Cambiar de agente de migración a mitad de la solicitud

Cambiar de agente migratorio durante un asunto de visa activo está permitido. Los principales riesgos son prácticos: que se pierda una fecha de respuesta, que no esté claro el acceso a los documentos, o que el dinero retenido en una cuenta de cliente no esté debidamente contabilizado. Una transferencia ordenada normalmente se reduce a tres cosas: terminar la designación anterior por escrito, designar al nuevo representante en el Form 956 y comprobar quién tiene el expediente, los plazos y cualquier dinero del cliente.

Puede cambiar de representante durante una solicitud#

Una solicitud de visa no pertenece al agente migratorio. Pertenece al solicitante, y se puede cambiar de representante mientras el asunto está en curso.

El Department reconoce los nombramientos de agentes migratorios y profesionales del derecho mediante Form 956, conforme a Migration Act 1958 s312A. Cuando se presenta un nuevo Form 956, se informa al Department quién está autorizado para recibir correspondencia y actuar como la persona designada a partir de ese momento.

Esto es aparte del acuerdo privado de servicios entre el cliente y el exagente. Terminar ese acuerdo no actualiza por sí solo los registros del Department. En la práctica, ambos pasos importan.

Si no hay un representante registrado durante un periodo, la correspondencia del Department puede ir directamente al solicitante. Eso no es un problema en sí mismo, pero puede llegar a serlo si llega un requerimiento con plazo y nadie está vigilando la bandeja de entrada. Por eso importa el momento del traspaso.

Termine la designación anterior por escrito y pida el expediente#

La mayoría de los traspasos comienzan con una breve notificación escrita de terminación al agente anterior. Esa notificación normalmente dice que los servicios terminan, pide que se entreguen el expediente y los documentos, y solicita una factura final y un estado de cualquier dinero del cliente retenido.

Los agentes de migración registrados deben tener un acuerdo escrito con el cliente, según el Código de Conducta para Agentes de Migración de 2021 s42. Ese acuerdo normalmente explica cómo funciona la terminación, qué tarifas son reembolsables o no, y si alguna tarifa fija se divide por etapas según hitos. Vale la pena leer primero ese documento porque a menudo controla los pasos prácticos.

El Code también exige la devolución de documentos en un plazo razonable. La Section 54 dice que, por lo general, los documentos deben devolverse dentro de 14 días desde una solicitud, sujeto a excepciones limitadas. Si el antiguo representante tiene pasaportes, documentos civiles, registros traducidos, certificados policiales o copias de presentaciones, la solicitud debe ser específica.

La entrega de un expediente a menudo incluye:

• una copia de la solicitud presentada
• documentos de respaldo ya enviados
• Correspondencia del Department
• acuse de recibo y avisos de concesión de bridging visa, si los hubiera
• facturas y recibos
• notas de archivo y material de borrador, si están cubiertos por el acuerdo de servicio o se entregan como parte del traspaso

Los agentes también deben conservar ciertos registros durante siete años según s56. Esa obligación de conservación no impide que un cliente pida el expediente de trabajo y sus propios documentos.

Qué pasa con los honorarios ya pagados#

Cambiar de agente no significa automáticamente un reembolso. Lo que ocurra depende del acuerdo de servicios, de la etapa alcanzada y de si el dinero se pagó como honorarios ya devengados o se mantuvo en una cuenta de cliente para trabajo futuro o desembolsos.

Muchos acuerdos de servicios migratorios dividen los honorarios profesionales en etapas, por ejemplo, una etapa inicial, una etapa de preparación y presentación, y una etapa posterior a la presentación. Si una etapa ya se ha completado, esa parte a menudo se considera devengada. Si una etapa posterior no se ha realizado, los honorarios de esa etapa pueden no ser aún pagaderos, o pueden ser reembolsables según la redacción del acuerdo.

Según el Code, la estructura de honorarios debe establecerse claramente, s46. Los clientes también deben recibir facturas y recibos, s49. Si se tomó dinero antes de que existiera el acuerdo por escrito, eso plantea un problema de cumplimiento separado porque s51 dice que un agente no debe pedir ni recibir pago antes de que el cliente haya aceptado el acuerdo.

También hay una diferencia entre los honorarios profesionales y los cargos del Department. Los honorarios profesionales son lo que el agente cobra por su trabajo. Los cargos del Department son aparte y, por lo general, el Department no los devuelve simplemente porque cambie el representante.

Si el agente anterior tenía dinero en fideicomiso o en una cuenta de cliente, la contabilidad pasa a ser importante. El Código trata las cuentas de cliente en la s50. El dinero retenido para trabajo futuro, o para un desembolso específico que no se ha realizado, debe mostrarse claramente en la contabilidad final.

Como guía aproximada del mercado, algunos agentes cobran unos pocos cientos de dólares por tareas limitadas posteriores a la presentación, mientras que el traspaso y la toma completa del servicio pueden costar unos pocos miles o más, según la clase de visa, la cantidad de material ya presentado y si los plazos están cerca. Si se están comparando cotizaciones, VisaBid permite describir un caso y recibir presupuestos de profesionales registrados.

El estado del dinero del cliente al terminar#

Cuando un asunto termina, uno de los documentos más útiles es un estado final que muestre qué dinero se recibió, en qué se usó, qué queda y si algún saldo es reembolsable. Esto suele describirse informalmente como un estado del dinero del cliente al terminar.

El formato exacto puede variar, pero debe ser lo bastante claro como para seguir el flujo de fondos. Un estado adecuado suele incluir:

• importes pagados por el cliente y fechas de pago
• a qué correspondía cada importe
• facturas emitidas por trabajo profesional
• recibos de cualquier gasto desembolsado pagado
• dinero aún retenido en una cuenta de cliente
• cualquier saldo a reembolsar, y cuándo se reembolsará

Esta declaración importa sobre todo cuando se mantuvieron fondos en una cuenta de cliente conforme a s50 del Code. Ayuda a separar los honorarios devengados del dinero que todavía se mantiene en nombre del cliente. También da al representante entrante una imagen más clara de lo que ya se ha hecho y pagado.

Si las cifras no están claras, pida el historial de facturas, los recibos y la conciliación de la cuenta del cliente. Esos son registros contables normales de una práctica profesional. El objetivo no es discutir el caso de visa, sino asegurarse de que el cierre financiero sea transparente.

El representante anterior no controla el nombramiento para siempre. Pero si hay retrasos en los documentos o en la contabilidad, eso aún puede afectar los siguientes pasos. Si hay un problema grave de conducta, hay vías de queja y verificaciones del operador en nuestra guía de quejas y nuestro verificador de operadores.

El nuevo Form 956 y lo que cambia#

Form 956 es el formulario del Department utilizado para designar o finalizar un destinatario autorizado o agente de migración o persona exenta, según Migration Act s312A. En un traspaso, el nuevo representante normalmente prepara un nuevo Form 956 para firma y lo presenta al Department tan pronto como comienza la contratación.

Una vez procesado, el Department actualiza quién recibe la correspondencia. Eso puede incluir solicitudes de más información, avisos sobre procesos de salud, biometría o carácter, y la notificación de la decisión final. Hasta que se registre el nuevo nombramiento, la correspondencia puede seguir yendo al representante anterior o directamente al solicitante, según lo que ya conste en el expediente.

Un nuevo Form 956 no deshace nada de lo ya presentado en la solicitud. Cambia los datos de representación, no el contenido de la propia solicitud de visa. Si algo presentado anteriormente es falso o engañoso, ese es un asunto aparte con consecuencias graves según Migration Act s234 y s245AR, y en algunos contextos de visa también puede surgir Public Interest Criterion 4020.

Por lo tanto, una transferencia es un buen momento para que el nuevo profesional concilie el registro del Department con el expediente de trabajo. No se trata de cambiar la historia. Se trata de asegurarse de que la copia del expediente coincida con lo que realmente se ha presentado y qué plazos existen.

La secuencia práctica para que no haya ningún vacío entre medio#

La secuencia más segura suele ser superponer lo más posible los pasos de salida y entrada. El objetivo es evitar un período en el que nadie sepa quién está recibiendo la correspondencia o cuál es el plazo de una solicitud.

Una secuencia común se ve así:

1. Lea el acuerdo de servicios existente y reúna las fechas clave. Revise la carta de acuse de recibo, cualquier solicitud de información, cualquier aviso de bridging visa y cualquier plazo de salud o biometría.

1. Contrate al nuevo representante por escrito. Según el Code s42, debe haber un acuerdo por escrito. Según s38, primero debe entregarse la guía del consumidor.

1. Firme el nuevo Form 956. El nuevo representante puede entonces presentarlo sin demora para que el registro de contacto del Department se actualice conforme a s312A.

1. Envíe una terminación por escrito al representante anterior. Pida el expediente, todos los documentos del cliente, una factura final, recibos y un estado del dinero del cliente retenido o reembolsado.

1. Confirme la transferencia de documentos y el acceso del Department. Verifique que el representante entrante tenga el acuse de recibo, los números de referencia de transacción, el historial de correspondencia y cualquier mensaje del portal ya recibido.

1. Revisa los arreglos de bridging y las fechas de respuesta. Si la solicitud es onshore, la entrega debe incluir los datos y condiciones de cualquier visa actual. La cuestión clave no es el tipo de visa, sino si alguna fecha de respuesta o cuestión de estatus necesita atención inmediata.

1. Guarde copias de todo. Guarde el correo electrónico de terminación, el nuevo acuerdo, el Form 956, las facturas, los recibos y el estado de cuenta final.

Cuando los plazos están muy cerca, el nuevo representante puede primero presentar el Form 956 y notificar al Department del cambio, y luego organizar la transferencia completa del expediente inmediatamente después. El orden exacto puede variar, pero el principio es el mismo: actualizar la representación rápido y luego completar la entrega del dinero y los documentos.

Antes de firmar con un nuevo proveedor, también ayuda verificar el estado del registro y comparar cuidadosamente el alcance. El registro MARN y las herramientas de comparación de presupuestos son puntos de partida prácticos, y Guía del consumidor de VisaBid explica las protecciones básicas sobre acuerdos, honorarios y recibos.

Preguntas comunes#

¿Puedo cambiar de agente migratorio después de presentar mi solicitud de visa?#

Sí. La representación puede cambiarse después de la presentación. Los pasos prácticos suelen ser terminar el acuerdo de servicios anterior por escrito, nombrar al nuevo representante en el Form 956 y asegurarse de que se entreguen todos los plazos y documentos.

¿Me devuelven mi dinero si dejo de usar a mi agente de migración?#

No automáticamente. Los reembolsos dependen del acuerdo por escrito, del trabajo que ya se haya completado y de si todavía se conserva dinero en una cuenta de cliente para trabajo futuro o desembolsos. La factura final y el estado del dinero del cliente deben mostrarlo claramente.

¿Qué pasa con mis documentos cuando dejo a un agente de migración?#

Los documentos del cliente y el expediente de trabajo deben entregarse si se solicitan, sujeto al acuerdo de servicios y a cualquier excepción limitada. Según el Code s54, los documentos por lo general deben devolverse dentro de 14 days. Es sensato pedir tanto los documentos originales como una copia electrónica completa del expediente presentado.

¿Un nuevo agente migratorio necesita un nuevo Form 956?#

Por lo general, sí. El Form 956 es la forma en que el Department registra quién es nombrado como representante o destinatario autorizado según Migration Act s312A. Sin un formulario nuevo, la correspondencia puede seguir yendo al representante anterior o directamente al solicitante.

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Sobre esta guía. Esta es información general sobre cómo funciona un proceso en Australia. No es immigration assistance y no es asesoramiento sobre su situación. Según la sección 280 de la Migration Act 1958 solo un agente de migración registrado o un Australian legal practitioner puede darle eso. Los cargos del gobierno se indexan y la mayoría cambian el 1 July, así que verifique cualquier cifra en immi.homeaffairs.gov.au, y verifique cualquier agente en el registro de OMARA (autoridad de registro de agentes migratorios).