สำเนารับรองและคำแปล: สิ่งที่ Home Affairs จะยอมรับ

Home Affairs มักขอไฟล์สแกนสีของเอกสารต้นฉบับ สำเนาที่รับรองแล้ว และคำแปลภาษาอังกฤษ ความล่าช้าจำนวนมากเริ่มจากปัญหาเอกสารง่าย ๆ โดยเฉพาะเมื่ออัปโหลดคำแปลโดยไม่มีเอกสารภาษาต้นฉบับ หรือเมื่อสำเนาไม่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง คู่มือนี้อธิบายมาตรฐานเอกสารตามปกติที่ Home Affairs คาดหวัง และความแตกต่างระหว่างการรับรองสำเนากับการแปล

สำเนารับรองใช้เพื่ออะไร#

สำเนารับรองคือสำเนาของเอกสารต้นฉบับที่บุคคลผู้มีอำนาจได้รับรองว่าเป็นสำเนาถูกต้องของต้นฉบับ ใช้เมื่อกรมขอสำเนาแทนต้นฉบับจริง

การรับรองสำเนาไม่ได้เปลี่ยนแปลงตัวเอกสารเอง เพียงยืนยันว่าฉบับสำเนาตรงกับเอกสารต้นฉบับที่แสดงต่อผู้รับรองเท่านั้น หากเอกสารต้นฉบับถูกแก้ไข เป็นเท็จ หรือไม่ครบถ้วน การรับรองสำเนาไม่ได้แก้ปัญหานั้น

ในเรื่องการย้ายถิ่น ความถูกต้องน่าเชื่อถือของเอกสารสำคัญมาก เอกสารเท็จหรือทำให้เข้าใจผิดอาจก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงภายใต้ Migration Act 1958 รวมถึง s234 และ s245AR และในบางกรณี Public Interest Criterion 4020 ซึ่งมักเรียกว่า PIC 4020

เมื่อ Home Affairs ขอเอกสารต้นฉบับ สำเนา หรือสำเนารับรองถูกต้อง#

รูปแบบที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของการสมัครและวิธีที่ยื่นเอกสาร การสมัครออนไลน์จำนวนมากขอให้สแกนเอกสารต้นฉบับสีที่ชัดเจน ในบางกรณี Department อาจขอให้แสดงต้นฉบับในภายหลัง หรือขอสำเนารับรองถูกต้อง

กระบวนการที่ปลอดภัยที่สุดคืออ่านรายการเอกสารสำหรับวีซ่าหรือช่องทางสัญชาติที่กำลังยื่นก่อน แล้วจึงอ่านคำขอติดตามจาก Department อย่างละเอียด บางคำขอขอเพียงสแกนของต้นฉบับ บางคำขอระบุชัดเจนว่าต้องเป็นสำเนาที่รับรองแล้ว

หากเอกสารไม่ได้เป็นภาษาอังกฤษ โดยปกติจะคาดหวังให้มีการอัปโหลดแยก 2 รายการ รายการหนึ่งคือเอกสารภาษาต้นฉบับ อีกรายการคือคำแปลภาษาอังกฤษฉบับเต็ม ความผิดพลาดที่พบบ่อยคืออัปโหลดเฉพาะคำแปลและไม่แนบต้นฉบับ ซึ่งอาจนำไปสู่การขอข้อมูลเพิ่มเติมและความล่าช้าในการดำเนินการ

หากตัวแทนตรวจคนเข้าเมืองที่ขึ้นทะเบียนหรือผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายออสเตรเลียเป็นผู้จัดการการยื่นคำขอ พวกเขาอาจบอกคุณได้ว่า Department ขอรูปแบบใดและช่วยจัดการการอัปโหลดได้ ภายใต้ s280 ของ Migration Act 1958 การให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง (immigration assistance) ในออสเตรเลียต้องทำโดยตัวแทนตรวจคนเข้าเมืองที่ขึ้นทะเบียนหรือผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายออสเตรเลีย หากคุณต้องการเปรียบเทียบใบเสนอราคาค่าบริการวิชาชีพ คุณสามารถ อธิบายกรณีของคุณและรับใบเสนอราคา, หรือ ตรวจสอบผู้ให้บริการ.

ใครสามารถรับรองสำเนาได้#

ใครสามารถรับรองเอกสารได้ขึ้นอยู่กับว่าผู้รับรองอยู่ที่ไหนและเป็นเอกสารประเภทใด คำแนะนำของ Home Affairs อาจแตกต่างกันไปตามส่วนงานของโครงการ แต่หลักทั่วไปเหมือนกัน คือผู้รับรองต้องเป็นผู้ที่มีอำนาจในการเป็นพยานหรือรับรองเอกสารในสถานที่ที่เกี่ยวข้อง

ใน Australia การรับรองสำเนามักทำโดยบุคคลในวิชาชีพที่เป็นที่ยอมรับหรือมีบทบาทสาธารณะ เช่น justices of the peace, legal practitioners, police officers, pharmacists, medical practitioners, teachers และบุคคลอื่นที่ได้รับอนุญาตภายใต้ข้อกำหนดของ Australia สำหรับ statutory declarations และ certified copies บางองค์กรก็ยอมรับการรับรองโดย notaries public ด้วย

นอก Australia การรับรองเอกสารมักทำโดย notary public ในบางประเทศ เจ้าหน้าที่ท้องถิ่นที่มีอำนาจตามกฎหมายในการรับรองเอกสารอาจได้รับการยอมรับด้วย ประเด็นสำคัญคือผู้รับรองต้องเป็นบุคคลที่สามารถรับรองอำนาจของเขาได้

การรับรองสำเนาที่ถูกต้องโดยทั่วไปมักมีข้อความในทำนองว่าสำเนานี้เป็นสำเนาถูกต้องของต้นฉบับ พร้อมลายมือชื่อของผู้รับรอง ชื่อ-นามสกุลเต็ม คุณวุฒิหรือตำแหน่ง และวันที่ ผู้รับรองบางรายอาจเพิ่มเลขทะเบียน ตราประทับสำนักงาน หรือรายละเอียดการติดต่อด้วย หากเป็นเอกสารหลายหน้า แต่ละหน้าอาจต้องมีการรับรอง ขึ้นอยู่กับแนวปฏิบัติของผู้รับรองและคำแนะนำของหน่วยงานที่รับเอกสาร

การสแกนที่ไม่ชัดอาจทำให้เกิดปัญหาได้ แม้ว่าการรับรองนั้นจะถูกต้องก็ตาม หากตราประทับ ชื่อ หรือลายเซ็นของผู้รับรองถูกตัดออก เบลอ หรือจางเกินกว่าจะอ่านได้ Department อาจถือว่าสำเนานั้นไม่เพียงพอ

NAATI accreditation มีไว้เพื่ออะไร#

NAATI ย่อมาจาก National Accreditation Authority for Translators and Interpreters ในออสเตรเลีย การรับรองของ NAATI เป็นมาตรฐานวิชาชีพหลักที่ใช้ระบุนักแปลและล่ามที่ได้รับการประเมินว่าสามารถทำงานได้ในระดับที่เป็นที่ยอมรับ

เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการย้ายถิ่น โดยทั่วไปคาดว่าคำแปลภาษาอังกฤษที่ทำในออสเตรเลียจะต้องจัดทำโดยนักแปลที่ได้รับการรับรองหรือรับรองคุณวุฒิโดย NAATI โดยปกติคำแปลต้องแสดงชื่อเต็มของนักแปล รายละเอียดการติดต่อ รายละเอียด NAATI และข้อความรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ

การรับรอง NAATI เกี่ยวกับตัวผู้แปล ไม่ใช่เอกสารต้นฉบับ ไม่ได้พิสูจน์ว่าเอกสารต้นฉบับภาษาต่างประเทศเป็นของแท้ โดยกล่าวถึงเพียงคุณภาพและการตรวจสอบย้อนกลับได้ของคำแปลภาษาอังกฤษเท่านั้น

หากการแปลทำขึ้นนอก Australia, Home Affairs อาจยอมรับคำแปลที่จัดทำโดยนักแปลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในประเทศนั้น แต่ควรตรวจสอบถ้อยคำของ Department สำหรับโปรแกรมที่เกี่ยวข้องอย่างรอบคอบ แต่ละสายงานอาจมีคำแนะนำต่างกัน หากมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับรูปแบบเอกสาร ผู้คนมักขอให้ registered migration agent ตรวจสอบเช็กลิสต์และชุดเอกสารอัปโหลด

ข้อผิดพลาดในการแปลที่พบบ่อยที่สุด: ส่งคำแปลโดยไม่มีต้นฉบับ#

นี่เป็นหนึ่งในปัญหาเอกสารที่พบบ่อยที่สุดในคำขอวีซ่าและสัญชาติ คนหนึ่งขอให้แปลสูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบรับรองความประพฤติ หรือทะเบียนบ้านเป็นภาษาอังกฤษ แล้วอัปโหลดเฉพาะฉบับภาษาอังกฤษ

โดยปกติ Home Affairs ต้องการดูเอกสารภาษาต้นฉบับด้วย คำแปลไม่ใช่สิ่งทดแทนเอกสารที่ถูกแปล หากไม่มีต้นฉบับ เจ้าหน้าที่พิจารณาอาจไม่สามารถยืนยันได้ว่าเอกสารใดถูกแปล เอกสารครบถ้วนหรือไม่ และมีตราประทับ หมายเหตุประกอบ หรือบันทึกที่เขียนด้วยลายมือรวมอยู่หรือไม่

ชุดอัปโหลดที่ครบถ้วนสำหรับเอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษโดยปกติมี:

• สแกนสีที่ชัดเจนของเอกสารต้นฉบับในภาษาต้นฉบับ
• คำแปลภาษาอังกฤษฉบับเต็ม
• การรับรองสำเนา หากจำเป็น
• ในกรณีที่เกี่ยวข้อง รายละเอียด NAATI ของผู้แปลหรือข้อมูลระบุตัวตนทางวิชาชีพอื่นของผู้แปล

อีกปัญหาที่พบบ่อยคือการแปลเพียงบางส่วน ตัวอย่างเช่น มีการแปลเนื้อหาหลักของใบรับรอง แต่หมายเหตุด้านข้าง ตราประทับ รายการในทะเบียน การแก้ไขด้วยลายมือ หรือข้อมูลด้านหลังเอกสารถูกละไว้ Home Affairs มักคาดหวังให้มีการแปลครบถ้วนของเนื้อหาทั้งหมดที่ปรากฏบนเอกสาร ไม่ใช่เฉพาะข้อความหลัก

กฎเอกสารเชิงปฏิบัติที่ช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้า#

ใช้ภาพสแกนสีที่ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามองเห็นขอบเอกสารทุกด้าน และสามารถอ่านตราประทับ ซีล ลายเซ็น และหมายเลขอ้างอิงได้ หากต้นฉบับมีข้อมูลทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ให้สแกนทั้งสองด้าน

ควรใช้การสะกดชื่อให้สอดคล้องกันในเอกสารต่าง ๆ เท่าที่ทำได้ หากมีการสะกดต่างกันเพราะการถอดเสียงจากภาษาอื่น การรับรองเอกสารเพียงอย่างเดียวจะไม่ช่วยแก้ไข โดยปกติ Department จะพิจารณาชุดหลักฐานโดยรวม รวมถึงหนังสือเดินทาง เอกสารทะเบียนราษฎร และเอกสารเปลี่ยนชื่ออย่างเป็นทางการ

อัปโหลดเอกสารเป็นไฟล์แยกกันและตั้งชื่อให้ชัดเจน เช่น "Birth certificate original language" และ "Birth certificate English translation" จะติดตามได้ง่ายกว่าชื่อไฟล์ที่คลุมเครือ หากไฟล์หนึ่งรวมต้นฉบับและคำแปลไว้ใน PDF เดียว ให้จัดลำดับให้ชัดเจน

อย่าแก้ไขภาพเอกสารเพื่อให้ดูสะอาดขึ้น การครอบตัดเพื่อให้อ่านง่ายอาจไม่เป็นไร แต่การลบรอยต่าง ๆ การเปลี่ยนวันที่ หรือการสร้างข้อความขึ้นใหม่ อาจก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงภายใต้บทบัญญัติของ Migration Act เกี่ยวกับเอกสารอันเป็นเท็จหรือทำให้เข้าใจผิด หากเอกสารเสียหายหรืออ่านยาก ควรส่งสำเนาที่ชัดเจนที่สุดเท่าที่มี และฉบับที่หน่วยงานออกใหม่อย่างเป็นทางการหากมี

หากใช้ความช่วยเหลือแบบมืออาชีพที่มีค่าใช้จ่าย เงื่อนไขการให้บริการควรชัดเจน ภายใต้ Migration Agents Code of Conduct 2021 registered migration agent ต้องให้ consumer guide ก่อน ตาม s38 ใช้ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ตาม s42 ระบุโครงสร้างค่าธรรมเนียม ตาม s46 และออกใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน ตาม s49 หากคุณกำลังเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของบริการ ตัวประมาณค่าใช้จ่าย ให้บริบททั่วไปของตลาด

การใช้ตัวแทน ทนาย นักแปล หรือผู้รับรองเอกสาร และแต่ละคนทำหน้าที่อะไร#

บทบาทเหล่านี้แตกต่างกัน ผู้รับรองยืนยันว่าฉบับสำเนาตรงกับต้นฉบับ ผู้แปลจะแปลงข้อความเป็นภาษาอังกฤษ ส่วน registered migration agent หรือ Australian legal practitioner สามารถดำเนินการ immigration assistance ได้ ซึ่งอาจรวมถึงการจัดเตรียมหรือช่วยจัดเตรียมคำขอ คำชี้แจง หรือคำยื่น

หากมีคนดำเนินการกับ Department ในนามของบุคคลหนึ่ง Form 956 อาจเกี่ยวข้องภายใต้ s312A ของ Migration Act 1958 ผู้แปลไม่ได้กลายเป็นตัวแทนด้านตรวจคนเข้าเมืองเพียงเพราะแปลเอกสาร เช่นเดียวกัน ผู้ที่รับรองสำเนาไม่ได้ให้ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมืองเพียงเพราะรับรองสำเนานั้น

ตัวแทนรับจดทะเบียนด้านการย้ายถิ่นฐานต้องแสดงตัวตนอย่างถูกต้องในการโฆษณา รวมถึง MARN ของตน ตาม s25 ของ Code of Conduct 2021 และต้องไม่รับประกันความสำเร็จ ตาม s26 หากมีคนเสนอความช่วยเหลือด้านการย้ายถิ่นฐานแต่ไม่ยอมให้ MARN หรือรายละเอียดใบอนุญาตประกอบวิชาชีพกฎหมาย ก็ควร ตรวจสอบผู้ดำเนินการ ก่อนส่งเอกสารหรือเงิน

คำถามที่พบบ่อย#

ฉันอัปโหลดเฉพาะคำแปลภาษาอังกฤษได้ไหม โดยไม่ต้องอัปโหลดเอกสารต้นฉบับ?#

โดยปกติจำเป็นต้องใช้ทั้งเอกสารภาษาต้นฉบับและคำแปลภาษาอังกฤษ คำแปลอธิบายเนื้อหา แต่ไม่ได้ใช้แทนเอกสารต้นฉบับที่ถูกแปล

เอกสารต่างประเทศทุกฉบับต้องมีคำแปล NAATI หรือไม่#

เอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษโดยทั่วไปต้องมีคำแปลภาษาอังกฤษ หากแปลในออสเตรเลีย มักคาดหวังให้เป็นคำแปลที่รับรองหรือรับรองมาตรฐานโดย NAATI แต่ควรตรวจสอบคำสั่งที่แน่ชัดสำหรับช่องทางการยื่นคำขอที่เกี่ยวข้อง

ใครได้รับอนุญาตให้รับรองสำเนาสำหรับ Home Affairs?#

ขึ้นอยู่กับว่าการรับรองสำเนาเกิดขึ้นที่ใดและคำแนะนำของ Department ระบุไว้อย่างไร ในออสเตรเลีย พยานผู้มีอำนาจ เช่น justices of the peace, legal practitioners และผู้ประกอบวิชาชีพอื่นบางประเภทที่ได้รับการรับรอง มักเป็นผู้รับรองสำเนา ขณะที่นอกออสเตรเลียมักใช้ notary public

migration agent สามารถรับรองเอกสารของฉันและแปลให้ด้วยได้หรือไม่?#

ตัวแทนตรวจคนเข้าเมืองที่ขึ้นทะเบียนแล้วอาจมีคุณวุฒิอื่นด้วย เช่น เป็นผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายของออสเตรเลีย หรือเป็นนักแปลที่ได้รับการรับรองจาก NAATI แต่แต่ละบทบาทแยกจากกัน การรับรอง การแปล และความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง (immigration assistance) เป็นหน้าที่คนละอย่างกัน และ Department อาจยังคงกำหนดให้ผู้ที่ทำแต่ละหน้าที่ต้องมีมาตรฐานที่เกี่ยวข้องสำหรับงานนั้น

---

เกี่ยวกับคู่มือนี้ นี่คือข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับวิธีที่กระบวนการหนึ่งทำงานใน Australia ไม่ใช่ความช่วยเหลือด้านตรวจคนเข้าเมือง และไม่ใช่คำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ ภายใต้มาตรา 280 ของ Migration Act 1958 มีเพียงตัวแทนการย้ายถิ่นที่ขึ้นทะเบียนไว้หรือผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายของออสเตรเลียเท่านั้นที่ให้ข้อมูลนั้นแก่คุณได้ ค่าธรรมเนียมของรัฐบาลมีการปรับตามดัชนีและส่วนใหญ่เปลี่ยนในวันที่ 1 July ดังนั้นโปรดตรวจสอบตัวเลขใด ๆ ที่ immi.homeaffairs.gov.au, และตรวจสอบตัวแทนใด ๆ ได้ที่ ทะเบียน OMARA.