Cuando su agente deja de responder

Cuando un migration agent deja de responder, el estrés normalmente viene de no saber qué ha pasado. La solicitud puede seguir avanzando, o puede estar esperando algo importante, pero sin actualizaciones es difícil saberlo. El primer paso es pasar de llamadas telefónicas y promesas verbales a un registro escrito claro.

Empiece por el estándar de servicio que se supone que el agente debe cumplir#

Los agentes de migración registrados deben seguir el Migration Agents Code of Conduct 2021. La sección 45 dice que un agente debe mantener al cliente debidamente informado y dar asesoramiento oportuno sobre el progreso de un asunto.

Eso no significa que un agente tenga que responder al instante a cada mensaje. Sí significa que debe haber una comunicación razonable, actualizaciones sobre pasos importantes y respuestas dentro de un plazo sensato. Si han pasado semanas sin respuesta, o los plazos están cerca y no se ha dado ninguna actualización, es sensato empezar a documentar el problema.

Antes de hacer cualquier otra cosa, reúna los documentos clave. Eso normalmente incluye el acuerdo escrito de servicios, facturas, recibos, Form 956 si se firmó, correos electrónicos, mensajes de texto y cualquier captura de pantalla que muestre intentos de contactar al agente. El acuerdo por escrito importa porque el Code también exige un contrato por escrito, véase s42, y la estructura de honorarios debería haberse explicado por escrito, véase s46.

Si la persona no es un registered migration agent ni un Australian legal practitioner, hay un asunto aparte. Prestar asistencia migratoria en Australia sin estar debidamente autorizado puede incumplir s280 de la Migration Act 1958, y cobrar por ello puede plantear problemas bajo s281. Se puede hacer una comprobación rápida antes de dedicar más tiempo al seguimiento, vea Verifique a un operador.

Envíe una solicitud por escrito y establezca un plazo claro#

Si el contacto ha sido solo por teléfono, páselo a escrito de inmediato. El correo electrónico suele ser la opción más simple porque crea un registro con fecha. Si los correos rebotan o no reciben respuesta, un mensaje de texto y una carta enviada a la dirección comercial pueden ayudar a demostrar que se intentó el contacto por más de un canal.

El mensaje debe ser práctico y específico. Debe pedir una actualización del estado, copias de cualquier correspondencia reciente del Department, confirmación de cualquier plazo y un momento para el cual se espera una respuesta. Un plazo corto suele ser mejor que una solicitud abierta, por ejemplo pedir una respuesta dentro de cinco días hábiles.

El objetivo del plazo no es amenazar. Es crear un siguiente paso claro. Si hay una razón genuina para la demora, una respuesta profesional normalmente debería explicarla y decir cuándo se proporcionará una actualización completa.

También ayuda hacer preguntas directas y objetivas. Algunos ejemplos incluyen si la solicitud ha sido presentada, la fecha de presentación, el número de referencia de la transacción si está disponible, si se ha recibido alguna solicitud de información adicional y si el Department ha enviado alguna notificación. Estas son preguntas sobre el proceso, no preguntas de asesoramiento jurídico.

Si se ha pagado dinero, pida una cuenta detallada si todavía no se la han proporcionado. Conforme a s49 del Code, un agente debe entregar facturas y recibos adecuados. Si los fondos se mantuvieron en una cuenta de cliente, s50 también es pertinente.

Revise la solicitud usted mismo a través de ImmiAccount#

Un agente en silencio no siempre significa que no ha pasado nada. Muchos solicitantes pueden verificar el progreso básico revisando directamente el sistema del Department. Si el acceso se configuró desde el principio, ImmiAccount puede mostrar si se ha presentado una solicitud, si se han pedido exámenes médicos o biometría, y si el Department ha enviado mensajes.

El acceso depende de cómo se preparó y presentó la solicitud. A veces el solicitante tiene su propio acceso de ImmiAccount y el agente está vinculado como destinatario autorizado mediante el Form 956. En otros casos, la solicitud puede haberse presentado a través de la cuenta del agente, lo que puede hacer que la visibilidad sea más limitada.

Si se utilizó Form 956, conviene comprobar si los datos del destinatario autorizado están actualizados. Form 956 es el formulario utilizado para designar o finalizar a un destinatario autorizado o agente migratorio, y es importante porque el Department puede enviar correspondencia a la persona indicada allí. El marco legal de esto se sitúa junto a s312A de la Migration Act, que reconoce formularios aprobados como Form 956.

Revisar ImmiAccount no sustituye la comunicación profesional. Es simplemente una forma de confirmar hechos básicos. Si el sistema muestra una solicitud del Department con una fecha límite, esa es información importante que debe tener antes de decidir qué hacer después.

Guarda capturas de pantalla de lo que aparece en la cuenta. Si más adelante hace falta presentar una queja, una captura con fecha puede ayudar a mostrar si una solicitud o aviso era visible y cuándo se vio.

Si todavía no hay respuesta, presente una queja formal#

Cuando vence el plazo de la solicitud por escrito sin una respuesta adecuada, el siguiente paso es una queja formal. Empiece por la propia empresa si hay un gerente de práctica, director o agente migratorio principal. Algunos problemas se deben a ausencia de personal, rotación o desorganización, y una queja interna puede hacer que el expediente avance rápidamente.

Si el problema es con un registered migration agent, también se puede presentar una queja a través de la vía oficial de quejas. VisaBid tiene un resumen en lenguaje claro en nuestra guía de quejas. Una queja es más útil cuando está organizada en torno a documentos y fechas, en lugar de afirmaciones generales sobre mal servicio.

La queja puede exponer la cronología: cuándo se firmó el acuerdo, qué honorarios se pagaron, cuándo se recibió la última actualización, cuántos intentos se hicieron para contactar y qué plazos pueden verse afectados ahora. Adjunte copias del acuerdo, registros de pago y la solicitud escrita no respondida.

Cuando corresponda, consulte las secciones del Código que tratan la conducta en cuestión. Para problemas de comunicación, s45 es el punto de partida más evidente. Según los hechos, también pueden importar s42 sobre el acuerdo escrito, s46 sobre la estructura de honorarios, s49 sobre facturas y recibos, y s54 sobre la devolución de documentos dentro de 14 días.

Una queja se refiere a la conducta, no al resultado de la solicitud de visa. El hecho de que una solicitud se retrase o sea rechazada no prueba por sí solo una mala conducta. El enfoque es si el agente se comunicó correctamente, manejó el dinero correctamente y trató los documentos y la autorización correctamente.

Sustituir al agente sin perder el control del expediente#

A veces la relación puede repararse después de una queja o de una solicitud firme por escrito. A veces no. Si la confianza se ha roto, la pregunta práctica pasa a ser cómo cambiar de representante sin perder acceso a los documentos ni dejar pasar un plazo del Department.

La primera cuestión es el control de los documentos. Según s54 del Código, un agente debe devolver los documentos al cliente dentro de 14 días desde que se le soliciten, sujeto a excepciones limitadas. Eso puede incluir pasaportes, documentos de identidad y otros originales. El agente puede conservar copias para el mantenimiento de registros, y según s56 debe conservar ciertos registros durante siete años.

La segunda cuestión es la autoridad para tratar con el Department. Si se designa a un agente diferente, normalmente se usa un nuevo Form 956 para que el Department sepa quién está autorizado para recibir correspondencia. Si una designación termina y no se nombra de inmediato a un nuevo representante, es importante que el Department tenga los datos de contacto actualizados del solicitante.

La tercera cuestión son los honorarios. Los agentes suelen cobrar honorarios fijos, por etapas o por hora. Un agente de reemplazo puede cobrar por revisar el expediente antes de cotizar trabajo futuro, especialmente si necesita evaluar qué ya se ha presentado y si hay solicitudes pendientes. Los honorarios profesionales generales varían mucho, por lo que puede ser útil comparar cotizaciones desglosadas lado a lado a través de página de publicación de VisaBid o use el estimador de costos para expectativas generales.

Un agente de reemplazo no es automáticamente responsable de arreglar todo lo anterior. En la práctica, normalmente necesita el expediente completo, el acuerdo por escrito, el historial de pagos, la correspondencia del Department y los datos de acceso antes de poder explicar el alcance de su trabajo y sus honorarios.

Proteja los plazos y evite nuevos problemas mientras el expediente está en suspenso#

El mayor riesgo práctico cuando un agente desaparece es perder un plazo. Las solicitudes del Departamento suelen venir con una fecha fijada, y no cumplir esa fecha puede crear problemas graves para el proceso de la solicitud. Incluso mientras espera que el agente responda, es sensato vigilar cualquier mensaje directo del Departamento y mantener actualizados los datos de contacto.

Otro riesgo es actuar por pánico. Cuando la comunicación se ha roto, a veces las personas recurren a asesores no registrados, amigos o plantillas en línea para pedir ayuda. La immigration assistance en Australia es un servicio regulado, y la asistencia no registrada puede plantear cuestiones legales en virtud de s280 y s281 de la Migration Act.

La exactitud también importa. La información falsa o engañosa, o los documentos que no son genuinos, pueden causar problemas graves bajo s234 o s245AR de la Migration Act, y Public Interest Criterion 4020 también puede ser relevante en algunos casos. Esa es una razón por la que el control del expediente y los registros adecuados importan tanto durante una transferencia.

Si hay tiempo para hacer una pausa, lea el Guía del consumidor y compárelo con lo que ocurrió. La guía explica lo que se espera que un agente migratorio registrado proporcione al inicio de un asunto, incluidos acuerdos claros, información sobre honorarios y estándares de comunicación.

Preguntas comunes#

Mi agente de migración no responde, ¿cuánto tiempo debo esperar?#

No hay un número fijo de días en el Código para cada respuesta. El punto clave en s45 es que un cliente debe mantenerse debidamente informado y recibir asesoramiento oportuno sobre el progreso del asunto. Si ha habido silencio durante semanas, o se acerca un plazo del Department, es sensato enviar una solicitud por escrito con un plazo corto y firme.

¿Puedo revisar mi solicitud de visa sin mi agente?#

En muchos casos, el progreso básico puede revisarse a través de ImmiAccount, especialmente si el solicitante tiene acceso directo o recibe mensajes del Departamento. La visibilidad depende de cómo se presentó la solicitud y de si existe una designación mediante Form 956. Es útil guardar capturas de pantalla de cualquier solicitud, aviso o actualización de estado.

¿Cómo presento una queja sobre un registered migration agent en Australia?#

Empiece por presentar una queja por escrito a la empresa y pedir una respuesta para una fecha determinada. Si el problema no se resuelve, use la vía formal de quejas e incluya el acuerdo, facturas, recibos, correos electrónicos y una cronología de los intentos de contacto sin respuesta. Las quejas son más sólidas cuando señalan conductas específicas, como fallas de comunicación según s45 o demoras según s54 en la devolución de documentos.

¿Puedo cambiar de agente de migración después de que se presente mi solicitud?#

Una solicitud presentada normalmente puede continuar con un representante diferente si se actualizan las autorizaciones. En la práctica, el traspaso suele implicar recuperar los documentos del expediente, revisar cualquier plazo del Department y presentar un nuevo Form 956 si se nombra a un nuevo representante. La obligación del agente saliente de devolver documentos dentro de 14 días puede ser relevante según s54.

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Sobre esta guía. Esta es información general sobre cómo funciona un proceso en Australia. No es immigration assistance y no es asesoramiento sobre su situación. Según la sección 280 de la Migration Act 1958 solo un agente de migración registrado o un Australian legal practitioner puede darle eso. Los cargos del gobierno se indexan y la mayoría cambian el 1 July, así que verifique cualquier cifra en immi.homeaffairs.gov.au, y verifique cualquier agente en el registro de OMARA (autoridad de registro de agentes migratorios).