Form 956, section 312A, and telling the Department when you stop acting

Le Form 956 est le formulaire que le Department utilise pour enregistrer qui est autorisé à recevoir des documents et à agir au nom d’un demandeur. De nombreux cabinets pensent à le déposer lorsqu’ils commencent à agir, mais oublient la seconde partie du travail : informer le Department lorsqu’ils cessent d’agir. Cette seconde étape n’est pas seulement une bonne gestion de dossier, c’est une obligation légale en vertu de l’article 312A du Migration Act 1958.

Ce que fait le Form 956#

Le Form 956 s’appelle Advice by a migration agent/exempt person of providing immigration assistance. It is used to tell the Department of Home Affairs that a registered migration agent, or an exempt person such as an Australian legal practitioner in the right circumstances, is giving immigration assistance in relation to a matter.

En pratique, le formulaire fait deux choses importantes. Il indique au Department qui agit, et il enregistre où la correspondance doit être envoyée si le représentant est autorisé à recevoir des documents. C’est pourquoi il affecte la gestion quotidienne du dossier, y compris les demandes d’informations supplémentaires, les invitations, les notifications et les décisions.

This article is about process only. Under section 280 of the Migration Act 1958, giving immigration assistance in Australia is restricted to registered migration agents and Australian legal practitioners. VisaBid is not a migration agent or law practice. This guide explains how the notification system works and why stopping acting must also be notified.

The legal duty under section 312A#

Section 312A of the Migration Act 1958 requires a person who gives immigration assistance in connection with a visa application, sponsorship, nomination, cancellation review matter and certain other migration matters to notify the Department in the approved form. The approved form for that purpose is generally Form 956.

La même section couvre aussi la fin de cet arrangement. Si la personne cesse de fournir une assistance en immigration (immigration assistance) concernant l’affaire, le Department doit aussi en être informé au moyen du formulaire approuvé. C’est la partie qui est souvent manquée en pratique.

That means there are two separate events to think about. The first is starting to act. The second is stopping acting, whether because the file finished, the client changed representative, the agreement ended, the representative withdrew, or the practice closed or transferred work.

Cette obligation s’ajoute aux devoirs de conduite professionnelle. Pour les agents de migration enregistrés, le Migration Agents Code of Conduct 2021 compte aussi, surtout pour les accords écrits, les frais, la tenue des dossiers et la restitution des documents, y compris s42, s46, s49, s54 et s56. Le Code et la Loi ont des rôles différents, mais ils se rejoignent dans la gestion quotidienne d’un dossier.

When a representative usually lodges Form 956#

Lodging Form 956 when starting to act is routine. It usually happens at or around the time a visa application, nomination, sponsorship or other request is lodged, or shortly after a representative is engaged on an existing matter.

Le formulaire est couramment utilisé lorsqu’un agent d’immigration enregistré est désigné pour préparer et déposer une demande, communiquer avec le Department, ou recevoir la correspondance. Il peut aussi être utilisé en cas de changement de représentant. Dans ce cas, le Department a besoin d’un dossier actuel clair indiquant qui agit et qui est autorisé à recevoir les documents.

Un dossier propre est important parce que le Department travaille généralement à partir de ce qui figure au dossier. Si un ancien représentant reste enregistré après avoir cessé d’agir, la correspondance peut continuer à être envoyée à la mauvaise personne. Cela peut créer des problèmes pratiques avec les délais, les demandes et les notifications.

Before engaging any provider, it is sensible to confirm that they are properly registered or otherwise entitled to act. VisaBid has a simple operator check tool, and OMARA details can also be checked against the public register. A registered migration agent must also give the consumer guide before starting services under Code s38.

Cesser d’agir n’est pas une simple formalité administrative facultative#

Le fait d’informer le Department qu’un représentant a cessé d’agir est parfois traité comme un simple supplément administratif. Ce n’est pas le cas. En vertu de l’article 312A, notifier que l’assistance en immigration a cessé fait partie du cadre juridique.

Cela compte à la fin d’un dossier, mais aussi pendant qu’une affaire est en cours. Un représentant peut cesser d’agir parce que les frais ne sont pas payés, que le client est passé à un autre conseiller, que la relation s’est détériorée, qu’un conflit est apparu, ou que le représentant n’est plus en mesure de continuer. Quelle qu’en soit la raison, si l’assistance en immigration a cessé pour cette affaire, le Department doit en être informé au moyen du formulaire approuvé.

Practices sometimes assume that closing the file internally is enough. It is not enough for Department records. The Department’s file may still show the representative as the authorised contact until a proper update is lodged.

Cela peut devenir grave si une demande d’informations supplémentaires, un avis d’intention ou une décision est envoyé à un ancien représentant qui ne surveille plus le dossier. Le problème devient alors plus qu’un simple désagrément administratif. Cela peut affecter le fait que la correspondance soit vue et traitée à temps.

Situations courantes où l'avis de cessation n'est pas vu#

Un problème fréquent est le dossier « matter completed ». Un cabinet dépose une demande, puis le dossier devient inactif et le personnel passe à autre chose. Des mois plus tard, le client décide de ne pas continuer avec ce cabinet, ou le cabinet suppose que son rôle a naturellement pris fin, mais aucun avis formel de cessation n’est envoyé.

Another common situation is a transfer between advisers. A new representative may send their own Form 956, but the former representative does not separately document that they have stopped acting. In some files the new appointment may solve the practical problem, but relying on that alone is not good process.

Les restructurations de cabinet créent aussi des risques. Si un agent quitte un cabinet, si des dossiers sont vendus, ou si un cabinet individuel ferme, quelqu’un doit quand même vérifier ce que montre le dossier du Department pour chaque affaire active. Les tableaux de transfert internes ne remplacent pas la notification exigée en vertu de la section 312A.

There is also the difficult file, where services are terminated under the written agreement. Under Code s42, the services and terms should be set out in writing. If the arrangement ends before the matter ends, the Department record still needs attention.

Bonnes pratiques pour les cabinets et les agents#

The safest approach is to treat Form 956 events as milestones in every file. There should be a recorded step for commencement of acting, and a separate recorded step for cessation of acting. This is as important as billing, file notes and document return.

Pour les agents de migration enregistrés, l’accord écrit prévu par le Code s42 doit indiquer clairement quand les services commencent et quand ils se terminent. Les informations sur la structure des frais prévues par s46, les factures et reçus prévus par s49, et la gestion de l’argent du client prévue par s50 aident aussi à définir la durée du mandat. Lorsque le mandat prend fin, la notification au Department devrait faire partie de la liste de vérification de clôture.

File closure procedures should also include document return and record retention. Under Code s54, client documents must be returned within 14 days of request, subject to limited exceptions. Under s56, records must generally be retained for seven years. Those duties are different from section 312A, but they usually arise at the same time.

Une liste de contrôle pratique pour un cabinet pourrait inclure les étapes suivantes :

• confirm whether the representative is still recorded on the Department file
• submit the approved form to record that acting has ceased
• conserver au dossier une preuve de transmission ou de dépôt
• mettre à jour la note du dossier client et le statut interne du dossier
• rendre les documents du client lorsque requis
• conserver le dossier conformément à l’article 56 du Code

For applicants comparing providers, it also helps to understand what proper engagement looks like. A registered migration agent should provide the consumer guide first under Code s38, set out a written agreement under s42, and explain fees clearly under s46. VisaBid’s consumer guide page et page de demande de devis donner un point de départ utile pour comparer les prestataires sur le processus et la transparence.

Why this matters for applicants and for representatives#

Pour les demandeurs, le principal problème est la communication. Le Department a besoin d’un dossier actuel et exact indiquant qui agit et où les notifications doivent être envoyées. Si ce dossier est erroné, une correspondance importante peut ne pas parvenir au bon endroit au bon moment.

Pour les représentants, la question est celle de la conformité et du contrôle des risques. La section 312A ne se limite pas au début d’un dossier. Elle couvre aussi le moment où l’assistance en immigration prend fin. Un cabinet qui gère le formulaire de commencement mais ignore le formulaire de cessation ne fait que la moitié du travail.

Accurate notification also reduces later disputes about responsibility. If a former representative remains on the Department file, there may be confusion about who was meant to receive a request or monitor a deadline. A prompt cessation notice helps create a clear line between the period of engagement and the period after it ended.

This is one reason careful consumers often compare more than price. Professional fees vary by complexity and by provider, and some firms charge fixed fees while others use stage billing. The useful comparison points are often clarity of scope, communication arrangements, and whether the provider follows the Code and basic process steps. VisaBid’s estimateur de coûts et guides library can help with that broader comparison.

Common questions#

Dois-je envoyer le Form 956 si un agent cesse d’agir pour moi ?#

Form 956 is generally used to notify the Department both when immigration assistance starts and when it stops. Section 312A of the Migration Act 1958 covers both events, not just the first appointment. The Department file should show the current position so correspondence goes to the right place.

Que se passe-t-il si le Department n’est pas informé qu’un représentant a cessé d’agir ?#

The old representative may remain recorded as the person acting or receiving documents. That can lead to correspondence being sent to someone who is no longer monitoring the matter. In practice, this can create missed messages, confusion about responsibility and disputes about who was meant to respond.

Is Form 956 only for migration agents?#

No. The form can also be relevant for exempt persons who are permitted to give immigration assistance in the circumstances set out by the law, including certain Australian legal practitioners. Section 280 of the Migration Act 1958 restricts who can give immigration assistance in Australia.

Un nouveau Form 956 d'un nouvel agent corrige-t-il automatiquement l'ancien ?#

A new appointment may update the Department’s current record, but good practice is not to rely on assumptions. Section 312A creates a duty to notify both the start and the end of immigration assistance. Practices usually manage this best by treating commencement and cessation as separate compliance steps.

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À propos de ce guide. Il s’agit d’informations générales sur le fonctionnement d’une procédure en Australie. Ce n’est pas une assistance en immigration et ce n’est pas un conseil sur votre situation. En vertu de l’article 280 de la Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au, et vérifiez tout agent sur le registre OMARA (Office of the Migration Agents Registration Authority).