Mengganti agen migrasi di tengah proses permohonan

Mengganti agen migrasi saat perkara visa masih aktif diperbolehkan. Risiko utamanya bersifat praktis, tanggal respons terlewat, akses ke dokumen tidak jelas, atau uang yang disimpan dalam rekening klien tidak dipertanggungjawabkan dengan benar. Serah terima yang rapi biasanya bergantung pada tiga hal: mengakhiri penunjukan lama secara tertulis, menunjuk perwakilan baru pada Form 956, dan memeriksa siapa yang memegang berkas, tenggat waktu, dan uang klien apa pun.

Anda dapat mengganti perwakilan selama permohonan berlangsung#

Permohonan visa bukan milik agen migrasi. Itu milik pemohon, dan perwakilan dapat diganti saat perkara masih berjalan.

Department mengakui penunjukan agen migrasi dan praktisi hukum Australia melalui Form 956, berdasarkan Migration Act 1958 s312A. Ketika Form 956 yang baru diajukan, formulir itu memberi tahu Department siapa yang berwenang menerima korespondensi dan bertindak sebagai orang yang ditunjuk sejak saat itu.

Ini terpisah dari perjanjian layanan pribadi antara klien dan mantan agen. Mengakhiri perjanjian itu sendiri tidak otomatis memperbarui catatan Department. Dalam praktiknya, kedua langkah itu penting.

Jika tidak ada perwakilan yang tercatat selama suatu periode, korespondensi Department dapat dikirim langsung kepada pemohon. Itu sendiri bukan masalah, tetapi dapat menjadi masalah jika permintaan yang sensitif terhadap waktu datang dan tidak ada yang memantau kotak masuk. Inilah sebabnya waktu serah terima penting.

Akhiri penunjukan lama secara tertulis dan minta berkasnya#

Sebagian besar serah terima dimulai dengan pemberitahuan penghentian tertulis singkat kepada agen sebelumnya. Pemberitahuan itu biasanya menyatakan bahwa layanan berakhir, meminta agar berkas dan dokumen dilepaskan, dan meminta tagihan akhir serta pernyataan tentang uang klien yang ditahan.

Agen migrasi terdaftar harus memiliki perjanjian tertulis dengan klien, berdasarkan Migration Agents Code of Conduct 2021 s42. Perjanjian itu biasanya menjelaskan bagaimana pengakhiran bekerja, biaya mana yang dapat dikembalikan atau tidak, dan apakah biaya tetap dibagi berdasarkan tahapan pencapaian. Dokumen itu layak dibaca terlebih dahulu karena sering mengatur langkah-langkah praktisnya.

Code juga mewajibkan pengembalian dokumen dalam waktu yang wajar. Section 54 menyatakan dokumen pada umumnya harus dikembalikan dalam 14 hari sejak permintaan, dengan pengecualian terbatas. Jika mantan perwakilan memegang paspor, dokumen sipil, catatan terjemahan, surat keterangan polisi, atau salinan pengajuan, permintaan tersebut harus spesifik.

Penyerahan berkas sering kali mencakup:

• salinan permohonan yang telah diajukan
• dokumen pendukung sudah diajukan
• Korespondensi Department
• tanda terima dan pemberitahuan pemberian bridging visa, jika ada
• faktur dan tanda terima
• catatan berkas dan materi draf, jika dicakup oleh perjanjian layanan atau diberikan sebagai bagian dari serah terima

Agen juga harus menyimpan catatan tertentu selama tujuh tahun berdasarkan s56. Kewajiban penyimpanan itu tidak menghentikan klien untuk meminta berkas kerja dan dokumen milik mereka sendiri.

Apa yang terjadi pada biaya yang sudah dibayar#

Mengganti agen tidak otomatis berarti ada pengembalian dana. Apa yang terjadi bergantung pada perjanjian layanan, tahap yang sudah dicapai, dan apakah uang dibayar sebagai biaya yang sudah diperoleh atau disimpan dalam akun klien untuk pekerjaan atau pengeluaran di masa depan.

Banyak perjanjian layanan migrasi membagi biaya profesional ke dalam beberapa tahap, misalnya tahap pembukaan, tahap persiapan dan pengajuan, serta tahap setelah pengajuan. Jika suatu tahap sudah selesai, bagian itu sering dianggap sudah diperoleh. Jika tahap berikutnya belum dilakukan, biaya untuk tahap itu mungkin belum perlu dibayar, atau mungkin dapat dikembalikan tergantung pada bunyi perjanjian.

Berdasarkan Code, struktur biaya harus dijelaskan dengan jelas, s46. Klien juga harus menerima invoice dan tanda terima, s49. Jika uang diambil sebelum perjanjian tertulis dibuat, itu menimbulkan masalah kepatuhan yang terpisah karena s51 menyatakan bahwa agen tidak boleh meminta atau menerima pembayaran sebelum klien menerima perjanjian tersebut.

Ada juga perbedaan antara biaya profesional dan biaya Department. Biaya profesional adalah yang dikenakan agen untuk pekerjaan mereka. Biaya Department terpisah dan umumnya tidak dikembalikan oleh Department hanya karena perwakilan berubah.

Jika mantan agen memegang uang dalam trust atau di akun klien, pembukuan menjadi penting. Code membahas akun klien di s50. Uang yang disimpan untuk pekerjaan di masa depan, atau untuk pengeluaran tertentu yang belum terjadi, harus ditunjukkan dengan jelas dalam pembukuan akhir.

Sebagai panduan pasar kasar, beberapa agen mengenakan beberapa ratus dolar untuk tugas terbatas setelah pengajuan, sementara pekerjaan serah terima dan pengambilalihan layanan penuh dapat mencapai ribuan dolar rendah atau lebih, tergantung pada kelas visa, jumlah materi yang sudah diajukan, dan apakah tenggat waktu sudah dekat. Jika kutipan sedang dibandingkan, VisaBid memungkinkan suatu kasus dijelaskan dan diberi penawaran oleh profesional terdaftar.

Laporan uang klien saat pengakhiran#

Ketika suatu perkara berakhir, salah satu dokumen yang paling berguna adalah pernyataan akhir yang menunjukkan uang apa yang diterima, untuk apa uang itu digunakan, apa yang tersisa, dan apakah ada saldo yang dapat dikembalikan. Ini sering dijelaskan secara informal sebagai pernyataan uang klien saat pengakhiran.

Format pastinya dapat berbeda-beda, tetapi harus cukup jelas untuk melacak aliran dana. Laporan yang benar biasanya mencakup:

• jumlah yang dibayar oleh klien dan tanggal pembayaran
• setiap jumlah terkait dengan apa
• invoice yang diterbitkan untuk pekerjaan profesional
• tanda terima untuk setiap pengeluaran yang dibayarkan
• uang yang masih disimpan dalam akun klien
• setiap sisa saldo yang akan dikembalikan, dan kapan akan dikembalikan

Pernyataan ini paling penting ketika dana disimpan dalam akun klien berdasarkan s50 Kode. Ini membantu memisahkan biaya yang sudah diperoleh dari uang yang masih disimpan atas nama klien. Ini juga memberi perwakilan yang masuk gambaran yang lebih jelas tentang apa yang sudah dilakukan dan dibayar.

Jika angkanya tidak jelas, minta riwayat faktur, tanda terima, dan rekonsiliasi rekening klien. Itu adalah catatan akuntansi biasa untuk praktik profesional. Intinya bukan untuk memperdebatkan perkara visa, tetapi untuk memastikan penutupan keuangan transparan.

Mantan perwakilan tidak mengendalikan penunjukan selamanya. Tetapi jika dokumen atau pembukuan tertunda, hal itu tetap dapat mengganggu langkah berikutnya. Jika ada masalah perilaku yang serius, ada jalur pengaduan dan pemeriksaan operator di panduan pengaduan kami dan pemeriksa operator kami.

Form 956 baru dan apa yang berubah#

Form 956 adalah formulir Department yang digunakan untuk menunjuk atau mengakhiri penerima resmi atau agen migrasi atau orang yang dikecualikan, berdasarkan Migration Act s312A. Dalam serah terima, perwakilan yang masuk biasanya menyiapkan Form 956 baru untuk ditandatangani dan mengajukannya ke Department segera setelah penunjukan dimulai.

Setelah diproses, Department memperbarui siapa yang menerima korespondensi. Ini dapat mencakup permintaan informasi tambahan, pemberitahuan tentang proses kesehatan, biometrik, atau karakter, dan pemberitahuan keputusan akhir. Sampai penunjukan baru dicatat, korespondensi dapat terus dikirim ke perwakilan lama atau langsung ke pemohon, tergantung pada apa yang sudah tercatat.

Form 956 yang baru tidak membatalkan apa pun yang sudah diajukan dalam permohonan. Form ini mengubah rincian perwakilan, bukan isi permohonan visa itu sendiri. Jika ada hal yang sebelumnya diajukan ternyata palsu atau menyesatkan, itu adalah masalah terpisah dengan konsekuensi serius menurut Migration Act s234 dan s245AR, dan dalam beberapa situasi visa Public Interest Criterion 4020 juga dapat berlaku.

Karena itu, serah terima adalah waktu yang baik bagi profesional yang masuk untuk mencocokkan catatan Department dengan berkas kerja. Ini bukan tentang mengubah cerita. Ini tentang memastikan salinan berkas sesuai dengan apa yang benar-benar telah diajukan dan tenggat waktu apa yang ada.

Urutan praktis agar tidak ada yang terputus di antaranya#

Urutan yang paling aman biasanya adalah menumpangtindihkan langkah keluar dan masuk sebanyak mungkin. Tujuannya adalah menghindari masa ketika tidak ada yang tahu siapa yang menerima korespondensi atau di mana tenggat permintaan berada.

Urutan yang umum terlihat seperti ini:

1. Baca service agreement yang ada dan kumpulkan tanggal-tanggal penting. Periksa surat tanda terima, setiap permintaan informasi, setiap pemberitahuan bridging visa, dan setiap tenggat kesehatan atau biometrik.

1. Libatkan perwakilan baru secara tertulis. Berdasarkan Kode s42 harus ada perjanjian tertulis. Berdasarkan s38, panduan konsumen harus diberikan terlebih dahulu.

1. Tandatangani Form 956 yang baru. Perwakilan yang masuk kemudian dapat segera mengajukannya agar catatan kontak Department diperbarui berdasarkan s312A.

1. Kirim penghentian tertulis kepada perwakilan sebelumnya. Minta berkas, semua dokumen klien, tagihan akhir, tanda terima, dan pernyataan tentang uang klien yang ditahan atau dikembalikan.

1. Konfirmasikan pemindahan dokumen dan akses Department. Periksa bahwa perwakilan yang masuk memiliki tanda terima, nomor referensi transaksi, riwayat korespondensi, dan pesan portal apa pun yang sudah diterima.

1. Periksa pengaturan bridging dan tanggal tanggapan. Jika permohonan diajukan di dalam Australia, serah terima harus mencakup rincian visa saat ini dan syarat-syaratnya. Isu utamanya bukan jenis visa, tetapi apakah ada tanggal tanggapan atau masalah status yang perlu perhatian segera.

1. Simpan salinan semuanya. Simpan email penghentian, perjanjian baru, Form 956, faktur, tanda terima, dan laporan rekening akhir.

Jika tenggat sudah sangat dekat, perwakilan yang baru masuk dapat terlebih dahulu mengajukan Form 956 dan memberi tahu Department tentang perubahan tersebut, lalu segera setelah itu mengurus pemindahan berkas lengkap. Urutan pastinya dapat berbeda, tetapi prinsipnya sama: perbarui perwakilan dengan cepat, lalu selesaikan penyerahan keuangan dan dokumen.

Sebelum menandatangani dengan penyedia baru, ada baiknya juga memeriksa status pendaftaran dan membandingkan cakupan dengan cermat. Daftar MARN dan alat perbandingan penawaran adalah titik awal yang praktis, dan Panduan konsumen VisaBid menjelaskan perlindungan dasar terkait perjanjian, biaya, dan tanda terima.

Pertanyaan umum#

Bisakah saya mengganti agen migrasi setelah permohonan visa saya diajukan?#

Ya. Perwakilan dapat diubah setelah pengajuan. Langkah praktisnya biasanya adalah mengakhiri perjanjian layanan lama secara tertulis, menunjuk perwakilan baru pada Form 956, dan memastikan semua tenggat waktu serta dokumen diserahkan.

Apakah saya mendapatkan uang saya kembali jika saya berhenti menggunakan agen migrasi saya?#

Tidak otomatis. Pengembalian dana bergantung pada perjanjian tertulis, pekerjaan apa yang sudah diselesaikan, dan apakah masih ada uang yang disimpan dalam akun klien untuk pekerjaan atau pengeluaran di masa depan. Faktur akhir dan laporan uang klien harus menunjukkan itu dengan jelas.

Apa yang terjadi pada dokumen saya ketika saya meninggalkan agen migrasi?#

Dokumen klien dan berkas kerja harus diberikan jika diminta, sesuai service agreement dan pengecualian terbatas apa pun. Berdasarkan Code s54, dokumen umumnya harus dikembalikan dalam 14 hari. Masuk akal untuk meminta dokumen asli dan salinan elektronik lengkap dari berkas yang telah diajukan.

Apakah migration agent baru memerlukan Form 956 baru?#

Biasanya, ya. Form 956 adalah cara Department mencatat siapa yang ditunjuk sebagai perwakilan atau penerima yang diberi wewenang berdasarkan Migration Act s312A. Tanpa formulir baru, korespondensi dapat terus dikirim ke perwakilan sebelumnya atau langsung ke pemohon.

---

Tentang panduan ini. Ini adalah informasi umum tentang bagaimana suatu proses bekerja di Australia. Ini bukan immigration assistance dan ini bukan nasihat tentang situasi Anda. Berdasarkan section 280 dari Migration Act 1958 hanya registered migration agent atau Australian legal practitioner yang dapat memberi Anda itu. Biaya pemerintah diindeks dan sebagian besar berubah pada 1 July, jadi periksa angka apa pun di immi.homeaffairs.gov.au, dan periksa agen mana pun di register OMARA.