Form 956、第 312A 條，以及當你不再代理時如何通知 Department

Form 956 是 Department 用來記錄誰被授權接收文件並代表申請人行事的表格。許多事務所在開始代理時記得提交它，卻忘了工作的後半段：在停止代理時通知 Department。第二步不只是良好的檔案管理，也是 Migration Act 1958 section 312A 下的法定義務。

Form 956 的作用#

Form 956 的名稱是 由移民代理或豁免人士提供移民協助的建議。它用於通知 Department of Home Affairs，某註冊移民代理，或在適當情況下如澳洲法律執業者等豁免人士，正在就某事項提供移民協助。

實務上，這份表格有兩個重要作用。它告訴 Department 是誰在代理，也記錄了如果代表獲授權接收文件，往來文件應寄送到哪裡。這就是為什麼它會影響日常案件處理，包括補件要求、邀請、通知和決定。

本文只談程序。根據 Migration Act 1958 第 280 條，在澳洲提供與移民有關的協助，僅限於註冊移民代理和澳洲法律執業者。VisaBid 不是移民代理，也不是法律事務所。本指南說明通知制度如何運作，以及為何停止代理也必須通知。

第 312A 條下的法律義務#

Migration Act 1958 第 312A 條要求，凡就簽證申請、擔保、提名、取消覆核事項及某些其他移民事項提供移民協助的人，必須以核准表格通知部門。為此目的所使用的核准表格通常是 Form 956。

同一條文也涵蓋該安排的結束。如果該人不再就該事項提供移民協助，也必須以核准表格通知 Department。這部分在實務上常常被忽略。

這表示有兩個分開的事件需要考慮。第一是開始代理。第二是停止代理，不論是因為案件已完成、客戶更換代表、協議終止、代表退出，或事務所關閉或移交工作。

這項義務與專業操守責任並行存在。對於註冊移民代理而言，Migration Agents Code of Conduct 2021 也同樣重要，特別是在書面協議、費用、紀錄保存和返還文件方面，包括 s42、s46、s49、s54 和 s56。該 Code 與該 Act 各自處理不同事項，但在案件的日常處理中會相互銜接。

代表通常何時遞交 Form 956#

開始代理時遞交 Form 956 是例行做法。通常會在遞交簽證申請、提名、擔保或其他請求時，或前後不久，或在代表受聘處理既有事項後不久進行。

這份表格通常用於委任註冊移民代理準備並遞交申請、與該部門溝通，或接收往來文件。若代表由一人更換為另一人，也可以使用。在這種情況下，該部門需要一份清楚且最新的紀錄，說明由誰代理，以及誰獲授權接收文件。

保持紀錄清楚很重要，因為部門通常會根據檔案中的內容處理。如果舊代表在已停止代理後仍被記錄在案，往來通知可能會繼續寄給錯的人。這可能在期限、要求和通知方面造成實際問題。

在聘用任何提供者之前，確認其已正確註冊或另有權代理，是合理的做法。VisaBid 有一個簡單的 operator 查核工具, 而且 OMARA（移民代理註冊管理機構）資料也可以對照公開名冊查核。註冊移民代理也必須依據 Code s38 在開始服務前提供 consumer guide。

停止代理不是可有可無的行政整理#

通知部門某位代表已停止代理，有時被當作行政附加事項。其實不是。根據 section 312A，通知移民協助已終止，是法律框架的一部分。

這在案件結束時很重要，在案件仍進行中時也同樣重要。代表可能因費用未付、客戶改找其他顧問、關係破裂、出現利益衝突，或代表已無法繼續而停止代理。無論原因為何，如果就該事項提供的 immigration assistance 已經停止，應使用核准表格通知 Department。

事務所有時會以為在內部結案就足夠了。對部門紀錄來說這並不足夠。在正式更新遞交之前，部門檔案仍可能顯示該代表是授權聯絡人。

如果要求補充資訊、意向通知或決定被發送給已不再監看案件的前任代表，情況可能會變得嚴重。這個問題就不只是行政上的不便，還可能影響是否能及時看到並處理來往文件。

常見會錯過 cessation notice 的情況#

一個常見問題是「事項已完成」的檔案。某個事務所遞交了申請，檔案之後就安靜下來，員工也轉去處理別的事。幾個月後，客戶決定不再由該事務所繼續處理，或者該事務所以為其角色已自然結束，但卻沒有發出正式的終止通知。

另一種常見情況是顧問之間的轉換。新的代表可能會提交自己的 Form 956，但前任代表沒有另外記錄自己已停止代理。在某些檔案中，新的委任可能解決實際問題，但只依賴這一點並不是良好的程序。

事務所重組也會帶來風險。如果代理離開公司、案件檔案被出售，或個人執業結束，仍然需要有人查核 Department 的紀錄對每個進行中的案件顯示了什麼。內部交接試算表不能取代 section 312A 要求的通知。

還有一種情況是，在書面協議下服務已終止的困難案件。根據 Code s42，服務內容和條款應以書面列明。如果安排在事項結束前就終止，Department 的紀錄仍需要處理。

對公司與代理而言的良好做法#

最安全的做法，是把 Form 956 相關事件視為每個案件中的里程碑。應有一個已記錄的開始代理步驟，並另有一個已記錄的停止代理步驟。這和收費、案件筆記及文件返還一樣重要。

對於註冊移民代理人，依據《行為守則》s42 的書面協議應清楚說明服務何時開始、何時結束。s46 的費用結構資訊、s49 的發票與收據，以及 s50 的客戶款項處理，也有助於界定委任期間。當委任結束時，通知 Department 應列入結案檢查清單。

結案程序也應包括返還文件和保存紀錄。根據 Code s54，在有限例外的前提下，客戶文件必須在提出要求後 14 天內返還。根據 s56，紀錄通常必須保存七年。這些義務與 section 312A 不同，但通常會同時出現。

對於一個事務所來說，實際的檢查清單可能包括以下步驟：

• 確認該代表是否仍記錄在部門檔案中
• 提交核准表格以記錄代理已終止
• 將傳送或遞交證明存檔
• 更新客戶檔案備註和內部案件狀態
• 在需要時返還客戶文件
• 依照 Code s56 保留檔案

對於正在比較服務提供者的申請人來說，了解正確委任應是什麼樣子也有幫助。註冊移民代理應先依 Code s38 提供 consumer guide（消費者指南），依 s42 列出書面協議，並依 s46 清楚說明費用。VisaBid 的 消費者指南頁面 和 報價請求頁面 為比較服務提供者在流程和透明度方面的差異提供有用的起點。

為什麼這對申請人和代表都很重要#

對申請人來說，主要問題是溝通。Department 需要一份最新且準確的紀錄，說明誰在代理，以及通知應寄往何處。如果該紀錄有誤，重要通訊可能無法在正確時間送達正確地點。

對代表而言，問題在於合規與風險控管。第 312A 條不限於案件開始時。它也涵蓋移民協助停止的時間點。若某個做法只處理開始委任的表格，卻忽略終止表格，那只做了一半。

準確通知也能減少之後對責任的爭議。如果前任代表仍留在該部門檔案中，誰本來應該接收要求或留意期限，可能會產生混亂。及時的終止通知有助於在受委任期間與結束後的期間之間劃出清楚界線。

這也是謹慎的消費者常常不只比較價格的原因之一。專業費用會因複雜程度和服務提供者而不同，有些事務所收取固定費用，另一些則按階段收費。有用的比較點通常是工作範圍是否清楚、溝通安排，以及服務提供者是否遵守 Code 和基本流程步驟。VisaBid 的 費用估算工具 和 指南資料庫 可以幫助做更廣泛的比較。

常見問題#

如果代理不再代表我，我需要送交 Form 956 嗎？#

Form 956 一般用於在移民協助開始和結束時通知該部門。Migration Act 1958 第 312A 條涵蓋這兩種情況，不只是第一次委任。該部門的檔案應顯示目前狀態，這樣往來信件才會寄到正確的地方。

如果沒有通知 Department 代表已停止代理，會發生什麼事？#

舊代表可能仍被記錄為代理人或收件人。這可能導致通信被寄給已不再跟進此事的人。實務上，這可能造成訊息遺漏、責任混亂，以及對本應由誰回應的爭議。

Form 956 只適用於移民代理嗎？#

不是。該表格也可能與依法在特定情況下被允許提供移民協助的豁免人士有關，包括某些澳洲法律執業者。Migration Act 1958 的 section 280 限制了誰可以在澳洲提供移民協助。

新代理提交新的 Form 956，是否會自動修正舊的那份？#

新的委任可能會更新部門目前的紀錄，但良好做法是不依賴假設。Section 312A 規定有義務通知移民協助的開始與結束。實務上通常最好把開始與終止視為兩個分開的合規步驟來處理。

---

關於本指南。 這是關於某項程序在澳洲如何運作的一般資訊。這不是 immigration assistance，也不是針對你情況的建議。根據 section 280 of the Migration Act 1958 只有註冊移民代理或澳洲法律執業者可以提供這項服務。政府收費會按指數調整，而且大多數會在 1 July 變更，所以請自行查核任何金額於 immi.homeaffairs.gov.au, 並在以下位置查核任何代理 OMARA（移民代理註冊管理局）名冊.