Form 956, section 312A, and telling the Department when you stop acting

Form 956 is the form the Department uses to record who is authorised to receive documents and act on an applicant’s behalf. Many practices remember to lodge it when they start acting, but forget the second half of the job: telling the Department when they stop acting. That second step is not just good file management, it is a statutory duty under section 312A of the Migration Act 1958.

What Form 956 does#

Form 956-এর নাম হলো Advice by a migration agent/exempt person of providing immigration assistance. It is used to tell the Department of Home Affairs that a registered migration agent, or an exempt person such as an Australian legal practitioner in the right circumstances, is giving immigration assistance in relation to a matter.

বাস্তবে, ফর্মটি দুটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ করে। এটি Department-কে জানায় কে কাজ করছে, এবং প্রতিনিধি যদি নথি গ্রহণের জন্য অনুমোদিত হন তবে চিঠিপত্র কোথায় পাঠাতে হবে তা নথিভুক্ত করে। এ কারণেই এটি দৈনন্দিন কেস পরিচালনায় প্রভাব ফেলে, যার মধ্যে আরও তথ্যের অনুরোধ, আমন্ত্রণ, নোটিফিকেশন এবং সিদ্ধান্ত অন্তর্ভুক্ত।

This article is about process only. Under section 280 of the Migration Act 1958, giving immigration assistance in Australia is restricted to registered migration agents and Australian legal practitioners. VisaBid is not a migration agent or law practice. This guide explains how the notification system works and why stopping acting must also be notified.

The legal duty under section 312A#

Section 312A of the Migration Act 1958 requires a person who gives immigration assistance in connection with a visa application, sponsorship, nomination, cancellation review matter and certain other migration matters to notify the Department in the approved form. The approved form for that purpose is generally Form 956.

একই অংশে সেই ব্যবস্থার সমাপ্তিও অন্তর্ভুক্ত আছে। যদি ব্যক্তি ওই বিষয়ের ক্ষেত্রে অভিবাসন সহায়তা দেওয়া বন্ধ করেন, তবে অনুমোদিত ফর্মে Department-কেও জানাতে হবে। বাস্তবে এই অংশটিই প্রায়ই বাদ পড়ে যায়।

That means there are two separate events to think about. The first is starting to act. The second is stopping acting, whether because the file finished, the client changed representative, the agreement ended, the representative withdrew, or the practice closed or transferred work.

এই বাধ্যবাধকতা professional conduct duties-এর পাশাপাশি থাকে। registered migration agent-দের জন্য Migration Agents Code of Conduct 2021-ও গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে written agreements, fees, record keeping এবং documents ফেরত দেওয়ার ক্ষেত্রে, যার মধ্যে s42, s46, s49, s54 এবং s56 আছে। Code এবং Act আলাদা কাজ করে, কিন্তু একটি matter-এর দৈনন্দিন পরিচালনায় তারা একসঙ্গে এসে মেলে।

When a representative usually lodges Form 956#

Lodging Form 956 when starting to act is routine. It usually happens at or around the time a visa application, nomination, sponsorship or other request is lodged, or shortly after a representative is engaged on an existing matter.

এই form সাধারণত ব্যবহার করা হয় যখন একজন registered migration agent আবেদন প্রস্তুত ও জমা দেওয়ার জন্য, Department-এর সঙ্গে যোগাযোগের জন্য, বা correspondence গ্রহণের জন্য নিয়োজিত হন। একজন প্রতিনিধি থেকে আরেকজন প্রতিনিধিতে পরিবর্তন হলেও এটি ব্যবহার করা যেতে পারে। সে ক্ষেত্রে, কে কাজ করছেন এবং কে নথি গ্রহণের অনুমোদনপ্রাপ্ত, সে বিষয়ে Department-এর একটি পরিষ্কার বর্তমান রেকর্ড প্রয়োজন।

পরিষ্কার রেকর্ড গুরুত্বপূর্ণ, কারণ Department সাধারণত ফাইলে যা আছে তার ভিত্তিতেই কাজ করে। কোনো পুরোনো প্রতিনিধি কাজ বন্ধ করার পরও যদি রেকর্ডে থেকে যান, তাহলে চিঠিপত্র ভুল ব্যক্তির কাছেই যেতে পারে। এতে সময়সীমা, অনুরোধ এবং নোটিশ নিয়ে বাস্তব সমস্যা তৈরি হতে পারে।

Before engaging any provider, it is sensible to confirm that they are properly registered or otherwise entitled to act. VisaBid has a simple operator check tool, and OMARA details can also be checked against the public register. A registered migration agent must also give the consumer guide before starting services under Code s38.

কাজ করা বন্ধ করা ঐচ্ছিক গুছিয়ে নেওয়ার বিষয় নয়#

কোনো প্রতিনিধি কাজ করা বন্ধ করেছেন—এ কথা Department-কে জানানোকে কখনও কখনও অতিরিক্ত admin কাজ হিসেবে ধরা হয়। তা নয়। section 312A অনুযায়ী, immigration assistance বন্ধ হয়েছে—এ কথা জানানো আইনি কাঠামোর অংশ।

This matters at the end of a file, but also during a live matter. A representative may stop acting because fees are unpaid, the client has moved to another adviser, the relationship has broken down, a conflict has arisen, or the representative is no longer able to continue. Whatever the reason, if immigration assistance has ceased in relation to the matter, the Department should be notified using the approved form.

Practices sometimes assume that closing the file internally is enough. It is not enough for Department records. The Department’s file may still show the representative as the authorised contact until a proper update is lodged.

আরও তথ্যের অনুরোধ, অভিপ্রায়ের নোটিশ, বা কোনো সিদ্ধান্ত যদি এমন একজন সাবেক প্রতিনিধির কাছে পাঠানো হয় যিনি আর ফাইলটি দেখছেন না, তাহলে বিষয়টি গুরুতর হতে পারে। তখন এটি শুধু প্রশাসনিক অসুবিধার বিষয় থাকে না। এতে চিঠিপত্র সময়মতো দেখা ও সে অনুযায়ী ব্যবস্থা নেওয়া প্রভাবিত হতে পারে।

Common situations where the cessation notice gets missed#

একটি সাধারণ সমস্যা হলো “matter completed” file। একটি practice application দাখিল করে, file নীরব হয়ে যায়, এবং staff অন্য কাজে চলে যায়। কয়েক মাস পরে, client সিদ্ধান্ত নেয় যে সে আর ওই practice-এর সঙ্গে এগোবে না, অথবা practice ধরে নেয় যে ভূমিকা স্বাভাবিকভাবেই শেষ হয়েছে, কিন্তু আনুষ্ঠানিক cessation notice পাঠানো হয় না।

Another common situation is a transfer between advisers. A new representative may send their own Form 956, but the former representative does not separately document that they have stopped acting. In some files the new appointment may solve the practical problem, but relying on that alone is not good process.

Practice restructures also create risk. If an agent leaves a firm, if files are sold, or if a sole practice closes, somebody still needs to check what the Department record shows for each active matter. Internal handover spreadsheets do not replace the notification required under section 312A.

There is also the difficult file, where services are terminated under the written agreement. Under Code s42, the services and terms should be set out in writing. If the arrangement ends before the matter ends, the Department record still needs attention.

ফার্ম ও এজেন্টদের জন্য ভালো চর্চা#

The safest approach is to treat Form 956 events as milestones in every file. There should be a recorded step for commencement of acting, and a separate recorded step for cessation of acting. This is as important as billing, file notes and document return.

For registered migration agents, the written agreement under Code s42 should make clear when services begin and when they end. Fee structure information under s46, invoices and receipts under s49, and handling of client money under s50 also help define the life of the retainer. When the retainer ends, the Department notification should be part of the closure checklist.

File closure procedures should also include document return and record retention. Under Code s54, client documents must be returned within 14 days of request, subject to limited exceptions. Under s56, records must generally be retained for seven years. Those duties are different from section 312A, but they usually arise at the same time.

একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য ব্যবহারিক চেকলিস্টে এই ধাপগুলো থাকতে পারে:

• confirm whether the representative is still recorded on the Department file
• submit the approved form to record that acting has ceased
• প্রেরণ বা lodgement-এর প্রমাণ নথিতে সংরক্ষণ করুন
• ক্লায়েন্ট ফাইল নোট এবং অভ্যন্তরীণ matter status আপডেট করুন
• return client documents where required
• Code s56 অনুযায়ী ফাইল সংরক্ষণ করুন

For applicants comparing providers, it also helps to understand what proper engagement looks like. A registered migration agent should provide the consumer guide first under Code s38, set out a written agreement under s42, and explain fees clearly under s46. VisaBid’s consumer guide page এবং quote request page প্রক্রিয়া ও স্বচ্ছতার ভিত্তিতে প্রদানকারীদের তুলনা করার জন্য একটি উপকারী শুরু দেয়।

Why this matters for applicants and for representatives#

For applicants, the main issue is communication. The Department needs a current and accurate record of who is acting and where notices should go. If that record is wrong, important correspondence may not reach the right place at the right time.

প্রতিনিধিদের জন্য বিষয়টি হলো compliance এবং risk control। Section 312A শুধু কোনো বিষয়ের শুরুতে সীমাবদ্ধ নয়। immigration assistance কখন শেষ হয়, সেই সময়টিও এটি অন্তর্ভুক্ত করে। যে practice commencement form সামলায় কিন্তু cessation form উপেক্ষা করে, সে আসলে কাজের অর্ধেকই করছে।

Accurate notification also reduces later disputes about responsibility. If a former representative remains on the Department file, there may be confusion about who was meant to receive a request or monitor a deadline. A prompt cessation notice helps create a clear line between the period of engagement and the period after it ended.

This is one reason careful consumers often compare more than price. Professional fees vary by complexity and by provider, and some firms charge fixed fees while others use stage billing. The useful comparison points are often clarity of scope, communication arrangements, and whether the provider follows the Code and basic process steps. VisaBid’s খরচের আনুমানিক হিসাবকারী এবং guides library can help with that broader comparison.

Common questions#

যদি কোনো এজেন্ট আমার জন্য কাজ করা বন্ধ করে, তাহলে কি আমাকে Form 956 পাঠাতে হবে?#

Form 956 is generally used to notify the Department both when immigration assistance starts and when it stops. Section 312A of the Migration Act 1958 covers both events, not just the first appointment. The Department file should show the current position so correspondence goes to the right place.

যদি Department-কে জানানো না হয় যে একজন প্রতিনিধি আর কাজ করছেন না, তাহলে কী হয়?#

The old representative may remain recorded as the person acting or receiving documents. That can lead to correspondence being sent to someone who is no longer monitoring the matter. In practice, this can create missed messages, confusion about responsibility and disputes about who was meant to respond.

Is Form 956 only for migration agents?#

No. The form can also be relevant for exempt persons who are permitted to give immigration assistance in the circumstances set out by the law, including certain Australian legal practitioners. Section 280 of the Migration Act 1958 restricts who can give immigration assistance in Australia.

নতুন এজেন্টের নতুন Form 956 কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরোনোটিকে ঠিক করে দেয়?#

A new appointment may update the Department’s current record, but good practice is not to rely on assumptions. Section 312A creates a duty to notify both the start and the end of immigration assistance. Practices usually manage this best by treating commencement and cessation as separate compliance steps.

---

এই guide সম্পর্কে। এটি Australia-তে একটি প্রক্রিয়া কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে সাধারণ তথ্য। এটি immigration assistance নয় এবং এটি আপনার পরিস্থিতি সম্পর্কে পরামর্শও নয়। section 280 অনুযায়ী Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au, and check any agent on the OMARA register.