแทนคนใหม่จะแก้ของเก่าโดยอัตโนมัติหรือไม่?#

การแต่งตั้งใหม่อาจอัปเดตข้อมูลปัจจุบันของ Department ได้ แต่แนวปฏิบัติที่ดีคือไม่ควรอาศัยการคาดเดา มาตรา 312A กำหนดหน้าที่ให้แจ้งทั้งการเริ่มต้นและการสิ้นสุดของการให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง โดยทั่วไปสำนักงานจะจัดการเรื่องนี้ได้ดีที่สุดโดยถือว่าการเริ่มต้นและการยุติเป็นขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎแยกกัน

---

เกี่ยวกับคู่มือนี้ นี่คือข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับวิธีที่กระบวนการหนึ่งทำงานใน Australia ไม่ใช่ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง และไม่ใช่คำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ ภายใต้มาตรา 280 ของ Migration Act 1958 มีเพียงตัวแทนการย้ายถิ่นที่ขึ้นทะเบียนไว้หรือผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายของออสเตรเลียเท่านั้นที่ให้ข้อมูลนั้นแก่คุณได้ ค่าธรรมเนียมของรัฐบาลมีการปรับตามดัชนีและส่วนใหญ่เปลี่ยนในวันที่ 1 July ดังนั้นโปรดตรวจสอบตัวเลขใด ๆ ที่ immi.homeaffairs.gov.au, และตรวจสอบตัวแทนใด ๆ ได้ที่ ทะเบียน OMARA.