Copias certificadas y traducciones: qué aceptará Home Affairs
Home Affairs suele pedir escaneos en color de documentos originales, copias certificadas y traducciones al inglés. Muchos retrasos empiezan por problemas simples con los documentos, especialmente.
Esta es información publicada sobre cómo funciona el sistema. No es immigration assistance ni asesoramiento legal, no puede tener en cuenta sus circunstancias, y puede quedar desactualizada en el momento en que cambie un arancel o una norma. Solo un agente de migración registrado (registered migration agent) o abogado australiano habilitado (Australian legal practitioner) puede asesorarle sobre su propia solicitud. Describa su caso y varios de ellos responderán por escrito, gratis.
Home Affairs suele pedir escaneos en color de documentos originales, copias certificadas y traducciones al inglés. Muchos retrasos comienzan con problemas simples de documentos, especialmente cuando se carga una traducción sin el documento en el idioma original, o cuando una copia no ha sido certificada correctamente. Esta guía explica el estándar habitual de documentos que espera Home Affairs, y la diferencia entre certificación y traducción.
Para qué sirven las copias certificadas#
Una copia certificada es una copia de un documento original que una persona autorizada ha marcado como copia fiel del original. Se usa cuando el Department pide una copia en lugar del original físico.
La certificación no cambia el documento en sí. Solo confirma que la copia coincide con el documento original mostrado a la persona que certifica. Si el documento original está alterado, es falso o está incompleto, la certificación no corrige ese problema.
En asuntos migratorios, la integridad documental importa. Los documentos falsos o engañosos pueden crear problemas graves bajo la Migration Act 1958, incluidos s234 y s245AR, y en algunos casos Public Interest Criterion 4020, normalmente llamado PIC 4020.
Cuando Home Affairs pide originales, copias o copias certificadas#
El formato requerido depende de la etapa de la solicitud y de la forma en que se presenta el documento. Muchas solicitudes en línea piden escaneos claros a color del documento original. En algunos casos, el Department puede pedir más adelante ver el original, o pedir una copia certificada.
El proceso más seguro es leer la lista de verificación de documentos para la corriente de visa o ciudadanía que se está presentando y luego leer atentamente cualquier solicitud de seguimiento del Department. Algunas solicitudes piden solo un escaneo del original. Otras dicen específicamente que la copia debe estar certificada.
Si un documento no está en inglés, la expectativa normal es subir dos archivos por separado. Uno es el documento en el idioma original. El otro es la traducción completa al inglés. Un error común es subir solo la traducción y omitir el original. Eso puede dar lugar a solicitudes de más información y retrasos en la tramitación.
Si un registered migration agent o Australian legal practitioner está gestionando la presentación, puede decirle en qué formato el Department ha pedido los documentos y ayudar a organizar la carga. Según s280 de la Migration Act 1958, la immigration assistance en Australia debe ser prestada por un registered migration agent o un Australian legal practitioner. Si quiere comparar presupuestos profesionales, puede describa un caso y obtenga presupuestos, o comprobar un operador.
Quién puede certificar una copia#
Quién puede certificar un documento depende de dónde se encuentre la persona que certifica y de qué tipo de documento se trate. Las instrucciones de Home Affairs pueden variar según el área del programa, pero el punto general es el mismo: la persona que certifica debe estar autorizada para atestiguar o certificar documentos en el lugar correspondiente.
En Australia, la certificación suele hacerla personas en ocupaciones reconocidas o funciones públicas, como jueces de paz, profesionales del derecho, agentes de policía, farmacéuticos, médicos, profesores y otras personas autorizadas conforme a los arreglos australianos para declaraciones juradas y copias certificadas. Algunas organizaciones también aceptan certificación por notarios públicos.
Fuera de Australia, la certificación suele hacerla un notary public. En algunos países, también pueden aceptarse funcionarios locales que tengan autoridad legal para certificar documentos. El punto clave es que el certificador debe ser alguien cuya autoridad pueda ser reconocida.
Una certificación adecuada normalmente incluye palabras en el sentido de que la copia es una copia fiel del original, la firma de quien certifica, su nombre completo, cualificación o cargo, y la fecha. Algunas personas que certifican también añaden un número de registro, sello de oficina o datos de contacto. Si se certifica un documento de varias páginas, puede que sea necesario marcar cada página, según la práctica de quien certifica y las instrucciones de la autoridad receptora.
Los escaneos de mala calidad pueden causar problemas incluso cuando la certificación en sí es válida. Si el sello, nombre o firma del certificador está cortado, borroso o demasiado tenue para leerse, el Department puede considerar la copia inadecuada.
Para qué sirve la acreditación NAATI#
NAATI significa National Accreditation Authority for Translators and Interpreters. En Australia, la certificación NAATI es el principal estándar profesional utilizado para identificar a traductores e intérpretes que han sido evaluados para trabajar a un nivel reconocido.
Para fines migratorios, por lo general se espera que una traducción al inglés hecha en Australia sea completada por un traductor acreditado o certificado por NAATI. La traducción normalmente debe mostrar el nombre completo del traductor, sus datos de contacto, los datos de NAATI y una declaración de que es una traducción fiel del documento original.
La certificación NAATI se refiere al traductor, no al documento original. No prueba que el documento original en idioma extranjero sea genuino. Solo se refiere a la calidad y trazabilidad de la traducción al inglés.
Si la traducción se hace fuera de Australia, Home Affairs puede aceptar una traducción realizada por un traductor cualificado en ese país, pero debe revisarse cuidadosamente la redacción del Department's para el programa correspondiente. Distintas corrientes pueden tener instrucciones diferentes. Si hay alguna duda sobre el formato de los documentos, las personas suelen pedir a un registered migration agent que revise la lista de verificación y el conjunto de archivos a cargar.
El error de traducción más común: enviar la traducción sin el original#
Este es uno de los problemas de documentos más comunes en las solicitudes de visa y ciudadanía. Una persona obtiene la traducción al inglés de un certificado de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de antecedentes policiales o registro familiar y sube solo la versión en inglés.
Home Affairs normalmente también necesita ver el documento en el idioma original. La traducción no sustituye al documento traducido. Sin el original, es posible que el funcionario del caso no pueda confirmar qué documento se tradujo, si está completo y si se incluyeron sellos, anotaciones o notas manuscritas.
Un conjunto completo de carga para un documento en un idioma distinto del inglés normalmente contiene:
- un escaneo en color claro del documento original en el idioma original
- una traducción completa al inglés
- cuando se requiera, certificación de la copia
- cuando corresponda, los datos NAATI del traductor u otra identificación profesional
Otro problema común es la traducción parcial. Por ejemplo, se traduce el cuerpo principal de un certificado, pero se dejan fuera notas laterales, sellos, asientos registrales, enmiendas manuscritas o información del reverso. Home Affairs a menudo espera una traducción completa de todo el material que aparece en el documento, no solo del texto principal.
Reglas prácticas sobre documentos que ayudan a evitar demoras#
Use escaneos en color claros. Asegúrese de que cada borde del documento sea visible y de que se puedan leer sellos, timbres, firmas y números de referencia. Si el original tiene contenido por delante y por detrás, escanee ambos lados.
Mantenga los nombres consistentes en todos los documentos cuando sea posible. Si aparecen distintas grafías por transliteración desde otro idioma, eso no se corrige solo con la certificación. Normalmente el Department considerará el conjunto de pruebas en su totalidad, incluidos pasaportes, registros civiles y cualquier documento oficial de cambio de nombre.
Cargue los documentos como archivos separados y con nombres claros. Por ejemplo, "Birth certificate original language" y "Birth certificate English translation" es más fácil de seguir que un nombre de archivo impreciso. Si un archivo combina el original y la traducción en un solo PDF, haga que el orden sea evidente.
No altere la imagen de un documento para que parezca más limpia. Recortar para mejorar la legibilidad puede estar bien, pero eliminar marcas, cambiar fechas o recrear texto puede crear problemas graves conforme a las disposiciones de la Migration Act sobre documentos falsos o engañosos. Si un documento está dañado o es difícil de leer, es mejor presentar la copia más clara disponible y cualquier versión reemitida oficialmente, si existe.
Si se usa ayuda profesional de pago, las condiciones del servicio deben ser claras. Según el Migration Agents Code of Conduct 2021, un agente de migración registrado debe entregar primero la guía del consumidor, s38, usar un acuerdo por escrito, s42, establecer la estructura de honorarios, s46, y proporcionar facturas y recibos, s49. Si está comparando costos del servicio, el estimador de costos da contexto general del mercado.
Usar un agente, abogado, traductor o certificador, y qué hace cada uno#
Estas funciones son diferentes. Un certificador confirma que una copia coincide con el original. Un traductor convierte el texto al inglés. Un registered migration agent o un Australian legal practitioner puede encargarse de la immigration assistance, lo que puede incluir preparar o ayudar a preparar una solicitud, declaración o presentación.
Si alguien actúa ante el Department en nombre de una persona, el Form 956 puede ser relevante según s312A de la Migration Act 1958. Un traductor no se convierte en representante migratorio solo por traducir un documento. Del mismo modo, una persona que certifica una copia no presta asistencia migratoria simplemente por certificarla.
Los agentes de migración registrados deben identificarse correctamente en la publicidad, incluido su MARN, conforme a s25 del Code of Conduct 2021, y no deben garantizar el éxito, s26. Si alguien ofrece ayuda migratoria pero no proporciona un MARN o datos de ejercicio profesional jurídico, es sensato verifique al operador antes de enviar documentos o dinero.
Preguntas comunes#
¿Puedo subir solo la traducción al inglés y no el documento original?#
Normalmente se necesitan tanto el documento en el idioma original como la traducción al inglés. La traducción explica el contenido, pero no sustituye el documento original que fue traducido.
¿Todo documento extranjero necesita una traducción NAATI?#
Los documentos que no estén en inglés generalmente necesitan una traducción al inglés. Si la traducción se hace en Australia, normalmente se espera una traducción certificada por NAATI o acreditada por NAATI, pero la instrucción exacta debe comprobarse para la corriente de solicitud correspondiente.
¿Quién puede certificar copias para Home Affairs?#
Eso depende de dónde se haga la certificación y de lo que digan las instrucciones del Department's. En Australia, testigos autorizados como jueces de paz, profesionales del derecho y otros profesionales reconocidos suelen certificar copias, mientras que fuera de Australia a menudo se usa un notario público.
¿Puede un agente de migración certificar mis documentos y también traducirlos?#
Un registered migration agent también puede tener otra cualificación, como ser abogado o traductor certificado por NAATI, pero cada función es independiente. La certificación, la traducción y la immigration assistance son funciones distintas, y el Department aún puede exigir que la persona que realiza cada tarea cumpla la norma pertinente para esa tarea.
Sobre esta guía. Esta es información general sobre cómo funciona un proceso en Australia. No es immigration assistance y no es asesoramiento sobre su situación. Según la sección 280 de la Migration Act 1958 solo un agente de migración registrado o un Australian legal practitioner puede darle eso. Los cargos del gobierno se indexan y la mayoría cambian el 1 July, así que verifique cualquier cifra en immi.homeaffairs.gov.au, y verifique cualquier agente en el registro de OMARA (autoridad de registro de agentes migratorios).
Leer sobre ello es la mitad lenta
Describir su caso toma unos diez minutos y no cuesta nada. Agentes registrados y abogados de inmigración responden con presupuestos escritos desglosados — sus honorarios y el cargo del gobierno mostrados por separado — y su nombre no se revela a ninguno de ellos hasta que usted elija uno.