Copies certifiées conformes et traductions : ce que Home Affairs acceptera

Home Affairs demande souvent des scans couleur des documents originaux, des copies certifiées conformes et des traductions en anglais. Beaucoup de retards commencent par de simples problèmes de documents, surtout lorsqu’une traduction est téléversée sans le document dans la langue d’origine, ou lorsqu’une copie n’a pas été correctement certifiée. Ce guide explique la norme documentaire habituelle attendue par Home Affairs, ainsi que la différence entre certification et traduction.

À quoi servent les copies certifiées conformes#

Une copie certifiée conforme est une copie d’un document original qu’une personne autorisée a marquée comme étant une copie conforme de l’original. Elle est utilisée lorsque le Department demande une copie plutôt que l’original physique.

La certification ne change pas le document lui-même. Elle confirme seulement que la copie correspond au document original présenté à la personne qui certifie. Si le document original est modifié, faux ou incomplet, la certification ne corrige pas ce problème.

Dans les questions de migration, l’intégrité des documents compte. Des documents faux ou trompeurs peuvent créer de graves problèmes au regard du Migration Act 1958, y compris s234 et s245AR, et dans certains cas le Public Interest Criterion 4020, généralement appelé PIC 4020.

When Home Affairs asks for originals, copies or certified copies#

The required format depends on the application stage and the way the document is lodged. Many online applications ask for clear colour scans of the original document. In some cases, the Department may later ask to see the original, or ask for a certified copy.

The safest process is to read the document checklist for the visa or citizenship stream being lodged and then read any follow-up request from the Department closely. Some requests ask only for a scan of the original. Others specifically say the copy must be certified.

Si un document n’est pas en anglais, l’attente normale est de faire deux téléversements distincts. L’un est le document dans la langue d’origine. L’autre est la traduction complète en anglais. Une erreur fréquente consiste à téléverser seulement la traduction et à omettre l’original. Cela peut entraîner des demandes d’informations supplémentaires et un retard de traitement.

Si un agent de migration enregistré ou un Australian legal practitioner traite le dépôt, il peut vous indiquer le format demandé par le Department et aider à organiser le téléversement. Au titre de s280 du Migration Act 1958, l’assistance en immigration en Australie doit être fournie par un agent de migration enregistré ou un Australian legal practitioner. Si vous voulez comparer des devis professionnels, vous pouvez describe a case and get quotes, ou check an operator.

Qui peut certifier une copie#

Who can certify a document depends on where the person certifying is located and what kind of document is involved. Home Affairs instructions can vary by program area, but the general point is the same: the person certifying must be authorised to witness or certify documents in the relevant place.

In Australia, certification is often done by people in recognised occupations or public roles, such as justices of the peace, legal practitioners, police officers, pharmacists, medical practitioners, teachers and others who are authorised under Australian arrangements for statutory declarations and certified copies. Some organisations also accept certification by notaries public.

Outside Australia, certification is commonly done by a notary public. In some countries, local officials who have legal authority to certify documents may also be accepted. The key point is that the certifier must be someone whose authority can be recognised.

A proper certification usually includes words to the effect that the copy is a true copy of the original, the certifier's signature, full name, qualification or position, and the date. Some certifiers also add a registration number, office stamp or contact details. If a multipage document is certified, each page may need to be marked, depending on the certifier's practice and the receiving authority's instructions.

Des scans de mauvaise qualité peuvent poser problème même lorsque la certification elle-même est valide. Si le tampon, le nom ou la signature du certificateur est coupé, flou ou trop pâle pour être lu, le Department peut considérer la copie comme insuffisante.

À quoi sert l’accréditation NAATI#

NAATI signifie National Accreditation Authority for Translators and Interpreters. En Australie, la certification NAATI est la principale norme professionnelle utilisée pour identifier les traducteurs et interprètes qui ont été évalués comme aptes à travailler à un niveau reconnu.

À des fins migratoires, une traduction en anglais faite en Australie doit généralement être réalisée par un traducteur accrédité ou certifié par NAATI. La traduction doit généralement indiquer le nom complet du traducteur, ses coordonnées, ses informations NAATI et une déclaration indiquant qu’il s’agit d’une traduction fidèle du document original.

La certification NAATI concerne le traducteur, pas le document original. Elle ne prouve pas que le document original en langue étrangère est authentique. Elle concerne seulement la qualité et la traçabilité de la traduction anglaise.

If the translation is done outside Australia, Home Affairs may accept a translation completed by a qualified translator in that country, but the Department's wording for the relevant program should be checked carefully. Different streams can have different instructions. Where there is any doubt about document format, people often ask a registered migration agent to review the checklist and upload set.

L’erreur de traduction la plus fréquente : envoyer la traduction sans l’original#

C’est l’un des problèmes de documents les plus fréquents dans les demandes de visa et de citoyenneté. Une personne fait traduire en anglais un acte de naissance, un acte de mariage, un certificat de police ou un registre de foyer, puis téléverse uniquement la version anglaise.

Home Affairs usually needs to see the original language document as well. The translation is not a substitute for the document being translated. Without the original, the case officer may not be able to confirm what document was translated, whether it is complete, and whether seals, annotations or handwritten notes were included.

A complete upload set for a non-English document usually contains:

• un scan couleur clair du document original dans la langue d’origine
• une traduction complète en anglais
• where required, certification of the copy
• le cas échéant, les coordonnées NAATI du traducteur ou une autre identification professionnelle

Un autre problème courant est la traduction partielle. Par exemple, le corps principal d’un certificat est traduit, mais les notes en marge, tampons, inscriptions au registre, modifications manuscrites ou informations au verso sont laissés de côté. Home Affairs attend souvent une traduction complète de tout le contenu figurant sur le document, pas seulement du texte principal.

Practical document rules that help avoid delay#

Use clear colour scans. Make sure every edge of the document is visible, and that stamps, seals, signatures and reference numbers can be read. If the original has front and back content, scan both sides.

Keep names consistent across documents where possible. If different spellings appear because of transliteration from another language, that does not get fixed by certification alone. Usually the Department will look at the evidence set as a whole, including passports, civil records and any official change of name documents.

Upload documents as separate, clearly named files. For example, "Birth certificate original language" and "Birth certificate English translation" is easier to follow than a vague file name. If a file combines the original and the translation in one PDF, make the order obvious.

Ne modifiez pas l’image d’un document pour lui donner un aspect plus propre. Un recadrage pour la lisibilité peut convenir, mais supprimer des marques, changer des dates ou recréer du texte peut créer de graves problèmes au regard des dispositions du Migration Act sur les documents faux ou trompeurs. Si un document est endommagé ou difficile à lire, il vaut mieux fournir la copie la plus claire disponible ainsi que toute version officiellement réémise si elle existe.

If paid professional help is used, the service terms should be clear. Under the Migration Agents Code of Conduct 2021, a registered migration agent must give the consumer guide first, s38, use a written agreement, s42, set out the fee structure, s46, and provide invoices and receipts, s49. If you are comparing service costs, l’estimateur de coûts gives general market context.

Using an agent, lawyer, translator or certifier, and what each one does#

These roles are different. A certifier confirms that a copy matches the original. A translator converts the text into English. A registered migration agent or Australian legal practitioner can handle immigration assistance, which can include preparing or helping prepare an application, statement or submission.

Si quelqu’un agit auprès du Département au nom d’une personne, le Form 956 peut être pertinent au titre de l’article 312A du Migration Act 1958. Un traducteur ne devient pas un représentant en migration simplement en traduisant un document. De même, une personne qui certifie une copie ne fournit pas une assistance en immigration du seul fait de la certifier.

Les agents de migration enregistrés doivent s’identifier correctement dans leur publicité, y compris avec leur MARN, en vertu de l’article 25 du Code of Conduct 2021, et ils ne doivent pas garantir le succès, article 26. Si quelqu’un propose une aide en migration mais ne fournit pas de MARN ni de détails d’exercice juridique, il est prudent de check the operator before sending documents or money.

Common questions#

Puis-je téléverser seulement la traduction anglaise et non le document original ?#

Habituellement, le document dans la langue d’origine et la traduction anglaise sont tous deux nécessaires. La traduction explique le contenu, mais elle ne remplace pas le document original qui a été traduit.

Chaque document étranger a-t-il besoin d'une traduction NAATI ?#

Documents not in English generally need an English translation. If the translation is done in Australia, NAATI-certified or NAATI-accredited translation is commonly expected, but the exact instruction should be checked for the relevant application stream.

Qui est autorisé à certifier des copies pour Home Affairs ?#

That depends on where the certification happens and what the Department's instructions say. In Australia, authorised witnesses such as justices of the peace, legal practitioners and certain other recognised professionals commonly certify copies, while outside Australia a notary public is often used.

Un agent de migration peut-il certifier mes documents et aussi les traduire ?#

Un agent de migration enregistré peut aussi avoir une autre qualification, par exemple être praticien du droit ou traducteur certifié NAATI, mais chaque rôle est distinct. La certification, la traduction et l’assistance en immigration sont des fonctions différentes, et le Department peut quand même exiger que la personne qui effectue chaque tâche respecte la norme applicable à cette tâche.

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À propos de ce guide. Il s’agit d’informations générales sur le fonctionnement d’une procédure en Australie. Ce n’est pas une assistance en immigration et ce n’est pas un conseil sur votre situation. En vertu de l’article 280 de la Migration Act 1958 only a registered migration agent or an Australian legal practitioner can give you that. Government charges are indexed and most change on 1 July, so check any figure at immi.homeaffairs.gov.au, et vérifiez tout agent sur le registre OMARA (Office of the Migration Agents Registration Authority).