Saat agen Anda berhenti merespons

Ketika agen migrasi menjadi tidak responsif, stres biasanya datang dari tidak mengetahui apa yang telah terjadi. Permohonan mungkin masih berjalan, atau mungkin sedang menunggu sesuatu yang penting, tetapi tanpa pembaruan sulit untuk mengetahuinya. Langkah pertama adalah beralih dari panggilan telepon dan janji lisan ke catatan tertulis yang jelas.

Mulailah dengan standar layanan yang seharusnya dipenuhi oleh agen tersebut#

Agen migrasi terdaftar harus mematuhi Migration Agents Code of Conduct 2021. Bagian 45 menyatakan bahwa seorang agen harus menjaga agar klien mendapat informasi yang semestinya dan memberikan nasihat tepat waktu tentang perkembangan suatu perkara.

Itu tidak berarti agen harus membalas setiap pesan seketika. Itu berarti harus ada komunikasi yang wajar, pembaruan tentang langkah-langkah penting, dan tanggapan dalam waktu yang masuk akal. Jika sudah berlalu berminggu-minggu tanpa balasan, atau tenggat waktu sudah dekat dan belum ada pembaruan, masuk akal untuk mulai mendokumentasikan masalah tersebut.

Sebelum melakukan hal lain, kumpulkan dokumen-dokumen utama. Itu biasanya mencakup perjanjian layanan tertulis, faktur, kuitansi, Form 956 jika ditandatangani, email, pesan teks, dan tangkapan layar yang menunjukkan upaya untuk menghubungi agen. Perjanjian tertulis penting karena Code juga mensyaratkan kontrak tertulis, lihat s42, dan struktur biaya seharusnya telah dijelaskan secara tertulis, lihat s46.

Jika orang tersebut bukan registered migration agent atau Australian legal practitioner, ada masalah terpisah. Memberikan immigration assistance di Australia tanpa wewenang yang semestinya dapat melanggar s280 dari Migration Act 1958, dan mengenakan biaya untuk itu dapat menimbulkan masalah s281. Pemeriksaan cepat dapat dilakukan sebelum menghabiskan lebih banyak waktu untuk tindak lanjut, lihat Periksa operator.

Kirim permintaan tertulis dan tetapkan tenggat yang jelas#

Jika kontak hanya melalui telepon, segera ubah menjadi tertulis. Email biasanya pilihan paling sederhana karena membuat catatan bertanggal. Jika email memantul kembali atau tidak dijawab, pesan teks dan surat yang dikirim ke alamat bisnis dapat membantu menunjukkan bahwa upaya kontak telah dilakukan melalui lebih dari satu saluran.

Pesannya harus praktis dan spesifik. Pesan itu harus meminta pembaruan status, salinan korespondensi terbaru dari Department, konfirmasi tenggat waktu apa pun, dan waktu kapan balasan diharapkan. Tenggat waktu yang singkat biasanya lebih baik daripada permintaan tanpa batas waktu, misalnya meminta tanggapan dalam lima hari kerja.

Tujuan tenggat waktu bukan untuk mengancam. Tujuannya adalah untuk membuat langkah berikutnya yang jelas. Jika ada alasan keterlambatan yang sungguh-sungguh, tanggapan profesional biasanya harus menjelaskannya dan menyatakan kapan pembaruan lengkap akan diberikan.

Ini juga membantu untuk mengajukan pertanyaan faktual yang langsung. Contohnya termasuk apakah permohonan sudah diajukan, tanggal pengajuan, nomor referensi transaksi jika tersedia, apakah ada permintaan informasi tambahan yang telah diterima, dan apakah Department telah mengirim pemberitahuan apa pun. Ini adalah pertanyaan proses, bukan pertanyaan nasihat hukum.

Jika uang telah dibayar, minta rincian tagihan jika belum diberikan. Berdasarkan s49 dari Code, agen harus memberikan faktur dan tanda terima yang benar. Jika dana disimpan dalam akun klien, s50 juga relevan.

Periksa sendiri permohonannya melalui ImmiAccount#

Agen yang diam tidak selalu berarti tidak ada yang terjadi. Banyak pemohon dapat memeriksa perkembangan dasar dengan mengecek sistem Department secara langsung. Jika akses sudah disiapkan sejak awal, ImmiAccount mungkin menunjukkan apakah permohonan telah diajukan, apakah pemeriksaan kesehatan atau biometrik telah diminta, dan apakah Department telah mengirim pesan.

Akses bergantung pada bagaimana permohonan disiapkan dan diajukan. Terkadang pemohon memiliki login ImmiAccount sendiri dan agen ditautkan sebagai penerima resmi melalui Form 956. Dalam kasus lain, permohonan mungkin diajukan melalui akun agen, yang dapat membuat visibilitas lebih terbatas.

Jika Form 956 digunakan, ada baiknya memeriksa apakah rincian penerima resmi masih berlaku. Form 956 adalah formulir yang digunakan untuk menunjuk atau mengakhiri penerima resmi atau agen migrasi, dan ini penting karena Department dapat mengirim korespondensi kepada orang yang tercantum di sana. Kerangka hukum untuk ini berjalan berdampingan dengan s312A dari Migration Act, yang mengakui formulir yang disetujui seperti Form 956.

Memeriksa ImmiAccount tidak menggantikan komunikasi profesional. Ini hanya cara untuk mengonfirmasi fakta dasar. Jika sistem menunjukkan permintaan dari Department dengan tenggat waktu, itu adalah informasi penting yang perlu diketahui sebelum memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Simpan tangkapan layar dari apa yang muncul di akun. Jika pengaduan kemudian perlu dibuat, tangkapan layar bertanggal dapat membantu menunjukkan apakah suatu permintaan atau pemberitahuan terlihat dan kapan itu terlihat.

Jika masih tidak ada balasan, ajukan keluhan resmi#

Ketika tenggat permintaan tertulis lewat tanpa tanggapan yang semestinya, langkah berikutnya adalah keluhan resmi. Mulailah dengan bisnis itu sendiri jika ada manajer praktik, direktur, atau agen migrasi utama. Beberapa masalah disebabkan oleh ketidakhadiran staf, pergantian staf, atau ketidakteraturan, dan keluhan internal dapat membuat berkas bergerak cepat.

Jika masalahnya terkait agen migrasi terdaftar, pengaduan juga dapat diajukan melalui jalur pengaduan resmi. VisaBid memiliki ringkasan dengan bahasa sederhana di panduan pengaduan kami. Keluhan lebih berguna jika disusun berdasarkan dokumen dan tanggal, bukan pernyataan umum tentang layanan yang buruk.

Pengaduan dapat menjelaskan urutan waktunya: kapan perjanjian ditandatangani, biaya apa yang dibayar, kapan pembaruan terakhir diterima, berapa kali upaya dilakukan untuk menghubungi, dan tenggat waktu apa yang sekarang mungkin terpengaruh. Lampirkan salinan perjanjian, catatan pembayaran, dan permintaan tertulis yang tidak dijawab.

Jika relevan, rujuk ke bagian-bagian Kode yang menangani perilaku yang dipersoalkan. Untuk masalah komunikasi, s45 adalah titik awal yang jelas. Tergantung pada faktanya, s42 tentang perjanjian tertulis, s46 tentang struktur biaya, s49 tentang faktur dan tanda terima, serta s54 tentang pengembalian dokumen dalam 14 hari juga dapat relevan.

Pengaduan berkaitan dengan perilaku, bukan hasil permohonan visa. Fakta bahwa suatu permohonan tertunda atau ditolak tidak dengan sendirinya membuktikan adanya pelanggaran. Fokusnya adalah apakah agen berkomunikasi dengan benar, menangani uang dengan benar, dan menangani dokumen serta kewenangan dengan benar.

Mengganti agen tanpa kehilangan kendali atas berkas#

Terkadang hubungan itu dapat diperbaiki setelah keluhan atau permintaan tertulis yang tegas. Terkadang tidak bisa. Jika kepercayaan telah rusak, pertanyaan praktisnya menjadi bagaimana mengganti perwakilan tanpa kehilangan akses ke dokumen atau melewatkan tenggat waktu Department.

Masalah pertama adalah kendali atas dokumen. Berdasarkan s54 dari Kode, seorang agent harus mengembalikan dokumen kepada klien dalam 14 hari setelah diminta, dengan pengecualian terbatas. Ini dapat mencakup paspor, dokumen identitas, dan dokumen asli lainnya. Agent tersebut boleh menyimpan salinan untuk pencatatan, dan berdasarkan s56 mereka harus menyimpan catatan tertentu selama tujuh tahun.

Masalah kedua adalah kewenangan untuk berurusan dengan Department. Jika agen yang berbeda ditunjuk, Form 956 baru biasanya digunakan agar Department mengetahui siapa yang berwenang menerima korespondensi. Jika suatu penunjukan diakhiri dan tidak ada perwakilan baru yang segera ditetapkan, penting agar Department memiliki detail kontak pemohon yang terbaru.

Masalah ketiga adalah biaya. Agen sering mengenakan biaya tetap, biaya bertahap, atau tarif per jam. Agen pengganti dapat mengenakan biaya untuk meninjau berkas sebelum memberikan penawaran untuk pekerjaan selanjutnya, terutama jika mereka perlu menilai apa yang sudah diajukan dan apakah ada permintaan yang masih tertunda. Biaya profesional umum sangat bervariasi, jadi akan membantu untuk membandingkan penawaran terperinci secara berdampingan melalui halaman posting VisaBid atau gunakan perkiraan biaya untuk gambaran umum yang luas.

Agen pengganti tidak otomatis bertanggung jawab untuk memperbaiki semua hal yang terjadi sebelumnya. Dalam praktiknya, mereka biasanya memerlukan seluruh berkas, perjanjian tertulis, riwayat pembayaran, korespondensi Department, dan rincian akses sebelum mereka dapat menjelaskan ruang lingkup pekerjaan dan biaya mereka.

Lindungi tenggat waktu dan hindari masalah baru saat berkas dalam ketidakpastian#

Risiko praktis terbesar ketika seorang agen menghilang adalah tenggat waktu yang terlewat. Permintaan dari Department sering datang dengan tanggal yang ditetapkan, dan melewatkan tanggal itu dapat menimbulkan masalah serius bagi proses permohonan. Bahkan saat masih menunggu agen merespons, masuk akal untuk memantau pesan langsung apa pun dari Department dan menjaga detail kontak tetap terbaru.

Risiko lain adalah tindakan yang didorong kepanikan. Ketika komunikasi telah rusak, orang kadang beralih ke penasihat tidak terdaftar, teman, atau templat online untuk bantuan. Bantuan imigrasi (immigration assistance) di Australia adalah layanan yang diatur, dan bantuan tidak terdaftar dapat menimbulkan masalah hukum berdasarkan s280 dan s281 dari Migration Act.

Akurasi juga penting. Informasi yang salah atau menyesatkan, atau dokumen yang tidak asli, dapat menimbulkan masalah besar berdasarkan s234 atau s245AR of the Migration Act, dan Public Interest Criterion 4020 juga dapat menjadi relevan dalam beberapa kasus. Itu salah satu alasan mengapa pengendalian berkas dan catatan yang benar sangat penting selama serah terima.

Jika ada waktu untuk berhenti sejenak, bacalah Panduan Konsumen dan bandingkan dengan apa yang terjadi. Panduan ini menjelaskan apa yang diharapkan untuk diberikan oleh agen migrasi terdaftar pada awal suatu urusan, termasuk perjanjian yang jelas, informasi biaya, dan standar komunikasi.

Pertanyaan umum#

Agen migrasi saya tidak membalas, berapa lama saya harus menunggu?#

Tidak ada jumlah hari yang tetap dalam Kode untuk setiap balasan. Poin utama dalam s45 adalah bahwa klien harus tetap diberi informasi dengan semestinya dan diberi nasihat tepat waktu tentang perkembangan perkara. Jika sudah berminggu-minggu tidak ada kabar, atau tenggat Department sudah dekat, masuk akal untuk mengirim permintaan tertulis dengan tenggat singkat yang tegas.

Bisakah saya memeriksa permohonan visa saya tanpa agen saya?#

Dalam banyak kasus, perkembangan dasar dapat diperiksa melalui ImmiAccount, terutama jika pemohon memiliki akses langsung atau menerima pesan dari Department. Tingkat visibilitas bergantung pada bagaimana permohonan diajukan dan apakah penunjukan Form 956 berlaku. Tangkapan layar atas setiap permintaan, pemberitahuan, atau pembaruan status berguna untuk disimpan.

Bagaimana saya mengajukan keluhan tentang registered migration agent di Australia?#

Mulailah dengan membuat keluhan tertulis kepada bisnis tersebut dan meminta tanggapan pada tanggal yang ditetapkan. Jika masalahnya tidak terselesaikan, gunakan jalur keluhan formal dan sertakan perjanjian, faktur, tanda terima, email, dan linimasa upaya kontak yang tidak dijawab. Keluhan lebih kuat ketika menunjuk pada perilaku tertentu, seperti kegagalan komunikasi s45 atau keterlambatan s54 dalam mengembalikan dokumen.

Bisakah saya mengganti migration agent setelah permohonan saya diajukan?#

Permohonan yang sudah diajukan biasanya dapat dilanjutkan dengan perwakilan yang berbeda jika pengaturan kewenangan diperbarui. Dalam praktiknya, serah terima sering melibatkan pengambilan kembali dokumen berkas, memeriksa tenggat waktu Department, dan mengajukan Form 956 baru jika perwakilan baru ditunjuk. Kewajiban agen sebelumnya untuk mengembalikan dokumen dalam 14 hari dapat relevan berdasarkan s54.

---

Tentang panduan ini. Ini adalah informasi umum tentang bagaimana suatu proses bekerja di Australia. Ini bukan immigration assistance dan ini bukan nasihat tentang situasi Anda. Berdasarkan section 280 dari Migration Act 1958 hanya registered migration agent atau Australian legal practitioner yang dapat memberi Anda itu. Biaya pemerintah diindeks dan sebagian besar berubah pada 1 July, jadi periksa angka apa pun di immi.homeaffairs.gov.au, dan periksa agen mana pun di register OMARA.