Form 956, section 312A, and telling the Department when you stop acting

Form 956 គឺជាទម្រង់ដែលក្រសួងប្រើដើម្បីកត់ត្រាថានរណាត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យទទួលឯកសារ និងធ្វើសកម្មភាពជំនួសអ្នកដាក់ពាក្យ។ ការអនុវត្តជាច្រើនចងចាំដាក់វា នៅពេលពួកគេចាប់ផ្តើមធ្វើសកម្មភាព ប៉ុន្តែភ្លេចពាក់កណ្តាលទីពីរនៃការងារ៖ ជូនដំណឹងដល់ក្រសួងនៅពេលពួកគេឈប់ធ្វើសកម្មភាព។ ជំហានទីពីរនោះមិនមែនគ្រាន់តែជាការគ្រប់គ្រងសំណុំឯកសារល្អប៉ុណ្ណោះទេ វាជាកាតព្វកិច្ចតាមច្បាប់ក្រោមមាត្រា 312A នៃ Migration Act 1958។

អ្វីដែល Form 956 ធ្វើ#

Form 956 ត្រូវបានហៅថា Advice by a migration agent/exempt person of providing immigration assistance. It is used to tell the Department of Home Affairs that a registered migration agent, or an exempt person such as an Australian legal practitioner in the right circumstances, is giving immigration assistance in relation to a matter.

ក្នុងការអនុវត្តជាក់ស្តែង ទម្រង់នេះធ្វើរឿងសំខាន់ពីរយ៉ាង។ វាប្រាប់ Department ថានរណាកំពុងតំណាង ហើយវាកត់ត្រាថាលិខិតទាក់ទងគួរត្រូវផ្ញើទៅទីណា ប្រសិនបើអ្នកតំណាងត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យទទួលឯកសារ។ នោះហើយជាមូលហេតុដែលវាប៉ះពាល់ដល់ការគ្រប់គ្រងសំណុំរឿងប្រចាំថ្ងៃ រួមទាំងសំណើសុំព័ត៌មានបន្ថែម ការអញ្ជើញ ការជូនដំណឹង និងសេចក្តីសម្រេច។

This article is about process only. Under section 280 of the Migration Act 1958, giving immigration assistance in Australia is restricted to registered migration agents and Australian legal practitioners. VisaBid is not a migration agent or law practice. This guide explains how the notification system works and why stopping acting must also be notified.

The legal duty under section 312A#

Section 312A of the Migration Act 1958 requires a person who gives immigration assistance in connection with a visa application, sponsorship, nomination, cancellation review matter and certain other migration matters to notify the Department in the approved form. The approved form for that purpose is generally Form 956.

មាត្រាដូចគ្នានោះក៏គ្របដណ្តប់លើការបញ្ចប់នៃការរៀបចំនោះផងដែរ។ ប្រសិនបើបុគ្គលនោះឈប់ផ្តល់ជំនួយអន្តោប្រវេសន៍ (immigration assistance) ទាក់ទងនឹងករណីនោះ នាយកដ្ឋានក៏ត្រូវតែទទួលបានការជូនដំណឹងតាមទម្រង់ដែលបានអនុម័តផងដែរ។ នេះគឺជាផ្នែកដែលជាញឹកញាប់ត្រូវបានខកខានក្នុងការអនុវត្តជាក់ស្តែង។

That means there are two separate events to think about. The first is starting to act. The second is stopping acting, whether because the file finished, the client changed representative, the agreement ended, the representative withdrew, or the practice closed or transferred work.

កាតព្វកិច្ចនេះស្ថិតជាមួយគ្នានឹងភារកិច្ចអាកប្បកិរិយាវិជ្ជាជីវៈ។ សម្រាប់ភ្នាក់ងារចំណាកស្រុកដែលបានចុះបញ្ជី Migration Agents Code of Conduct 2021 ក៏សំខាន់ផងដែរ ជាពិសេសជុំវិញកិច្ចព្រមព្រៀងជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ ថ្លៃសេវា ការរក្សាទុកកំណត់ត្រា និងការប្រគល់ឯកសារវិញ រួមទាំង s42, s46, s49, s54 និង s56។ Code និង Act មានតួនាទីខុសគ្នា ប៉ុន្តែវាជួបគ្នានៅក្នុងការគ្រប់គ្រងករណីប្រចាំថ្ងៃ។

When a representative usually lodges Form 956#

Lodging Form 956 when starting to act is routine. It usually happens at or around the time a visa application, nomination, sponsorship or other request is lodged, or shortly after a representative is engaged on an existing matter.

ទម្រង់នេះត្រូវបានប្រើជាទូទៅ នៅពេលដែលភ្នាក់ងារចំណាកស្រុកដែលបានចុះបញ្ជីត្រូវបានតែងតាំងឱ្យរៀបចំ និងដាក់ពាក្យសុំ ទាក់ទងជាមួយនាយកដ្ឋាន ឬទទួលលិខិតឆ្លើយឆ្លង។ វាក៏អាចត្រូវបានប្រើផងដែរ ប្រសិនបើមានការផ្លាស់ប្តូរពីតំណាងម្នាក់ទៅតំណាងម្នាក់ទៀត។ ក្នុងករណីនោះ នាយកដ្ឋានត្រូវការកំណត់ត្រាបច្ចុប្បន្នច្បាស់លាស់អំពីអ្នកណាកំពុងធ្វើការងារ និងអ្នកណាត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យទទួលឯកសារ។

កំណត់ត្រាស្អាតសំខាន់ ព្រោះជាទូទៅ Department ធ្វើការតាមអ្វីដែលមាននៅក្នុងសំណុំឯកសារ។ ប្រសិនបើអ្នកតំណាងចាស់នៅតែត្រូវបានកត់ត្រាបន្ទាប់ពីពួកគេឈប់តំណាងហើយ ការឆ្លើយឆ្លងអាចបន្តទៅកាន់មនុស្សខុស។ នោះអាចបង្កបញ្ហាជាក់ស្តែងជាមួយថ្ងៃផុតកំណត់ សំណើ និងសេចក្តីជូនដំណឹង។

Before engaging any provider, it is sensible to confirm that they are properly registered or otherwise entitled to act. VisaBid has a simple operator check tool, and OMARA details can also be checked against the public register. A registered migration agent must also give the consumer guide before starting services under Code s38.

ការឈប់តំណាងមិនមែនជាការរៀបចំការងារស្រេចតែចិត្ត#

ការជូនដំណឹងទៅកាន់ Department ថា អ្នកតំណាងម្នាក់បានឈប់ធ្វើការតំណាង ពេលខ្លះត្រូវបានចាត់ទុកថាជាការងាររដ្ឋបាលបន្ថែម។ វាមិនមែនទេ។ ក្រោម section 312A ការជូនដំណឹងថា immigration assistance បានបញ្ចប់ គឺជាផ្នែកមួយនៃក្របខណ្ឌច្បាប់។

នេះសំខាន់នៅចុងបញ្ចប់នៃសំណុំឯកសារ ប៉ុន្តែក៏សំខាន់ក្នុងអំឡុងពេលដែលរឿងកំពុងដំណើរការផងដែរ។ តំណាងម្នាក់អាចឈប់ធ្វើសកម្មភាព ព្រោះថ្លៃសេវាមិនទាន់បង់ អតិថិជនបានប្តូរទៅទីប្រឹក្សាផ្សេង ទំនាក់ទំនងបានបែកបាក់ មានទំនាស់កើតឡើង ឬតំណាងមិនអាចបន្តបានទៀត។ មិនថាមូលហេតុអ្វីក៏ដោយ ប្រសិនបើ immigration assistance បានបញ្ឈប់ទាក់ទងនឹងរឿងនោះ ក្រសួងគួរតែត្រូវបានជូនដំណឹងដោយប្រើទម្រង់ដែលបានអនុម័ត។

Practices sometimes assume that closing the file internally is enough. It is not enough for Department records. The Department’s file may still show the representative as the authorised contact until a proper update is lodged.

វាអាចក្លាយជារឿងធ្ងន់ធ្ងរ ប្រសិនបើសំណើសុំព័ត៌មានបន្ថែម សេចក្តីជូនដំណឹងអំពីបំណង ឬសេចក្តីសម្រេច ត្រូវបានផ្ញើទៅតំណាងចាស់ដែលលែងតាមដានសំណុំរឿងទៀត។ បញ្ហានោះនឹងលើសពីការរអាក់រអួលផ្នែករដ្ឋបាល។ វាអាចប៉ះពាល់ដល់ថាតើការឆ្លើយឆ្លងត្រូវបានឃើញ និងចាត់ការទាន់ពេលឬអត់។

ស្ថានភាពទូទៅដែលការជូនដំណឹងអំពីការបញ្ឈប់ត្រូវបានខកខាន#

បញ្ហាទូទៅមួយគឺឯកសារ “matter completed”។ ស្ថាប័នមួយដាក់ពាក្យសុំ ឯកសារនោះស្ងប់ស្ងាត់ ហើយបុគ្គលិកក៏បន្តទៅការងារផ្សេង។ ប៉ុន្មានខែក្រោយមក អតិថិជនសម្រេចចិត្តមិនបន្តជាមួយស្ថាប័ននោះទេ ឬស្ថាប័នសន្មតថាតួនាទីនោះបានបញ្ចប់ដោយធម្មជាតិរួចហើយ ប៉ុន្តែមិនមានសេចក្តីជូនដំណឹងបញ្ឈប់ជាផ្លូវការត្រូវបានផ្ញើទេ។

Another common situation is a transfer between advisers. A new representative may send their own Form 956, but the former representative does not separately document that they have stopped acting. In some files the new appointment may solve the practical problem, but relying on that alone is not good process.

ការរៀបចំរចនាសម្ព័ន្ធការអនុវត្តការងារឡើងវិញក៏បង្កើតហានិភ័យផងដែរ។ ប្រសិនបើភ្នាក់ងារម្នាក់ចាកចេញពីក្រុមហ៊ុន ប្រសិនបើសំណុំឯកសារត្រូវបានលក់ ឬប្រសិនបើការអនុវត្តការងារឯកជនត្រូវបានបិទ នរណាម្នាក់នៅតែត្រូវពិនិត្យមើលថាកំណត់ត្រារបស់ Department បង្ហាញអ្វីខ្លះសម្រាប់ករណីសកម្មនីមួយៗ។ តារាងប្រគល់ការងារផ្ទៃក្នុងមិនអាចជំនួសការជូនដំណឹងដែលត្រូវការក្រោមមាត្រា 312A បានទេ។

There is also the difficult file, where services are terminated under the written agreement. Under Code s42, the services and terms should be set out in writing. If the arrangement ends before the matter ends, the Department record still needs attention.

ការអនុវត្តល្អសម្រាប់ក្រុមហ៊ុន និងភ្នាក់ងារ#

The safest approach is to treat Form 956 events as milestones in every file. There should be a recorded step for commencement of acting, and a separate recorded step for cessation of acting. This is as important as billing, file notes and document return.

សម្រាប់ភ្នាក់ងារអន្តោប្រវេសន៍ដែលបានចុះបញ្ជី កិច្ចព្រមព្រៀងជាលាយលក្ខណ៍អក្សរក្រោម Code s42 គួរតែបញ្ជាក់ឱ្យច្បាស់ថាសេវាចាប់ផ្តើមពេលណា និងបញ្ចប់ពេលណា។ ព័ត៌មានអំពីរចនាសម្ព័ន្ធថ្លៃសេវាក្រោម s46 វិក្កយបត្រ និងបង្កាន់ដៃក្រោម s49 និងការគ្រប់គ្រងប្រាក់របស់អតិថិជនក្រោម s50 ក៏ជួយកំណត់រយៈពេលនៃការតែងតាំងផងដែរ។ នៅពេលការតែងតាំងបញ្ចប់ ការជូនដំណឹងទៅកាន់ Department គួរតែជាផ្នែកមួយនៃបញ្ជីត្រួតពិនិត្យការបិទ។

File closure procedures should also include document return and record retention. Under Code s54, client documents must be returned within 14 days of request, subject to limited exceptions. Under s56, records must generally be retained for seven years. Those duties are different from section 312A, but they usually arise at the same time.

បញ្ជីត្រួតពិនិត្យជាក់ស្តែងសម្រាប់អាជីវកម្មមួយអាចរួមមានជំហានទាំងនេះ៖

• confirm whether the representative is still recorded on the Department file
• submit the approved form to record that acting has ceased
• រក្សាទុកភស្តុតាងនៃការផ្ញើ ឬការដាក់ឯកសារក្នុងសំណុំឯកសារ
• ធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពកំណត់ត្រាឯកសារអតិថិជន និងស្ថានភាពករណីខាងក្នុង
• ប្រគល់ឯកសាររបស់អតិថិជនត្រឡប់វិញ នៅពេលដែលត្រូវការ
• រក្សាទុកសំណុំឯកសារឱ្យស្របតាម Code s56

For applicants comparing providers, it also helps to understand what proper engagement looks like. A registered migration agent should provide the consumer guide first under Code s38, set out a written agreement under s42, and explain fees clearly under s46. VisaBid’s consumer guide page និង ទំព័រស្នើសុំសម្រង់តម្លៃ ផ្តល់ចំណុចចាប់ផ្តើមដែលមានប្រយោជន៍សម្រាប់ប្រៀបធៀបអ្នកផ្តល់សេវាតាមដំណើរការ និងតម្លាភាព។

Why this matters for applicants and for representatives#

សម្រាប់អ្នកដាក់ពាក្យ បញ្ហាសំខាន់គឺការទំនាក់ទំនង។ នាយកដ្ឋានត្រូវការកំណត់ត្រាបច្ចុប្បន្ន និងត្រឹមត្រូវអំពីថានរណាកំពុងធ្វើសកម្មភាព និងកន្លែងដែលសេចក្តីជូនដំណឹងគួរត្រូវបានផ្ញើទៅ។ ប្រសិនបើកំណត់ត្រានោះខុស ការឆ្លើយឆ្លងសំខាន់ៗអាចមិនទៅដល់កន្លែងត្រឹមត្រូវនៅពេលត្រឹមត្រូវ។

សម្រាប់អ្នកតំណាង បញ្ហាគឺការអនុលោមតាមច្បាប់ និងការគ្រប់គ្រងហានិភ័យ។ ផ្នែក 312A មិនកំណត់ត្រឹមតែការចាប់ផ្តើមរឿងក្តីប៉ុណ្ណោះទេ។ វាក៏គ្របដណ្តប់ដល់ពេលដែល immigration assistance (ជំនួយអន្តោប្រវេសន៍) បញ្ចប់ផងដែរ។ ស្ថាប័នមួយដែលដោះស្រាយទម្រង់ចាប់ផ្តើម ប៉ុន្តែមិនអើពើទម្រង់បញ្ចប់ គឺកំពុងធ្វើការងារតែពាក់កណ្តាលប៉ុណ្ណោះ។

Accurate notification also reduces later disputes about responsibility. If a former representative remains on the Department file, there may be confusion about who was meant to receive a request or monitor a deadline. A prompt cessation notice helps create a clear line between the period of engagement and the period after it ended.

This is one reason careful consumers often compare more than price. Professional fees vary by complexity and by provider, and some firms charge fixed fees while others use stage billing. The useful comparison points are often clarity of scope, communication arrangements, and whether the provider follows the Code and basic process steps. VisaBid’s កម្មវិធីប៉ាន់ស្មានថ្លៃដើម និង guides library can help with that broader comparison.

Common questions#

តើខ្ញុំត្រូវផ្ញើ Form 956 ដែរឬទេ ប្រសិនបើភ្នាក់ងារឈប់តំណាងឱ្យខ្ញុំ?#

Form 956 is generally used to notify the Department both when immigration assistance starts and when it stops. Section 312A of the Migration Act 1958 covers both events, not just the first appointment. The Department file should show the current position so correspondence goes to the right place.

តើមានអ្វីកើតឡើង ប្រសិនបើ Department មិនត្រូវបានជូនដំណឹងថាតំណាងម្នាក់បានឈប់ធ្វើការតំណាង?#

The old representative may remain recorded as the person acting or receiving documents. That can lead to correspondence being sent to someone who is no longer monitoring the matter. In practice, this can create missed messages, confusion about responsibility and disputes about who was meant to respond.

Is Form 956 only for migration agents?#

No. The form can also be relevant for exempt persons who are permitted to give immigration assistance in the circumstances set out by the law, including certain Australian legal practitioners. Section 280 of the Migration Act 1958 restricts who can give immigration assistance in Australia.

តើ Form 956 ថ្មីពី agent ថ្មី អាចកែបញ្ហាចាស់ដោយស្វ័យប្រវត្តិបានទេ?#

A new appointment may update the Department’s current record, but good practice is not to rely on assumptions. Section 312A creates a duty to notify both the start and the end of immigration assistance. Practices usually manage this best by treating commencement and cessation as separate compliance steps.

---

អំពីមគ្គុទ្ទេសក៍នេះ។ នេះជាព័ត៌មានទូទៅអំពីរបៀបដែលដំណើរការមួយធ្វើការ​នៅអូស្ត្រាលី។ វាមិនមែនជា ជំនួយអន្តោប្រវេសន៍ (immigration assistance) ហើយក៏មិនមែនជាដំបូន្មានអំពីស្ថានភាពរបស់អ្នកទេ។ ក្រោមផ្នែក 280 នៃ Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au, ហើយពិនិត្យភ្នាក់ងារណាមួយនៅលើ OMARA register.