Changer d’agent de migration en cours de demande
Il est permis de changer d’agent de migration pendant une procédure de visa en cours. Les principaux risques sont pratiques : une date de réponse est manquée, l’accès aux documents n’est pas clair, ou de l’argent est détenu.
Il s’agit d’informations publiées sur le fonctionnement du système. Ce n’est pas une assistance en immigration et ce n’est pas un avis juridique, cela ne peut pas tenir compte de votre situation, et cela peut devenir obsolète dès qu’un barème d’honoraires ou une réglementation change. Seul un agent de migration enregistré (registered migration agent) ou praticien du droit australien (Australian legal practitioner) may advise you on your own application. Décrivez votre situation et plusieurs d’entre eux répondront par écrit, gratuitement.
Changing migration agents during an active visa matter is allowed. The main risks are practical ones, a response date is missed, access to documents is unclear, or money held in a client account is not properly accounted for. A clean handover usually comes down to three things: ending the old appointment in writing, appointing the new representative on Form 956, and checking who holds the file, deadlines and any client money.
Vous pouvez changer de représentant pendant une demande#
A visa application does not belong to the migration agent. It belongs to the applicant, and a representative can be changed while the matter is in progress.
Le Department reconnaît les désignations d’agents de migration et de praticiens du droit par le Form 956, en vertu du Migration Act 1958 s312A. Lorsqu’un nouveau Form 956 est déposé, il indique au Department qui est autorisé à recevoir la correspondance et à agir comme personne désignée à partir de ce moment-là.
This is separate from the private service agreement between the client and the former agent. Ending that agreement does not by itself update the Department's records. In practice, both steps matter.
S’il n’y a pas de représentant inscrit au dossier pendant une période, la correspondance du Department peut être envoyée directement au demandeur. Ce n’est pas un problème en soi, mais cela peut le devenir si une demande urgente arrive et que personne ne surveille la boîte de réception. C’est pourquoi le moment du transfert est important.
End the old appointment in writing and ask for the file#
La plupart des transferts commencent par un court avis écrit de résiliation adressé à l’ancien agent. Cet avis indique généralement que les services prennent fin, demande la remise du dossier et des documents, et demande une facture finale ainsi qu’un relevé de tout argent du client détenu.
Registered migration agents must have a written agreement with the client, under the Migration Agents Code of Conduct 2021 s42. That agreement usually explains how termination works, what fees are refundable or not, and whether any fixed fees are staged by milestone. It is worth reading that document first because it often controls the practical steps.
The Code also requires the return of documents in a reasonable time. Section 54 says documents must generally be returned within 14 days of a request, subject to limited exceptions. If the former representative holds passports, civil documents, translated records, police clearances or copies of submissions, the request should be specific.
Un transfert de dossier comprend souvent :
- une copie de la demande déposée
- supporting documents already submitted
- Correspondance du Department
- acknowledgements and bridging visa grant notices, if any
- invoices and receipts
- notes de dossier et projets de documents, s’ils sont couverts par l’accord de service ou remis dans le cadre du transfert
Les agents doivent aussi conserver certains dossiers pendant sept ans en vertu de l’article 56. Cette obligation de conservation n’empêche pas un client de demander le dossier de travail et ses propres documents.
What happens to fees already paid#
Changer d’agent ne signifie pas automatiquement un remboursement. Ce qui se passe dépend du contrat de service, de l’étape atteinte, et de la question de savoir si l’argent a été payé comme honoraires acquis ou conservé sur un compte client pour des travaux futurs ou des débours.
Many migration service agreements split professional fees into stages, for example, an opening stage, a preparation and lodgement stage, and a post-lodgement stage. If a stage has already been completed, that part is often treated as earned. If a later stage has not been done, fees for that stage may not yet be payable, or may be refundable depending on the wording of the agreement.
En vertu du Code, la structure des frais doit être clairement indiquée, s46. Les clients doivent aussi recevoir des factures et des reçus, s49. Si de l’argent a été pris avant la mise en place de l’accord écrit de services, cela soulève une question de conformité distincte, car s51 dit qu’un agent ne doit pas demander ni recevoir de paiement avant que le client ait accepté l’accord.
Il existe aussi une différence entre les honoraires professionnels et les frais du Department. Les honoraires professionnels sont ce que l’agent facture pour son travail. Les frais du Department sont séparés et ne sont généralement pas remboursés par le Department simplement parce qu’un représentant change.
Si l'ancien agent détenait de l'argent en fiducie ou sur un compte client, la comptabilité devient importante. Le Code traite des comptes clients à l'article 50. L'argent détenu pour des travaux futurs, ou pour une dépense précise qui n'a pas été engagée, doit être clairement indiqué dans le décompte final.
As a rough market guide, some agents charge a few hundred dollars for limited post-lodgement tasks, while full-service handover and takeover work can run into the low thousands or more, depending on the visa class, the amount of material already lodged and whether deadlines are close. If quotes are being compared, VisaBid permet de décrire un dossier et d’obtenir des devis de professionnels enregistrés.
The statement of client money on termination#
When a matter ends, one of the most useful documents is a final statement showing what money was received, what it was used for, what remains, and whether any balance is refundable. This is often described informally as a statement of client money on termination.
Le format exact peut varier, mais il doit être assez clair pour suivre le flux des fonds. Un relevé correct comprend généralement :
- montants payés par le client et dates de paiement
- à quoi correspondait chaque montant
- invoices issued for professional work
- reçus pour tous les débours payés
- de l'argent encore détenu sur un compte client
- tout solde à rembourser, et quand il sera remboursé
This statement matters most where funds were held in a client account under s50 of the Code. It helps separate earned fees from money still held on behalf of the client. It also gives the incoming representative a clearer picture of what has already been done and paid for.
If the figures are unclear, ask for the invoice history, receipts and client account reconciliation. Those are ordinary accounting records for a professional practice. The point is not to argue the visa case, but to make sure the financial close-out is transparent.
L’ancien représentant ne contrôle pas le mandat pour toujours. Mais si les documents ou la comptabilité sont retardés, cela peut quand même perturber les étapes suivantes. S’il y a un problème grave de conduite, il existe des voies de plainte et des vérifications d’opérateur sur notre guide des plaintes et notre vérificateur d’opérateur.
The new Form 956 and what it changes#
Form 956 is the Department form used to appoint or end an authorised recipient or migration agent or exempt person, under Migration Act s312A. In a handover, the incoming representative usually prepares a new Form 956 for signature and lodges it with the Department as soon as engagement starts.
Une fois traité, le Department met à jour la personne qui reçoit la correspondance. Cela peut inclure des demandes d’informations supplémentaires, des notifications concernant la santé, les données biométriques ou les procédures de moralité, ainsi que la notification de la décision finale. Tant que la nouvelle désignation n’est pas enregistrée, la correspondance peut continuer à être envoyée à l’ancien représentant ou directement au demandeur, selon ce qui figure déjà au dossier.
Un nouveau Form 956 n’annule rien de ce qui a déjà été déposé dans la demande. Il modifie les détails de représentation, pas le contenu de la demande de visa elle-même. Si quoi que ce soit déjà déposé est faux ou trompeur, c’est une question distincte avec de graves conséquences au titre du Migration Act s234 et s245AR, et dans certains contextes de visa, le Public Interest Criterion 4020 peut aussi s’appliquer.
Un transfert de dossier est donc un bon moment pour que le nouveau professionnel rapproche le dossier du Department du dossier de travail. Il ne s’agit pas de changer l’histoire. Il s’agit de s’assurer que la copie du dossier correspond à ce qui a réellement été soumis et aux échéances existantes.
La séquence pratique pour que rien n’expire entre-temps#
La séquence la plus sûre consiste généralement à faire se chevaucher autant que possible les étapes de sortie et d’entrée. L’objectif est d’éviter une période où personne ne sait qui reçoit la correspondance ou à quelle échéance une demande doit être traitée.
A common sequence looks like this:
- Read the existing service agreement and collect key dates. Check the acknowledgement letter, any request for information, any bridging visa notice and any health or biometrics deadlines.
- Engagez le nouveau représentant par écrit. Selon le Code s42, il doit y avoir un accord écrit. Selon s38, le guide du consommateur doit être remis d’abord.
- Sign the new Form 956. The incoming representative can then lodge it promptly so the Department's contact record is updated under s312A.
- Envoyez une résiliation écrite à l’ancien représentant. Demandez le dossier, tous les documents du client, une facture finale, les reçus et un relevé de l’argent du client détenu ou remboursé.
- Confirmez le transfert des documents et l’accès du Department. Vérifiez que le nouveau représentant dispose déjà de l’accusé de réception, des numéros de référence de transaction, de l’historique de correspondance et de tous les messages du portail déjà reçus.
- Check bridging arrangements and response dates. If the application is onshore, the handover should include any current visa details and conditions. The key issue is not the type of visa, but whether any response date or status issue needs immediate attention.
- Conservez des copies de tout. Conservez l’e-mail de résiliation, le nouvel accord, le Form 956, les factures, les reçus et le relevé de compte final.
Lorsque les délais sont très proches, le nouveau représentant peut d’abord déposer le Form 956 et notifier le Department du changement, puis organiser le transfert complet du dossier immédiatement après. L’ordre exact peut varier, mais le principe est le même : mettre à jour rapidement la représentation, puis finaliser le transfert financier et documentaire.
Avant de signer avec un nouveau prestataire, il est aussi utile de vérifier le statut d’enregistrement et de comparer attentivement l’étendue des services. Le registre MARN (numéro d’enregistrement d’agent de migration) et les outils de comparaison de devis sont des points de départ pratiques, et Guide du consommateur de VisaBid explique les protections de base concernant les accords, les frais et les reçus.
Common questions#
Puis-je changer d’agent de migration après le dépôt de ma demande de visa ?#
Oui. La représentation peut être changée après le dépôt. En pratique, les étapes consistent généralement à mettre fin à l’ancien contrat de service par écrit, à nommer le nouveau représentant sur le Form 956, et à s’assurer que tous les délais et documents sont transmis.
Do I get my money back if I stop using my migration agent?#
Pas automatiquement. Les remboursements dépendent de l’accord écrit, du travail déjà effectué et de la question de savoir si de l’argent est encore détenu sur un compte client pour des travaux futurs ou des débours. La facture finale et l’état des fonds du client doivent l’indiquer clairement.
Que se passe-t-il pour mes documents quand je quitte un agent de migration ?#
Client documents and the working file should be released on request, subject to the service agreement and any limited exceptions. Under Code s54, documents must generally be returned within 14 days. It is sensible to ask for both original documents and a full electronic copy of the lodged file.
Un nouvel agent d’immigration a-t-il besoin d’un nouveau Form 956 ?#
Habituellement, oui. Le Form 956 est la manière dont le Department enregistre qui est désigné comme représentant ou destinataire autorisé en vertu du Migration Act s312A. Sans nouveau formulaire, la correspondance peut continuer à être envoyée à l’ancien représentant ou directement au demandeur.
À propos de ce guide. Il s’agit d’informations générales sur le fonctionnement d’une procédure en Australie. Ce n’est pas une assistance en immigration et ce n’est pas un conseil sur votre situation. En vertu de l’article 280 de la Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au, et vérifiez tout agent sur le registre OMARA (Office of the Migration Agents Registration Authority).
Reading about it is the slow half
Décrire votre situation prend environ dix minutes et ne coûte rien. Des agents de migration enregistrés et des avocats en immigration répondent avec des devis écrits détaillés — leurs honoraires et les frais du gouvernement étant indiqués séparément — et votre nom n’est communiqué à aucun d’eux tant que vous n’en choisissez pas un.